個人事業主が知っておきたいマイナンバーの基礎知識｜必要な場面をわかりやすく解説
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目次
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2016年のマイナンバー制度の開始により、税務関係の書類などにマイナンバーの記載が求められるようになりました。個人事業主の場合は、開業届や確定申告書の提出、支払調書の作成など、さまざまな場面でマイナンバーが関わります。
また、従業員を雇用する場合は、従業員のマイナンバーを取得・保管し、法令に沿って適切に管理しなければなりません。さらに、マイナンバーカードを活用することで、本人確認や電子申告などの手続きをスムーズに進められる場合もあります。
本記事では、個人事業主が知っておきたいマイナンバーの基礎知識や必要な場面、マイナンバーカードのメリット・デメリットについて解説します。
マイナンバー（個人番号）とは
マイナンバー（個人番号）とは、住民票を有する全ての人がもつ、1人ひとつの12桁の番号のことです。2015年10月からマイナンバーの通知が始まり、2016年1月からマイナンバーの利用が開始されました。
マイナンバー制度は、主に社会保障・税・災害対策など、法令または条例で定められた行政手続きで利用され、行政手続きの効率化や提出書類の省略につながります。また、社会保障や災害対策の分野では、行政機関間の情報連携により、支援が必要な人の確認や手続きを迅速に進めやすくなります。
個人事業主でマイナンバーの提出が必要な場面
個人事業主でマイナンバーの提出が必要な場面は、以下が挙げられます。
個人事業主でマイナンバーの提出が必要な場面
- 開業届を提出するとき
- 確定申告をするとき
- 支払調書が必要なとき
開業届を提出するとき
開業届は、個人事業主として開業することを届け出るための書類です。事業を開始した年分の確定申告期限までに提出が求められます。開業届にはマイナンバーの記入欄があり、記載が必要です。
ただし、開業届も含め、申告書や法定調書などの税務関係書類にマイナンバーの記載がない場合や誤りがある場合も、税法上の罰則規定はありません。
出典：国税庁「A1-5 個人事業の開業届出・廃業届出等手続」
確定申告をするとき
確定申告書にもマイナンバーの記入欄があり、記載が求められます。確定申告書に、配偶者・扶養親族・事業専従者について記載する場合には、それぞれのマイナンバーの記入も必要です。
また、確定申告書を書面で提出する際には、マイナンバーカード（または番号確認書類 + 身元確認書類）の提示が必要です。郵送の場合は、写しを添付して提出します。
e-Taxで提出する場合、マイナンバーカード方式ではマイナンバーカードが必要です。一方、すでにID・パスワード方式の届出を済ませている場合は、マイナンバーカードを使わずに「確定申告書等作成コーナー」から申告データを送信できます。
ただし、ID・パスワード方式は暫定的な対応であり、ID・パスワードの新規発行は2025年10月1日から停止されています。
出典：国税庁「番号法令、国税庁告示における主な本人確認書類等」
支払調書が必要なとき
支払調書は、報酬・料金・契約金・賞金などの支払内容を、支払者が税務署に報告するための法定調書です。
支払調書の提出対象となる取引では、支払いを受ける者が個人の場合はマイナンバー、法人の場合は法人番号を記載します。また、支払者が個人事業主の場合も、支払者欄にマイナンバーの記載が必要です。
自分が報酬などを受け取る側の場合、支払者が支払調書を作成・提出するために、マイナンバーの提供を求められることがあります。一方、自分が報酬などを支払う側として支払調書を作成・提出する場合は、支払先からマイナンバーまたは法人番号の提供を受け、必要に応じて本人確認を行います。
出典：国税庁「契約先から報酬などを受け取る方は契約先へマイナンバーの提供が必要です」
個人事業主も従業員を雇うときはマイナンバーの管理が必要
パート・アルバイト、青色事業専従者などに給与を支払う個人事業主は、マイナンバーを取得・保管し、各種書類に記載することが必要な場面があります。
マイナンバーを取得する際は、利用目的を従業員に伝えたうえで、番号確認と身元確認を行います。従業員を雇ったときに、従業員のマイナンバーの記載が必要になる主な書類は、以下のとおりです。
