初期設定から本稼働までの流れ

freee会計を導入する際の一連の流れをご紹介します。
freee会計は記帳の効率化にとどまらず、経理業務全体の最適化を目的として作られています。 自社の取引の流れを整理し、最適なfreee会計利用方法を見つけましょう!

導入計画を立てる

以下のスケジュール感を参考に、まずはいつまでに本稼働をさせたいか目標を定めましょう。
業務の複雑性やお客様の割ける工数にもよりますが、本稼働まで2〜3ヶ月かけて初期設定・freee会計での実務方針の検証を進めていくことが多いです。
まずは以下の表を参考に、決算時期などの繁忙期を考慮したうえで導入スケジュールを検討しましょう。

イメージ図:本稼働までのスケジュール。本稼働まで2−3ヶ月程度かかります

1. 初期設定を行う

freee会計で記帳を開始するにあたり、必要な初期設定を行っていきます。
初期設定に関する以下のページをご覧の上、設定を進めてください。

わからないことが出てきたら、freee会計の画面右下の「チャットボットに質問」も活用しましょう。 freeeサポートボットが使い方の疑問を自動でご案内します。サポートデスク担当者にもこちらから質問することができます。

画面イメージ:チャットボットの使い方。右下のチャットボットに質問をクリックして質問してみましょう

2. freee会計の機能を理解する

初期設定を終えたら、日々の取引をfreee会計でどのように入力していくかを検証します。freee会計には、仕訳を作成するための機能が複数用意されています。仕訳を記帳するだけの会計ソフトではないことを認識し、自社の業務にはどの入力方法が適しているのか検証しましょう。
以下のページを参考にしながら、お客様の会社の業務をfreee会計に当てはめてみましょう。

  • 従来の会計ソフトとfreee会計の違い
    • まずは従来の会計システムとfreee会計の違いを理解しましょう
  • 売上処理の流れ
    • freee会計では売上の記帳だけでなく、債権管理や消込業務まで効率化することができます。売上処理の全体像を理解しましょう
  • 費用処理の流れ
    • freee会計では費用の記帳だけでなく、振込や消込業務まで効率化することができます。費用処理の全体像を理解しましょう。
  • その他処理の流れ
    • 決算整理仕訳など、日々の取引の記帳以外で仕訳を計上する場合には、「振替伝票」を使用します。

3. 並行稼働する

freee会計導入時に、他の会計ソフトを利用している方のみ実施をおすすめしている作業です。
freee会計の機能を理解し、入力方法に目途がついたら、現行の会計システムと並行してfreee会計にも実際の日々の取引を記帳していきます。1~2ヶ月分入力をし、現行の会計ソフトと残高が一致することを確認することをおすすめします。
実際に記帳を始めることで、仕訳の入力方法やタグの活用方法が変更となることもよくあります。並行稼働で見えてきた課題を元に、運用を見直しながら最適な利用方法を探っていきましょう。

並行稼動を進めるタイミングについては、以下を参考にしてください。

A.期初にfreee会計へ乗り換える場合

期初からfreee会計に乗り換える場合は、freee会計で開始残高を設定しましょう。
その後、freee会計と現行の会計ソフトを並行稼動させて、残高が一致するか確認しましょう。

イメージ図:期初にfreeeへ乗り換えたときの並行稼動タイミング。開始残高入力後、並行稼動を実施。

B.期中にfreee会計に乗り換える場合

期中にfreee会計に乗り換える場合は、開始残高の入力と期初から乗換時までの仕訳データをインポートを行いましょう。
その後、freee会計と現行の会計ソフトを並行稼動させて、残高が一致するか確認しましょう。

イメージ図:期中にfreeeへ乗り換えたときの並行稼動タイミング。開始残高入力後、仕訳データをインポートし、その後並行稼動を実施。

そして本稼働へ…

並行稼働にて課題を洗い出し方針が決定したら、いよいよ本稼働!
導入作業お疲れ様でした!
本稼働後も課題と感じた作業は見直し、日々業務の最適化を目指していきましょう。

freee会計では日々機能をアップデートしています。
便利な機能が続々とリリースされていますので、詳しくはこちらのページをご覧ください。

コラム:よくあるご質問

Q 開始残高はいつ設定するのがいいの?

A 開始残高は設定後の編集も可能(※)ですので、まず始めに設定しfreee会計に数字が入っている状態でイメージをお持ち頂くことをお勧めしています。 一方で、開始残高を設定しなくとも業務の検証は可能です。freee会計での新しい実務方針を定めた上で入れたい、といった場合には、あとから設定頂くことでも構いません。

※ 年度締めをすると編集できなくなります。開始残高を編集する場合には、開始残高を設定した会計年度まで年度締めを解除ください。

Q 他の会計ソフトにある過去のデータは入れられるの?

A 振替伝票インポートにて他会計ソフトのデータを入れることが可能です。 freee会計では三期分の比較ができますので、過去との比較をされたい場合にはインポートすることをお勧めします。 ただし、その場合は開始残高を一番過去の期にて入れる必要がありますのでご注意ください。

Q テストで入れたデータは削除できるの?

A freee会計にインプットしたデータは、一括削除が可能です。テストとして様々な入力方法をお試しください。

Q このガイド以外にも導入の参考になる資料はありますか?

A 以下のサイトや資料をご活用ください。

  • freee会計活用ガイドブック
    • 網羅的にfreee会計の機能をまとめた資料です。無料でダウンロード頂けます。
  • ヘルプページ
    • 分からないことがあればまずはヘルプページで検索!
  • 無料オンライン講座
    • 初期設定方法から、freee会計を使いこなすコツまで、定期的にオンラインでの講座を実施しています。全4回ありますが、1回の参加も可能です。お気軽にお申込みください。

初期設定に関する以下のページも合わせて、ご覧ください

導入に役立つ情報

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