「現場目線」で導入したfreeeサインで社労士事務所の契約をスピーディーに

事業内容

私たちは、助成金の申請代行や給与計算、労務顧問を通して主に中小企業の経営課題解決のお手伝いをしています。業歴6〜7年で累計の取引先は800社くらいですが、最近は常時2〜300社の対応を同時並行している状況になります。これまでは主に助成金の申請を中心にスポット対応をすることが多かったのですが、長期的な顧問業務も増えてきつつあります。

kintone導入の経緯と課題感

kintone導入以前、課題になっていたのは助成金申請の進捗管理でした。助成金の申請は1年前後の長期的なスパンで行います。その中でも書類の提出期日はシビアで、期限に間に合わなければ助成金を受け取ることができなくなってしまうこともあるため、私たちがお客様をリードしなければなりません。

しかし、これまで進捗の管理をエクセルで行っていたため、案件管理にかかる人的コストは多大なものになってしまっていました。これ以上私たちの規模が大きくなったら今の方法では対応できなくなってしまうという危機感もありました。

そんな中、弊社のお客様からkintoneの存在を教えてもらったことをきっかけに、新たなシステムを導入することにしました。他のプラットフォームやシステム開発など複数の選択肢を比較し、最終的に低コストで柔軟に機能の追加ができるkintoneの導入を決めました。

現場目線での業務フロー見直し

kintoneを導入したことで、案件情報の登録や請求書の作成は圧倒的に簡単になりました。そして次に目指したのは、電子契約の導入とkintoneへの一元化です。

その背景にあったのは、契約に割くコストを削減したいという思いでした。現状のフローでコストがかさんでいる部分を改善しようと考えたのです。

そして「まずは現場を知ることから」と思い、実際に契約書の締結業務をやってみたのですが、これが大変なんです。慣れた担当者であっても契約書の準備には約15分もかかっていました。

また、契約書を送付する際には往復分の切手が必要になります。人件費を含めたコストは概算で1件あたり1,000円程度かかっているということが分かりました。そこで、改めて電子契約を早急に導入し、現場の業務負担とコストの低減を実現しなければならないと認識したのです。

導入の決め手になったのは圧倒的なコストの低さ

電子契約サービス選定時には、社内の中心システムとなっているkintoneと連携できるということを最重要視しました。最終的にはfreeeサインを含む3社が候補として挙がり、導入コストがかからないことやランニングコストが圧倒的に低かったことから、freeeサインの導入を決めました。

導入の効果

「freeeサイン for kintone」は、今まで使っていたkintoneに機能を追加する感覚で導入することができたので、利用しはじめた時にもあまり抵抗感はありませんでした。アプリの画面内に手順を記載しているので、操作に迷うこともなかったようです。

そしてfreeeサインの導入により、契約段階にかかる時間は大幅に短縮されました。お客様からの反応も上々です。メールがリマインドとして機能しているのか、契約書の返送率も以前よりも向上したことを実感しています。

電子契約を社労士業界に浸透させるためには

弊社のように電子契約を導入している社労士事務所がある一方で、業界の中にはまだ電子契約が浸透していない側面もあります。

今後この業界で電子契約の浸透、ひいては業務フローのDX化を推進させていくためには、まず自分の事務所の業務フローを俯瞰的に捉えることが必要不可欠だと思います。業務の概要が似ていることはあっても、実務の部分は事務所によって三者三様です。まずは業務全体のプロセスを把握し、どのような課題が生じているか、またどのような観点でDX化をすれば課題解決ができるかを考えなければならないでしょう。

また、システム導入を行う企業や担当者と現場との間で認識の乖離が生じやすくなっていることも、DX化が思うように進まない要因だと考えられます。システムの機能説明や要望など、互いに考えていることをうまく伝達できるような共通言語の必要性は、非常に高いといえるのでしょう。

掲載日：2023年04月21日