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| 書類 | 書類の概要 | 提出先 |
|---|---|---|
| 給与所得の源泉徴収票 | 支払った給与と源泉徴収した税額を報告する書類（年末調整後に作成） | 税務署（一定の金額を超えるもの） ※従業員へ渡す控えには番号を記載しない |
| 給与支払報告書 | 従業員の住民税を計算するために、自治体に給与額を報告する書類 | 従業員が住む市区町村 |
| 扶養控除等（異動）申告書 | 従業員が扶養している家族を申告する書類（従業員本人と扶養家族の番号を記載） | 事業主が受け取り保管（税務署への提出は原則不要） |
| 健康保険・厚生年金保険 被保険者資格取得届 など | 従業員を社会保険に加入させるための届出書 | 事務センターまたは年金事務所 ※適用事業所となる場合のみ |
出典：国税庁「本人へ交付する源泉徴収票や支払通知書等への個人番号の記載は必要ありません！」
取得したマイナンバーは、厳格な管理が法律で義務付けられている特定個人情報にあたります。従業員に伝えた利用目的の範囲でのみ使用し、漏えい・紛失がないよう安全に管理しましょう。利用する必要がなくなった場合は、所定の方法で廃棄することも重要です。
出典：個人情報保護委員会「特定個人情報の適正な取扱いに関するガイドライン（事業者編）」
出典：国税庁「国税分野における番号法に基づく本人確認方法【事業者向け】」
個人事業主がマイナンバーカードをもつメリット
個人事業主がマイナンバーカードをもつメリットは、主に以下のようなものが挙げられます。
個人事業主がマイナンバーカードをもつメリット
- 本人確認書類・健康保険証として使える
- コンビニで各種証明書を取得できる
- 給付金をスムーズに受け取れる
マイナンバーカード1枚で、マイナンバーの証明と顔写真付き本人確認書類の両方の機能があり、金融機関の口座開設や確定申告をはじめ、多くの場面で本人確認書類として活用できます。
また、健康保険証としての利用登録をすれば、マイナ保険証としての利用が可能です。従来の健康保険証は2024年12月2日以降新たに発行されなくなり、現在はマイナ保険証または資格確認書を提示する仕組みに移行しています。
そのほか、自治体がコンビニ交付に対応していれば、マイナンバーカードを使って、各種証明書（住民票の写しや戸籍証明書など）をコンビニのマルチコピー機で取得することが可能です。
マイナンバーカードに公金受取口座を登録すれば、給付金などを申請するたびに口座情報を提出しなくて済み、国や地方自治体から給付金をスムーズに受け取れます。
出典：マイナンバーカード総合サイト「マイナンバーカードでできること」
個人事業主がマイナンバーカードをもつデメリット
個人事業主がマイナンバーカードをもつ主なデメリットは、以下のようなものが挙げられます。
個人事業主がマイナンバーカードをもつデメリット
- 紛失・盗難のリスクがある
- 有効期限があり更新が必要
マイナンバーカードを持ち歩く場合は、紛失・盗難のリスクがあります。紛失・盗難にあったときは、コールセンターなどでカード機能を停止し、必要に応じて警察に遺失届または盗難届を提出します。見つからない場合は、カードの廃止手続きや再交付申請が必要です。
なお、マイナンバー制度では情報を分散管理しており、個人情報が芋づる式に漏れることを防ぐ仕組みが採用されています。また、マイナンバーカードのICチップには、税・年金の情報や病歴など、プライバシー性の高い情報は記録されておらず、不正に情報を読み出そうとするとICチップが壊れる仕組みです。
そのほか、マイナンバーカード本体には以下の有効期限があり、期限に応じて更新手続きが必要です。有効期間の満了する日までの期間が3ヶ月未満になった日から更新手続きができます。
有効期限が満了するまでの期間
- 18歳以上の場合は、発行から10回目の誕生日まで
- 18歳未満の場合は、発行から5回目の誕生日まで
なお、電子証明書の有効期限は年齢に関わらず電子証明書の発行から5回目の誕生日までとなっています。
出典：デジタル庁「実物のマイナンバーカードの紛失・盗難にあったとき」
出典：マイナンバーカード総合サイト「マイナンバーカードに有効期限はありますか？」
まとめ
