freee IT管理へのリプレイスでアカウント管理の自動化と備品管理を実現

株式会社インゲージは、顧客対応のコミュニケーションプラットフォーム「Re:lation（リレーション）」の開発・提供を通じて、企業の顧客満足度向上や業務効率化を支援しています。

事業拡大に伴い、SaaSのアカウント管理の煩雑化と備品管理に課題を抱えていました。

同社でfreee IT管理の導入を進められたコーポレート本部情報戦略部部長の柳川さん（写真右）と田中さん（写真左）に、freee IT管理導入の背景や効果について伺いました。

業務内容について

コーポレート本部情報戦略部では、情報システム部門としての基本的な業務に加え、インゲージのインフラ、DX推進、BI（ビジネスインテリジェンス）など、多岐にわたる業務を推進しています。

以前は別のSaaS管理サービスを利用していましたが、対応しているSaaSの種類に限りがあり、アカウント管理の効率化に課題を感じていました。

備品管理機能は一定の効果があったものの、契約内容やサポート体制により一層の充実を求めていたこともあり、別サービスへの切り替えを検討していました。

SaaSの利用においては従業員の入社や退職のたびに、複数のSaaSアカウントの発行・削除を手作業で行う必要があり、煩雑であるだけでなく、削除漏れによるセキュリティリスクも懸念していました。

特に、重要な権限を持つアカウントの管理は担当者しか対応できず、業務が属人化していました。

以前利用していたSaaS管理ツールでは、アカウントの発行・削除ができないものもあり、可視化できるだけでも助かっていましたが、発行・削除まで自動化したいという不満がありました。

当初freee IT管理を検討した際は備品管理機能がなかったため一度見送りましたが、その後、備品管理機能が追加されたこと、そして以前のSaaS管理ツールの値上げの話があったことから、改めてfreee IT管理への乗り換えを検討しました。

複数のSaaS管理ツールを比較検討する中で、freee IT管理を選んだ決め手は、まずUIの使いやすさと処理速度でした。

以前検討していた他のSaaS管理ツールでは、備品管理機能の操作フローが必ずしもスムーズではなく、使用時に戸惑うことがありました。

その点、freee IT管理の備品管理は、PCなのかスマホなのかといった種別を自分で設定でき、柔軟性が高いと感じました。

また、問い合わせや要望に対するレスポンスが早く、コミュニケーションが円滑であった点もあります。

備品のフィルターの機能など、「ちょっとここまでできたらいいのにな」という箇所がはじめはあったのですが、初期の段階で出した要望の実現が早く、比較検討の段階で、要望に対してすぐに改善が見られたことも導入を後押しする要因となりました。

UI・サポートに加えて価格面も考慮してfreee IT管理の導入に至りました。オートメーション機能など、以前のサービスにはなかった機能も魅力でした。

freee IT管理導入後、特に効果を実感しているのはアカウントの発行・削除の自動化機能です。

「退職者や契約社員の契約終了」など、弊社の業務から外れるシチュエーションが出てきた時に、一括でアカウントを全部止められるような処理をオートメーションで設定しています。

これを当日の夜間で有効に作動するようセッティングしているので、後で手作業で消すものがだいぶ減りました。重要なSaaSはほぼ対応しているので、確実なアカウント削除によるセキュリティの向上にも繋がっています。

以前は多いユーザーだと20サービスものアカウントを個別に削除する必要がありましたが、freee IT管理導入後は大幅に時間と手間が削減されました。

1サービスあたり5分程度の削減になったとしても、10アカウントあれば50分の削減となり、効果を実感しています。

また、備品管理機能についても、以前のサービスと比較して使いやすく、弊社の運用に合わせて柔軟に設定できる点を評価しています。

頻繁に発生するデータのインポート・エクスポート時に、形式に合わないものはちゃんとエラーで弾いてもらえるため、データの整合性が保てていると感じています。

freee IT管理のサポート体制についてもかなり助かっています。ヘルプページの情報も充実しており、自力で解決できる部分も多いですし、そこで解決できなくても問い合わせたらかなり早くレスポンスいただけます。

過去に機能要望としてお願いしたものが、後にリリースノートに出た際に、リリースノートに掲載して終わりではなく、当時のやり取りまで遡って「実は今日のリリースで反映されました」といった連絡をいただけたりしたので、丁寧な対応にかなり満足しています。

SaaS管理SaaSとしてのfreee IT管理は例えるなら「基本のラーメンがうまい」といったところでしょうか。 UIや画面遷移などの基本的な部分がすごく考え抜かれていると思います。

「特別な機能が際立っている」というよりも、基本のアカウントの発行削除管理の体験が素晴らしいと思います。

今後は、ファイル管理機能の強化や、メンバー画面から備品情報へのよりスムーズなアクセスなどをfreee IT管理に期待しています。

情報戦略部としては、今まではインフラの方に比重が置かれがちだったのですが、freee IT管理のような効率化ツールを活用することで、今後はDXとデータ分析に注力していく方針です。守りにかかる手間が、freee IT管理のようなツールを使うことで大幅に削減できているので、本当に助かっています。

SaaSの利用数が5個を超えたあたりから、freee IT管理のような管理ツールの導入を検討することをおすすめします。また製品選定においては、今の瞬間の機能だけでなく、サポート体制や今後の機能拡張への期待も考慮することが重要です。