青色申告で保存が必要な書類とは？保存期間や電子保存の方法をわかりやすく解説
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個人事業主が青色申告を行う場合、帳簿・領収書・請求書などを申告後も一定期間保存する義務があります。保存期間は書類の種類によって5年または7年と異なり、それぞれ整理したうえでの保存が必要です。
帳簿を紛失するなどして税務調査で提示できないと、青色申告の承認取り消しや推計課税、加算税の加重などにつながる可能性もあります。
本記事では、青色申告で保存が必要な書類の種類や保存期間、電子保存の要件・方法、紛失した際のリスクをわかりやすく解説します。
青色申告で保存が必要な書類の種類と保存期間
確定申告に使用した帳簿や領収書・請求書などは、確定申告後も一定期間保存が義務付けられています。青色申告で保存が必要な書類と保存期間は、次のとおりです。
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| 保存が必要なもの | 保存期間 | |
|---|---|---|
| 帳簿 | 仕訳帳・総勘定元帳・現金出納帳・売掛帳・買掛帳・経費帳・固定資産台帳など | 7年 |
| 書類 | 決算関係書類 損益計算書・貸借対照表・棚卸表など |
7年 |
| 現金預金取引等関係書類 領収証・小切手控・預金通帳・借用証など |
7年※ | |
| その他の書類 取引で作成／受領した上記以外の書類（請求書・見積書・契約書・納品書・送り状など） |
5年 | |
※前々年分の事業所得・不動産所得の金額が300万円以下の方は5年
保存期間の起算日は、確定申告書の提出期限の翌日です。
なお、消費税の課税事業者が仕入税額控除の要件として保存すべき請求書等や、適格請求書発行事業者として交付した適格請求書の写し・提供した電磁的記録については、上記にかかわらず課税期間の末日の翌日から2ヶ月を経過した日から7年間の保存が求められます。
税務調査があった際に申告内容の根拠を示すためにも、確実に保存しましょう。
帳簿・書類は電子保存もできる
帳簿・書類は、電子帳簿保存法にもとづく電子保存も可能です。
帳簿・書類の保存方法は、電子帳簿等保存・スキャナ保存・電子取引に係るデータ保存の3つに分かれています。
パソコンなどで作成した帳簿・書類は電子帳簿等保存ができる
税法上保存が必要な帳簿・書類をパソコンなどで作成した場合、印刷せずにデータのまま電子帳簿等保存ができます。具体的には、以下の書類の保存が可能です。
電子帳簿保存できる書類
- 会計ソフトで作成した帳簿（仕訳帳・総勘定元帳・経費帳・売上帳・仕入帳など）
- 会計ソフトで作成した決算関係書類（損益計算書・貸借対照表など）
- パソコンで作成した見積書・請求書・納品書・領収書などを取引相手に紙で渡したときの控え
会計ソフトで作成した帳簿は、以下の要件を満たすと電子データのまま保存できます。
会計ソフトで作成した帳簿をデータで保存するための条件
- システムの説明書やディスプレイなどを備え付けていること
- 税務職員からのデータの「ダウンロードの求め」に応じられること
※データ保存できるのは、正規の簿記の原則（一般的には複式簿記）にしたがった帳簿に限る
さらに、一定の帳簿を訂正削除履歴が残るなどの優良な電子帳簿の条件を満たして保存すると、過少申告加算税の軽減措置が受けられる可能性があります。なお、この軽減措置を受けるには、原則としてあらかじめ届出書の提出が必要です。
そのほか、55万円控除の要件を満たしたうえで、e-Taxによる電子申告または優良な電子帳簿保存を行うと、青色申告特別控除の65万円控除の要件を満たせます。
なお、「2026年度（令和8年度）税制改正」により、2027年分以後は、複式簿記による記帳とe-Tax送信を行い、一定の要件を満たす優良な電子帳簿を作成・保存している場合、最大75万円の控除を受けられます。
出典：国税庁「はじめませんか、帳簿･書類のデータ保存（電子帳簿等保存）」
紙で受け取った書類はスキャナ保存ができる
紙の領収書・請求書などは、一定の保存要件を満たす場合に限り、スキャナやスマートフォンで読み取った電子データを保存できます。具体的には、以下のような書類はスキャナ保存が可能です。
スキャナ保存できる書類の例
- 取引相手から紙で受け取った書類
- 手書きなどで作成して取引相手に紙で渡す書類の写し
書類の種類としては、契約書・見積書・注文書・納品書・検収書・請求書・領収書など（決算関係書類を除く国税関係書類）が対象です。
ただし、スキャナ保存を行うには、入力期間・解像度や階調・改ざん防止措置・検索機能など所定の要件を満たす必要があります。要件を満たさない場合は、紙の原本保存が必要となることがあります。
