宮城県に本社を置く株式会社エコプラスは、株式会社ハードオフコーポレーションの子会社として、リユース事業を展開しています。
長年使用していた人事労務ソフトのバージョンアップができなくなったことで、時代に即した新しいソフトを求めた結果、freee人事労務を導入することに。
今回の導入提案を担当した店舗支援グループ 課長代理 遠藤弘之さんに、導入の経緯や決め手、今後期待することなどを伺いました。
より時代に即した人事労務システムの導入を 既存システムのアップデートができないことがきっかけに
ーーまずは御社の事業と遠藤様のプロフィールを教えてください。
遠藤弘之さん（以下、遠藤） エコプラスは、北海道と東北6県で、中古品の買取販売を行っています。ハードオフコーポレーションの子会社で、「ハードオフ」「オフハウス」「ガレージオフ」「ホビーオフ」といった店舗を運営しています。
私は、店舗支援グループの課長代理として、店舗開発や採用、企画関係の業務を行っています。新たな人事労務システムの導入も、私から会社へ提案した上で、担当部署の方とやりとりを行いました。
また、当社は総務を関連会社に委託しております。導入についてのやりとりは、こちらの部署の方と連携して進めました。
ーーfreee導入前はどのような課題があったのでしょうか。
遠藤 freee導入前は、労務や勤怠、給与管理とそれぞれの業務で別々のシステムを使っている状況でした。
複数の業務にまたがって使う情報も、それぞれで登録を行う必要があったため、一部のシステムで登録し忘れたり、情報が間違って登録されたりすることもありました。
例えば、社員が結婚して姓が変わったときに一部で修正されていない、エコプラスの社員なのに間違えて関連会社のシステムに登録されているといったミスが発生していたんです。
加えて、各業務では長年同じシステムを使っていたこともあり、3〜4年前から「より時代に即したソフトに変えることはできないのか」という課題が、代表から与えられていました。例えば、以前は月額10万円ほどかかっていたテレビ会議のシステムですが、Zoomなどオンライン会議ツールの登場により、数千円単位までコストを抑えることが可能になりました。人事労務システムも同じようにコストカットができないかと要望が出たのです。
私が店舗責任者も兼任していた当時は、なかなか課題に取り組むことができなかったのですが、本社勤務になったタイミングで、使用していた労務システムのバージョンアップができなくなったため、1年前から具体的 に動き出しました。
条件は人事労務の領域を一つのシステムで対応すること 導入支援の充実度が決め手に
ーーfreeeはどのように知ったのでしょうか。
遠藤 勤怠管理や労務を担当している者から、それまで複数のシステムで管理していた作業を、一括で管理できるシステムが良いとリクエストされていました。これまでと同様、各作業で別々のツールを新たに採用するのでは、課題が解決できません。
ミスも減らないですし、作業時間の削減にもつながらないので、人事労務の領域を広くカバーできるシステムを検討していました。そういった要望を踏まえ、比較検討サイトから、5〜6個のサービスの資料請求を申し込みました。その中の一つにfreeeがあったのです。
ーー検討を始めてから導入するまで、どのくらい期間をかけましたか。
遠藤 最初に営業担当の方と出会ったのが、2022年11〜12月。その後、検討に7ヶ月ほどかかりました。当社では新たなシステムを導入する際、コストに見合ったものか、運営会社の信用度は高いか、他のシステムとどのような違いがあるのかなどを業務内容も含め、資料にまとめて取締役から代表に説明します。
説明の際は、数字にできるところは全て数字にしました。例えば、従業員の工数や給料から具体的なコストを算出し、向こう5年間分の数字を計算して提案しています。さらに、導入検証をした実感なども含めて説明し、ご了承いただきました。このような工程を経て、決定したのが、2023年7月頭頃でした。
ーー他社製のシステムも候補にある中、freeeを選んだ決め手は何でしょうか。
遠藤 前提として、それぞれの業務を一つのシステムで対応できるほか、コストが見合うことを重視しました。単に導入費用を抑えるだけでなく、入力した情報が各業務に連携されることで作業時間を減らし、効率化することで残業代なども含めたコストも下げられることも、導入の決め手となる重要なポイントでした。
また、導入支援がきちんと受けられるかどうかも重視した点です。営業担当の方から「大丈夫」という言葉をいただけたのは大きかったですね。打ち合わせの際、どんな質問にも明快に答えてもらったことで、導入の不安が払拭できましたし、実際、導入の際には総務から「きちんとした支援が受けられた」と好評でした。当社の希望により、半年という短期間での導入にご協力いただけたのも良かったです。
また、決め手という意味では、当社の総務を担当している関連会社が、当社の1ヶ月前に導入を決めていたことも後押しとなりました。
ーー6ヶ月という、短い期間での 導入を希望した理由は何でしょうか。
遠藤 今年の年末調整に間に合わせるためです。当社と関連会社で合わせて約900人の従業員がいるのですが、総務は2人だけ。特に、年末調整の業務にはかなりの時間がかかっており、他の作業と比べても工数が多かったので、この時期に合わせて導入することを決めました。
今までは紙ベースで行っていたのですが、導入の提案のために試算したところ、作業時間が3分の1まで減らせる見込みです。残業時間もかなり減らせるでしょう。
ーー現在はテスト運用中とのことですが、現時点で感じたfreee人事労務導入のメリットや効果があれば教えてください。
遠藤 出社時に従業員が行う勤怠の登録については、以前のシステムと操作感が変わらず、戸惑いもなく導入できています。むしろ、以前は社員コードとパスワードの入力が必要でしたが、freeeでは自分の名前をタップしてパスワードを入力するだけなので、入力文字数が減りました。些細な点のように聞こえますが、特に出勤時には勤怠管理端末の前に行列ができることもあったので、時間短縮の効果を実感しています。
追加料金なしで変化に対応 固定金額での運営が魅力
ーー今後のバックオフィス業務における展望を教えてください。
遠藤 会社全体でのペーパーレス化について、進めていきたいと考えています。また、関連会社がfreee会計を高く評価しているので、経理業務の改善も進めたいですね。
ーー最後に、freeeの導入を検討している企業へアドバイスをお願いします。
遠藤 今回、6ヶ月という短期間での導入を希望しましたが、導入支援のおかげで、スケジュールどおりに進めることができ、とても助かりました。
何より、オンプレミス型のシステムでは、改修のたびに追加料金を求められていましたが、freeeは費用がかからずアップデートされるため、固定金額で運用できる点も魅力でしょう。費用を抑えながら、人事労務の業務を効率化したい企業はぜひ検討していただければと思います。
(株式会社エコプラス 遠藤様と担当営業のfreee吉田)
(執筆：ミノシマタカコ 撮影：庄子隆 編集：ノオト)