従業員に借り上げ社宅を貸与する場合、原則として契約書を取り交わします。
契約書には、借り上げ社宅を利用する際に守るべき事項を記載した「借り上げ社宅管理規程」が含まれており、従業員にその内容に同意してもらわなければなりません。
本記事では、借り上げ社宅の契約に欠かせない「借り上げ社宅管理規程」に記載すべき内容を解説します。
目次
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借り上げ社宅とは
借り上げ社宅とは、企業が賃貸物件契約を結んだ物件に、従業員を住まわせるタイプの社宅です。
すでに企業で賃貸契約を結んでいる物件を従業員に提供する場合のほか、従業員が希望する物件を探し、企業が賃貸契約を結ぶ場合もあります。
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借り上げ社宅のメリット
近年は、国内における生産年齢人口の減少で働き手が不足しており、企業では優秀な人材の確保が急務です。人気の福利厚生である社宅制度をアピールすることで、優秀な人材の獲得や社員のモチベーションの増加につながります。
さらに、自社で物件を保有せずに借り上げ社宅にすることで費用面でもメリットがあります。
自社で社宅用の物件を保有する社有社宅の場合、保守管理や税金などさまざまな費用がかかります。これらの費用はたとえ従業員が社宅に住んでいなくても、保有している限り発生します。
また、一般的な住宅は10年を超えると修繕が必要とされており、箇所によっては100万円以上の費用がかかります。加えて固定資産税や都市計画税などの納税も必要です。
借り上げ社宅であれば、保守管理や税金の支払いを不動産会社や大家が行うため、これらの費用は必要ありません。さらに、従業員から一定以上の家賃を徴収することによって、福利厚生費として家賃を非課税にすることも可能です。
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借り上げ社宅の契約書に必要な「借り上げ社宅管理規程」
借り上げ社宅に従業員を住まわせる場合「社宅管理規程」を定め、その内容に同意してもらう必要があります。
同意をとらずに入居すると、入居者や不動産会社とのトラブルにつながったり、場合によっては労働基準法違反となって罰則を受けたりする可能性があります。
特に、以下の5点は必ず規程に明記し、従業員が同意して入居したことを書面で取り交わしましょう。
社宅管理規程に記載すべき項目
- 入居の条件
- 期間
- 負担する費用
- 禁止事項
- 原状回復
それぞれの項目について、詳しく解説します。
1. 入居条件
「独身者」や「赴任地に居住場所がない者」といった人物の条件は確実に記載しておきましょう。人物の条件を定める際には、配偶者や子供など「同居可能な人物」の記載も必要です。
入居条件を決める際に大切なことは、不公平にならないことです。「自宅からの通勤が困難なものを優先する」や「希望者が多い場合には入居者を抽選で決定する」などの条件をつけて、従業員が納得できるようにしましょう。
2. 期間
期間には、入居までの期間・居住可能な期間・立ち退きまでの期間を記載します。
入居までは「許可を出してから〇週間」と決めている場合や「指定の期日」など、状況に応じて期日指定をする場合があります。
居住可能な期間は、賃貸物件の更新時期に合わせて「〇年」としていることが多いです。ただし、その後も書面を取り交わしたり個人契約にしたりすることで引き続き住める場合には、その旨も記載しましょう。
立ち退きまでの期間は、「立ち退き命令や自己都合による退職の場合には〇週間以内」「定年退職や病気等による退職の場合は〇ヶ月」など状況によって変更するのがおすすめです。
定年退職や病気もしくは入居者の死亡など、すぐに次の入居先を探すことや引越しの準備をすることが困難な場合は、長めに設定されることが多いです。
3.負担する費用
社宅管理規程では、入居者が負担するものと企業側が負担するものを明確にしておく必要があります。
敷金は企業側が全額負担、礼金は企業側で「家賃の〇ヶ月分が上限」と定め、それを超える分を入居者に負担してもらうケースが一般的です。水道光熱費・町内会費・掃除の費用などは、原則として入居者負担となります。
また、借り上げ社宅を従業員に提供する場合、賃貸料相当額の50％以上を家賃として入居者から徴収すれば、残りの50％には課税されません。賃料相当額とは、固定資産税の課税標準額や床面積から導き出される金額で、実際の家賃とは金額が違う場合が多いです。
家賃を従業員から徴収することで節税効果も期待できるため、入居者が支払う家賃の設定は非常に重要です。また、月の途中で入居した場合は、家賃が日割計算となる旨も記載しておきましょう。
なお、家賃を給与から天引きする場合は労働組合の代表者と「労使協定」を結ぶ必要があります。労使協定なく法定福利厚生以外の金額を給与から天引きすることは、労働基準法で禁じられています。
また、社宅管理規程において給与や労働時間に変更が生じる場合には、労働基準監督署への届け出も必要です。
4. 禁止事項
「勝手な増改築」「第三者への貸与」「ペットの飼育」など、社宅での禁止事項も規程に必須です。物件の所有者から禁じられていることはもちろん、近隣住民への迷惑となる行為や社宅に相応しくない使用方法なども制限しましょう。
同時に禁止事項を破った際の罰則も記載します。基本的には、入居者に対して退去を命じる場合が多いです。
5. 原状回復
退去時に、原状回復が必要かを記載します。一般的には入居者に原状回復をしてもらい、会社がその点検を行います。また、入居者もしくは同居人の過失によって借り上げ社宅を破損した場合には、それらを賠償することも明記しておくとよいでしょう。
借り上げ社宅管理規程の見本
借り上げ社宅管理規程の見本を用意しました。以下を参考に、自社で変更が必要・不必要な部分があれば、随時追加・削除をして作成してみてください。
また、同時に必要となる「入居誓約書」も記載しています。これは規程を熟読してもらった後に、記名捺印で同意を得る書類です。
借り上げ社宅管理規定の見本
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借り上げ社宅管理規定
第1条（目的）
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借り上げ社宅入居誓約書の見本
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株式会社〇〇 代表取締役 〇〇〇〇様 借り上げ社宅入居誓約書 私は御社が貸与する借り上げ社宅への入居に際し、下記の条項を遵守することを誓約し、給与から社宅使用料を差し引くことを承諾いたします。 （1）社宅管理規程、その他御社よりの指示を遵守いたします。 （2）故意、または重大な過失によって借り上げ社宅や宅地を破損した場合には、自身の負担によって修繕、もしくは賠償をいたします。 （3）立ち退き事由が発生した場合には、御社の指定する期日までに退去いたします。その際に立ち退き料や引っ越しに関わる費用等を、一切御社に請求いたしません。 （4）期日までに借り上げ社宅の返還ができない場合には、法的措置をとられても異議はありません。違約金や賠償金が発生した場合には、遅延なく支払います。 以上
令和〇年〇月〇日
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まとめ
借り上げ社宅の契約時に「社内管理規程」を定めておくことにより、不要なトラブルを避けられます。しかし、企業側の都合を押し付けるだけでは従業員は納得しません。
不公平感がないか、また従業員が気持ちよく借り上げ社宅を利用できるかを考えながら作成することが大切です。
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