電子取引は電子データで保存が必要
請求書・領収書・契約書・見積書などを電子データで送付・受領した場合、電子データのまま保存することが義務付けられています。
そのため、メールやインターネット上でやり取りしている請求書などは、要件を満たしたうえで電子データでの保存が求められます。電子取引データの保存のルールは、主に以下の3つです。
原則的な電子取引データ保存のルール
- 改ざん防止のための措置をとること（タイムスタンプや訂正・削除の履歴が残るシステムなど）
- 保存データを確認するためのディスプレイやプリンターなどを備え付けること
- 「日付・金額・取引先」の3つの要素で検索できること
保存書類を紛失してしまった場合はどうなる？
税務調査では、売上や仕入・経費の金額・計上時期のずれ・領収書や請求書と帳簿の整合性などが確認されることがあります。保存書類は、申告内容の根拠を示す資料となるため、帳簿とあわせて確認できる状態で保管しておく必要があります。
保存書類を紛失してしまったときの主なリスクは、以下のとおりです。
保存書類を紛失してしまったときのリスク
- 青色申告が取り消される可能性がある
- 税務調査で推計課税の対象となる可能性がある
- 加算税の加重措置などのペナルティの対象となる可能性がある
青色申告が取り消される可能性がある
帳簿・書類が保存されていない場合や税務調査で正当な理由なく帳簿・書類の提示を拒否した場合、青色申告の承認が取り消されることがあります。
なお、税務署からの承認の取り消し通知を受け取ってから1年間は、再申請ができません。
税務調査で推計課税の対象となる可能性がある
帳簿・書類が保存されていない場合、青色申告の承認が取り消されたうえで税務調査の際に推計課税が行われる可能性があります。推計課税では、実際よりも税負担が重く算定されることもあります。
加算税の加重措置などのペナルティの対象となる可能性がある
税務調査で売上に関する帳簿を提示できない場合や、売上金額の記載が著しく不十分な場合には、加算税の加重措置が適用され、通常10～15%の過少申告加算税に5～10%が上乗せされます。
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| 帳簿の状況 | 加重割合 |
|---|---|
| 帳簿の提示などをしなかった場合 | +10% |
| 売上金額の記載が本来の2分の1未満だった場合 | +10% |
| 売上金額の記載が本来の3分の2未満だった場合 | +5% |
出典：国税庁「帳簿の提出がない場合等の加算税の加重措置に関するQ＆A」
なお、領収書などを紛失した際は、再発行できる可能性があるため、発行もとに確認しましょう。
まとめ
青色申告では、確定申告で使用した帳簿や書類を、種類ごとに定められた期間（5年または7年）の保存が義務付けられています。保存期間の起算日は、確定申告書の提出期限の翌日です。
帳簿や書類は、電子帳簿保存法にもとづく電子保存も可能です。請求書などを電子データで送付・受領した場合、電子データのまま保存が義務付けられています。
帳簿・書類を紛失して税務調査で提示できないと、青色申告の承認取消し、推計課税、加算税の加重などの対象になる可能性があります。税務調査で求められた際に提示できるように、整理して帳簿や書類を保管しておきましょう。
参考文献
▶︎国税庁「記帳や帳簿等保存・青色申告」
▶︎国税庁「帳簿の記帳のしかた−事業所得者用−」
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帳簿・決算関係書類・領収書などは7年間、請求書・見積書・契約書・納品書などは5年間保存が必要です。詳しくは「青色申告で保存が必要な書類の種類と保存期間」をご覧ください。
-
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税務調査で確認されやすいポイントは、売上や仕入金額・期ずれ・辻褄の合わない領収書などが挙げられます。保存書類も、これらの確認のためにチェックが行われるケースが想定されます。
帳簿を紛失した際の税務調査を含むリスクなどは「保存書類を紛失してしまった場合はどうなる？」をご覧ください。
監修
北田 悠策
神戸大学経営学部卒業。2015年より有限責任監査法人トーマツ大阪事務所にて、製造業を中心に10数社の会社法監査及び金融商品取引法監査に従事する傍ら、スタートアップ向けの財務アドバイザリー業務に従事。その後、上場準備会社にて経理責任者として決算を推進。大企業からスタートアップまで様々なフェーズの企業に携わってきた経験を活かし、株式会社ARDOR/ARDOR税理士事務所を創業。