マイナンバー（個人番号）は、開業届や確定申告書の提出、支払調書の作成など、個人事業主の事業活動に関わるさまざまな場面で必要です。
また、従業員を雇用する場合は、従業員のマイナンバーを取得・保管し、源泉徴収票や給与支払報告書などの作成に活用する必要があります。取得したマイナンバーは特定個人情報にあたるため、適切な管理を行わなければなりません。
さらに、マイナンバーカードがあれば、本人確認や電子申告、各種証明書の取得などをスムーズに行えます。マイナンバー制度の仕組みや利用場面を理解し、適切な管理と活用を心がけましょう。
参考文献
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| 書類名 | 概要 |
|---|---|
| 個人事業の開業・廃業等届出書 | 事業開始時に提出する開業届 |
| 所得税の青色申告承認申請書 | 青色申告実施の承認を得るための申請書 |
| 給与支払事務所等の開設・移転・廃止届出書 | 家族や従業員に給与を支払うための申請書 |
| 源泉所得税の納期の特例の承認に関する申請書 | 原則毎月支払う源泉所得税を年2回にまとめて納付するための申請書 |
| 青色事業専従者給与に関する届出・変更届出書 | 青色申告をする場合に、家族に支払う給与を経費にするための申請書 |
freee開業での書類作成ステップ
freee開業で書類を作成する、具体的な手順を紹介します。指示に沿って必要事項を記入していくだけです。
Step1：準備
まずは申請者の情報を入力します。
次に、働く場所を選択します。
仕事の種類と概要を選択します。迷いやすい業種も選択式で入力しやすくなっています。
屋号の有無と事業開始日を入力します。屋号が不要の場合は「入力しない」を選択してください。
「入力する」を選ぶと、記入欄が出てきます。
事業所得・不動産所得・山林所得のいずれかを選択します。
給与を支払う従業員がいる場合は、その詳細を入力します。
最後に、確定申告の区分を選択します。所得の種類や金額などを踏まえて、適した申告方法を選んでください。
Step2：提出
まずは提出先を選択します。
提出候補の地区は、入力した住所をもとにプルダウンで出てきます。地区を選ぶと提出先の税務署が表示されるため、そちらに開業届を提出しましょう。
次に、提出方法の選択です。スマホとマイナンバーカードがあれば、作成した開業届をオンラインで提出できます。
税務署への直接訪問や郵送で提出する場合は、書類をすべてプリントアウトします。印刷後、必要箇所に押印とマイナンバー（個人番号）の記載が必要です。
提出前に、必要な書類がそろっているか確認しましょう。
オンラインで提出するときは、マイナポータル経由でe-Taxの連携が必要です。
連携が完了したら、マイナンバーを入力しfreee電子申告・申請アプリから必要情報の入力とマイナンバーカードのスキャンを行えば提出完了です。
提出後、受付結果の確認も行えます。
事業をスタートする際や、青色申告をしたい場合・切り替えたい場合など、届出が必要な場面は多く手続きは煩雑です。
しかし、freee開業を活用すれば、無料ですぐに届出の作成が完了します。個人で事業を展開する方は、ぜひ利用をご検討ください。
よくある質問
-
個人事業主がマイナンバーを拒否したらどうなる？
マイナンバー自体は自動的に割り振られているので拒否はできません。マイナンバーカードの返納は可能ですが、番号がなくなるわけではありません。
支払者側の支払調書の作成にあたり、支払いを受ける側はマイナンバーの提供が義務付けられています（拒否した場合の罰則はありません）。
マイナンバーや支払調書でのマイナンバーの提供について詳しくは、記事内「マイナンバー（個人番号）とは」「支払調書が必要なとき」をご覧ください。
-
個人事業主にマイナンバーは不要？
個人事業主は、たとえば開業届や確定申告書を提出するとき、支払調書が必要なときなどにマイナンバーが必要です。詳しくは、記事内「個人事業主でマイナンバーの提出が必要な場面」をご覧ください。
監修
松浦 絢子
松浦綜合法律事務所代表。京都大学法学部、一橋大学法学研究科法務専攻卒業。東京弁護士会所属（登録番号49705）。法律事務所や大手不動産会社、大手不動産投資顧問会社を経て独立。IT、不動産、相続、金融取引など幅広い相談に対応している。さまざまなメディアにおいて多数の執筆実績がある。
