平成28年(2016年)の年末調整で必要な
マイナンバー対応

マイナンバーが必要な書類と必要な対応とは

年末調整で必要なマイナンバー対応

マイナンバーの記載が必要な書類

年末調整書類について、源泉徴収票(税務署提出用)と給与支払報告書、扶養控除等(異動)申告書にマイナンバーの記載が必要となります。

年末調整の書類 マイナンバーの
記載必要有無
補足
源泉徴収票 必要 本人と扶養家族等(16歳以上のみ)のマイナンバーを、税務署提出用に記載する必要あり(本人交付用には記載不要)
給与支払報告書 必要 本人と扶養家族等のマイナンバーを記載する必要あり
扶養控除等(異動)申告書 必要 本人と扶養家族等のマイナンバーを記載する必要あり
配偶者特別控除申告書 不要 平成28年4月1日以後の提出ではマイナンバーの記載が不要に
保険料控除申告書 不要 平成28年4月1日以後の提出ではマイナンバーの記載が不要に
(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書 不要 平成28年4月1日以後の提出ではマイナンバーの記載が不要に
源泉徴収票
マイナンバーの記載必要有無: 必要
本人と扶養家族等(16歳以上のみ)のマイナンバーを、税務署提出用に記載する必要あり(本人交付用には記載不要)
給与支払報告書
マイナンバーの記載必要有無: 必要
本人と扶養家族等のマイナンバーを記載する必要あり
扶養控除等(異動)申告書
マイナンバーの記載必要有無: 必要
本人と扶養家族等のマイナンバーを記載する必要あり
配偶者特別控除申告書
マイナンバーの記載必要有無: 不要
平成28年4月1日以後の提出ではマイナンバーの記載が不要に
保険料控除申告書
マイナンバーの記載必要有無: 不要
平成28年4月1日以後の提出ではマイナンバーの記載が不要に
(特定増改築等)住宅借入金等特別控除申告書
マイナンバーの記載必要有無: 不要
平成28年4月1日以後の提出ではマイナンバーの記載が不要に

迫られる2016年のマイナンバー対応

2016(平成28)年分の年末調整では、書類を役所に提出する2017(平成29)年1月31日までにマイナンバーを収集する必要があります。
マイナンバー対応は、どのように「収集」するかだけではなく、「保管」「利用」「利用履歴」を合わせた4つのポイントをおさえることが大切です。
規定に沿った対応が必要となるため、従来の業務に加えて負担の増える担当者としては、頭の痛いところでしょう。
それぞれのポイントでどのような対応が必要かをまとめました。

(1) 収集時:本人確認

マイナンバーを収集する際は、利用目的の明示と本人確認が要件として定められています。本人確認は、なりすまし防止のため、法的に義務づけられており、以下のような本人確認が必要となります。

  • 当該書類に記載されたマイナンバーが正しい番号であること(番号確認)
  • 当該書類を提出する人がその番号の正しい持ち主であること(身元確認)

詳しくは国税庁の公式サイトの「(1)本人確認(総論)」をご覧ください。

(2) 保管時:安全管理措置の必要性

マイナンバーを取り扱う上で、法律で定められているのが「安全管理措置」というルールです。安全管理措置には以下の措置が求められます。

技術的措置
パソコンでのマイナンバーの保管や書類への記載作業の際に起こりうる、ウイルス感染などのリスクに対する、技術的なリスクヘッジの義務。
物理的措置
マイナンバーを管理するするパソコンや紙の持ち運びや取り扱いの際に起こりうる、漏えい・盗難に対する、機器や取扱区域の厳重な管理といった、物理的なリスクヘッジの義務。
組織的および人的措置
技術的、物理的リスクヘッジをしてもなお、管理する組織や人が起こしてしまう誤り・失念・過失などのリスクに対する、組織的および人的な教育や管理の義務。

(3)利用時:取扱者、必要書類、注意すべき点

マイナンバーを取り扱う人
マイナンバーを扱うことができる人はごく一部に限定されていて、本人と取り扱い担当者にしかその扱いは許されません。取り扱い担当者の変更や引き継ぎなども、もちろん厳重な管理が求められます。
マイナンバーが必要となる書類
2016(平成28)年分の年末調整では、次の3つの書類でマイナンバーの記載が必要となります。
  • 源泉徴収票(税務署提出用)
  • 扶養控除等(異動)申告書
  • 給与支払報告書
マイナンバーを取り扱う際の注意すべき点
マイナンバーの管理上、マイナンバーをパソコンにダウンロードするもしくは参照する、転記する場合、上記(2)でも触れた「安全管理措置」に基づいた、厳重な対応が求められます。

(4)利用履歴時:記録義務、記録義務における負担

マイナンバー情報利用時の記録義務
特定個人情報保護委員会が策定するガイドラインでは、「誰が、誰のマイナンバー情報を、何の目的で利用したか」といった、マイナンバー情報利用時の記録が義務づけられています。また、マイナンバー記載書類は、所管法令により一定期間の保存も義務づけられている場合もあり、保存期間を過ぎた際は廃棄・削除が必要です。
2016年分の年末調整は従来の方法を見直す時期
つまり、マイナンバー管理者は、紙などアナログ管理であれパソコンなどデジタル管理であれ、参照・転記の利用記録をつけなければならず、破棄・削除の対応をする必要があります。2016(平成28)年分の年末調整では、マイナンバー対応のためこれまで以上の負担が担当者にかかり、従来の方法を見直す機会も増えることでしょう。

2016年分の年末調整を、年末調整の方法を見直すきっかけに

マイナンバーの書類への記載が本格化する2016(平成28)年分の年末調整。
紙での年末調整やマイナンバー収集・管理・機能を持たないソフトウェアを使用する従来の方法の年末調整は、非常に負担の大きいものとなるでしょう。
認識不足やミスが会社の損失につながる可能性は、残念ながら否定できません。
問題が発生する前に、また負担の軽減のために、年末調整の方法や体制の見直しすることをおすすめします。

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