医療業界もデジタルにシフトする時代 freee導入でクリニックのバックオフィス作業時間が20日から10日に半減。企業スケールが小さいときにこそfreeeの導入を勧める理由とは?

医療法人社団 慶実会 金子眞子氏

課題
複数人・複数拠点で経理データを共有

歯科在宅医療サービスとしてグレースデンタルクリニックを開業した医療法人社団 慶実会。2018年には医科在宅医療サービスのグレースホームケアクリニックを開業し、訪問看護ステーションや在宅ケアサービスなど、幅広い医療サービスを展開しています。


スタッフの年齢層が高く、なかなかデジタル移行が進まないのが、現在の医療業界の悩み。アナログ作業による「ムダ」を見直し、作業効率を向上するためにfreee導入を決めたという同社の金子眞子氏に、導入前の課題と、導入後の変化についてお話を伺いました。


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* 導入ユーザーの事例に基づく
* シミラーウェブ、ローカルフォリオ(2019年10月)

連絡手段の一元化 freee導入がもたらした副産物

【画像】金子 眞子 氏


ーーfreee導入前に抱えていた課題について教えてください。

人事労務と給与計算に携わっているので、それぞれの業務に分けてお話ししますね。まず人事労務について、当社は事業所が21拠点あり、直接面識のないスタッフ同士でやりとりをする機会が多いんです。医療スタッフにはパソコンを貸与していませんし、メールアドレスも付与していないので、これまでは電話しか連絡手段がありませんでした。


スタッフの出勤日数も、週1から週5まで人によってさまざまで、特に週1出勤の人には連絡が取りにくかったんです。労務関係で連絡したいことがあっても、なかなか連絡が取れず仕事が進まない……といったことが、頻繁に起こっていました。


一方、給与計算では、もともと使っていた会計ソフトが月締めのシステムだったため、次月以降の数字をあらかじめ入力できないことが課題でした。紙に出力してデータを管理していたため、処理に時間がかかることも、大きな課題でしたね。


――各スタッフへの連絡手段は電話がメインとのことですが、各月の勤怠管理や年末調整など、社内全体への連絡はどのようにされていたのでしょうか?

各事業所の事務長にメールで連絡事項を送り、事業所内に掲示してもらっていました。freee導入に伴い、バックオフィスがスタッフ全員のメールアドレスを管理するようになり、連絡手段がデジタルに移行しました。これによって、情報の抜け漏れがかなり減りました。


――課題が複数あった中で、何を優先して解決していきたいと考えていましたか?

処理時間の短縮が、第一優先でしたね。以前は、タイムカードを出力したり、給与明細を印刷して郵送したりするなどアナログ作業が多く、1カ月丸々、給与計算にかかりきりだったんです。


特別手当などイレギュラー対応があるときは「◯◯事業所の△△さんにいくら支給」など、ノートに記録をしていました。freee導入後は、そのノートを開くことがなくなり、いまではノートをどこにしまったかも覚えていません(笑)。


――freee導入前は、どのようなシステムを使用されていたのでしょうか?

勤怠管理に関しては、タイムカードに打刻する形式のものを使っていました。記録を後から修正したり、有給の申請をしたりするときは手で記入してもらい、月末になると全スタッフのタイムカードを印刷して、エクセルに手入力していたんです。


ただ、そのやり方だと、どうしてもミスが発生しやすいですよね。そのため、自動計算できるシステムに替え、その後、クラウドシステムへの移行を決めました。


――さまざまなクラウドシステムを比較検討したと思いますが、選択する際は何を重視しましたか?

サービス内容とコストのバランスですね。もっと簡単にいえば「作業が楽になりそうか」と「会社がお金を払ってくれそうか」の掛け合わせです。いくらクオリティが高いソフトでも、単価が高ければ、社員数が増えるに従って金額が増額していきますから。


――導入の際、社内で何か稟議は発生しましたか?

導入コストを提示した際に、経営サイドから「ちょっと高いね」と言われました。ただし、freee導入によって作業効率が向上することは目に見えていたので、各クラウドシステムの比較表を作成し、コストとサービスを可視化して、承認していただきましたね。


freee導入で作業時間が半減! 新しい業務に取り組みやすくなった

【画像】金子 眞子 氏


――freee導入の決め手を教えてください。

検討段階でサービスについてしっかり説明していただき、営業時の印象が最も良かったのがfreeeでした。それに加えて、導入支援も受けられることが決め手になりましたね。


他社でも、Zoomを通してサービスの説明していただいたところはありましたが、導入支援を受けられるのはfreeeだけでした。初回の打ち合わせの際に、経理の担当者も同席し、freee会計も併せて導入することになりました。


――導入過程で苦労したことはありましたか?

