介護支援システム「ライブコネクト」の開発と販売を行うZ-Worksは、「あらゆる人の生活の質を向上させる」をビジョンに掲げるIoT介護分野でパイオニア的存在になっている企業です。
ライブコネクトは、全国250施設6000床以上と、多くの介護施設に導入されています。設立時にはIoTサービスの提供をメインとしていましたが、より良いサービスを提供したいと5年ほど前に事業転換を行いました。
その際、喫緊の課題として噴出した、バックオフィスの人材不足。それを解消するべく導入されたのが、freee人事労務アウトソースでした。事業転換に伴うバックオフィスの課題に対し、freee人事労務アウトソースはどのように役立ったのでしょうか？ 代表の髙橋達也さん、管理部の髙橋直子さんにお話を伺いました。
事業の成長スピードを落とさないまま業務を効率化させたい
ーー御社の事業概要を教えてください。
髙橋達也さん（以下、髙橋） 介護支援システム「ライブコネクト」の開発と販売、運営をメイン事業としています。ライブコネクトは、介護施設での居室状況を見える化するIoTサービスです。ドアやベッド、トイレなど居住スペースに設置しているセンサーが、入居者の行動を検知することで事故や発見遅れを防ぎ、施設スタッフの負担を減らしています。
おかげさまで、多くの介護・障がい者施設に導入いただいているのですが、創業時はIoTの開発を中心に行っていました。しかし、サービスを定着させるためには、システムだけを提供するのではなく、一気通貫するほうがよいだろうと考え、センサー機器の提供からクラウドサービスやアプリの開発まで、自社サービスを強化させるための事業転換を行いました。
ーー管理部の人員を減らすとなると、バックオフィス業務が回るかが課題になりそうですね。
髙橋直子さん（以下、直子） まさにその通りです。その当時は、育児と仕事の両立でてんてこ舞いで……。仕事の時間が限られていたので、とても不安でした。事業転換する前は、経理や総務などそれぞれ専門知識があるスタッフにお任せしていたので、私ひとりで何から手をつけていいのかわかりませんでした。freee人事労務アウトソースがなければ本当にどうなっていたんだろう……と今でも思います。
ーー導入に至った経緯を教えてください。
髙橋 お世話になっている金融機関の方からのご紹介でした。ご担当いただいた導入支援担当の方のサポートが手厚く、本当に助かりました。
直子 導入を決めてから実際に導入が完了するまで、とてもスムーズだったことを覚えています。右も左もわからない状態からfreee人事労務アウトソースにたくさん助けていただきましたね。
何もしなくても進んでいくスムーズさに感動！
ーー導入前に感じていた課題は、早々に脱することができたのでしょうか？
髙橋 思っていた以上に早く脱することができました。現在の管理部門は2名体制に落ち着きましたが、最低限のリソースしか確保していない中でも業務を回せているので、経営面から考えてもありがたいですね。
ーー導入後、どのような効果がありましたか？
直子 何から手をつけたらよいかわからない状態でしたが、導入から手厚くサポートいただけたおかげで、育児と仕事を両立しながら進めることができました。現在は、管理部の3割ほどの業務でfreee人事労務アウトソースを活用しています。バックオフィス業務に余裕が生まれ、やるべきことも明確になりました。
ーー現在、アウトソースしているのは、どのような業務でしょうか？
髙橋 給与や賞与の計算、入退社の手続き、年末調整など人事労務の業務を全般的にアウトソースしています。
また、申請や問い 合わせなどの従業員とのコミュニケーションもアウトソースできています。従業員とfreeeが直接やりとりしてくれるので、「何もしていないのに業務が進められる！」と、感動しちゃいました。
困ったことは問い合わせからラクラク解決！
ーー人事労務の業務でわからないことがあった際は、どのように解決しているのでしょうか？
直子 わからないことがあれば、担当の方に管理画面からチャットを使って問い合わせをしています。慣れるまでの間、毎日のように相談させてもらっていました（笑）。freee人事労務アウトソースって、単なるシステムではなく、向こう側に“人がいるような感覚”を強く感じられるんですよね。とても頼もしく、ありがたいです。
管理画面にログインすると、今の時期に必要なタスクが表示されているのも助かっています。「今月のうちにこれをやらなきゃ！」という気持ちになるんですよね。こちらからの質問や要望にご対応いただけるだけではなく、freee人事労務アウトソ ースに業務をリードしてもらえているので、わからないこともサクッと解決できています。
実際に使って、利便性の高さを実感してほしい
ーーこれからfreee人事労務アウトソースの導入を検討される方にアドバイスをお願いします。
髙橋 バックオフィスの専門知識がなくても、とりあえず使い始められるので「今、人事労務の業務で困っているので、早急に解決したい」という企業は助けられることが多いと思います。新しいシステムに抵抗がある方もいると思いますが、実際触れてみると使えるようになりますので、とりあえず使ってみてほしいですね。
また、人事労務を任せていた社員が退職することは当然あります。自社で人事労務を管理している場合、引き継ぎや新規に人材採用するコストがかかってしまいますが、アウトソースしていれば、常に安定して業務を回せます。事業の継続や発展のためにも、こうしたプロダクトを活用できるのは、経営者としても安心につながるでしょう。
（執筆：つるたちかこ 撮影：小野奈那子 編集：ノオト）