最初のうちは、スタッフから「ログインできない」といった問い合わせがたくさん来ました。アカウントを自分で新規作成してしまうスタッフもいましたね。また、「以前使用していたシステムと混同する」といった声も上がっていました。freee導入から3カ月ほど経って、ようやくシステム移行について理解・周知された印象です。


――問い合わせには、どのように対応したのでしょうか?

各事業所の事務スタッフにマニュアルを渡すことで、簡単な問い合わせはそれぞれの事業所で対応してもらいました。作業画面のスクリーンショットをパワーポイントに貼っただけの簡単なマニュアルでしたが、freeeは操作がわかりやすいため、すぐに理解してもらえましたね。


――freeeを導入されて、作業効率は向上しましたか?

以前は、各月の給与計算を終えるのに、20日強かかっていました。先ほども話したとおり、タイムカードの印刷や、エクセルへの入力など、アナログ作業に時間を取られていたんです。freee導入後は、そういった作業をする必要がなくなり、作業時間が半減しました。他の業務をこなしながら、10日程度で終わるようになりました。


――作業時間が半減したことで、取り組めるようになったことはありますか?

新卒採用や異動など、別領域の業務に時間を使えるようになりました。また、freeeの導入によって、早く帰宅できるようになり、プライベートの時間も増えましたね。


――コロナ禍において、freeeを導入して良かったと感じた点はありますか?

当社では、緊急事態宣言の際に、スタッフの出勤日数を減らしました。休業手当は6割でしたが、時給・日給・月給など給与体系の異なるスタッフが混在しているため、もしfreeeを導入していなければ、計算がかなり煩雑になっていたと思います。


――未来の日付でも入力できる点が、freeeの特徴の一つですが、そういった機能は役に立ちましたか?

緊急事態宣言の解除に伴い、支給額を元に戻しましたが、「ここから給与を10割に戻す」と設定しておくだけで良かったので、給与計算が滞りなく行えました。非常に助かりましたね。


アナログからデジタルへ 医療機関のバックオフィスが変わる時代

【画像】金子 眞子 氏


――先ほど、「メールアドレスを一元管理していなかった」「アナログ作業が多かった」といったお話がありましたが、医療業界ではデジタル移行がまだ進んでいないのでしょうか?

総合病院や大学病院などは別として、当社のような小規模なクリニックでは、デジタルへの移行が遅れていると思います。当社スタッフのコア層は30〜40代ですが、50代以上のスタッフも多く、デジタルでのやりとりは敬遠される傾向にありますね。


ただ、これからは、医療業界もデジタルにシフトしていく時代だと考えています。クラウドなら、毎月の勤怠管理や年末調整が楽になりますし、マイページから源泉徴収票の出力をすることもできます。事務関係の問い合わせも減りますので、その分、事務スタッフが他の業務に注力できるようになります。


――freeeの導入を検討している方に向けて、アドバイスをお願いします。

当社には、現在、約250人のスタッフがいます。スタッフの人数が多くなるほど、システムの移行作業が煩雑になりますので、できれば企業スケールが小さいときにfreeeを導入するのがおすすめです。特に医療機関の場合は、様々な勤務形態・給与体系のスタッフが入り交じりやすいため、小規模のうちに導入したほうがいいとアドバイスしたいですね。


――最後に、バックオフィスをより良くするための展望をお聞かせください。

当社をはじめ、医療系企業は、入社・退社のサイクルが早い傾向にあります。医療スタッフの場合は体力などの問題が大きいと思いますが、事務職の場合は作業の煩雑さがその一因だと考えています。私は、freeeを導入したことで作業効率が上がり、時間に余裕ができました。今後は若手スタッフのモチベーション管理など、マネジメントに時間を割いていきたいですね。




(執筆:東谷好依 編集:杉山大祐/ノオト)

【年150時間の作業削減】中小企業向け会計ソフト freeeプロフェッショナル

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