新型肺炎の影響をうけ、急速な拡大を見せるテレワーク。テレワークを導入することによって様々なメリットが存在します。導入方法や運用のコツがよくわからない企業も多いのではないでしょうか？
この記事では、テレワークの導入メリットから運用方法のコツまで簡単に解説します。
目次
テレワークとは？
テレワークとは情報通信技術を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。国土交通省の定義では
「1週間に8時間以上、職場以外でICTを使って仕事をする人」
参考 国土交通省
となります。
また、別名でリモートワークとも呼ばれています。
テレワークのメリット
テレワークのメリットは大きく分けて4つあります。
- 通勤時間が不要
- オフィス維持にかかるコストの削減
- オフィス勤務が難しかった優秀な人材の獲得
- 労働生産性の向上
このように多くのメリットがありますが、導入方法がわからない企業も多くあります。
この記事はこちらの動画でもご覧いただけます。
テレワークを導入時に見直す3つの業務内容
テレワークを導入する時に、どの作業でどの手段を用いるか把握する事が重要になり、把握することで最適なテレワーク環境が作られます。
業務をおこなうにあたり必ず通る3つの作業フローがあります。
1つ目はコミュニケーションです。一般的にホウレンソウと呼ばれている、報告、連絡、相談などを指します。
2つ目は申請・承認です。会社の大切なお金をどのように使うかなど、何かしらの判断を下す際に申請し承認をもらうことを指します。
3つ目は業務システム処理です。エクセルや、会計ソフトへの入力など業務システム処理をおこなうことを指します。
より具体的な例を用いると、「メンバーに何が必要か相談をして、購買の申請を行い、購買の申請が承認されたら、発注処理を行う」といった一連の流れが、業務を遂行にあたり必ず行う3つの作業になります。
テレワークにおいて、3つの作業における現状の手段を整理する事が大切になります。
それでは具体的な整理するポイントについて解説していきます。
- コミュニケーション
社内に向けておこなうのか、社外に向けておこなうのか - 申請
紙なのか、電子なのか。承認は、ハンコなのか、電子なのか - 業務システム処理
オフィスで行うのか、リモートで行うのか。共有できる端末なのか、独占している端末なのか
それでは現状を整理した上でどのような環境がテレワークが円滑に進む環境なのでしょうか。
- コミュニケーション
TV会議、社内SNS、Slackなどのチャットツールを使っているかどうか - 申請・承認
電子申請を使っているか。 - 業務システム処理
リモートで行なっているか、業務に必要な端末は、共有のものか。
このように、現状使っている、または今後新しく業務をIT化、クラウド化できるのであればテレワークを円滑に実施する事が可能です。
クラウドとは？
テレワークを円滑に行う上で欠かせないのがクラウドの活用です。クラウドとは、いつでもどこでもみんなで使えるものになり、テレワークへの活用が注目されています。
クラウドの活用例
新型肺炎の拡大を受け、雇用形態に関わらず全従業員を当面の期間テレワークに移行すると発表をしたfreee株式会社ではどのように3つの作業を行なっているのか、具体的なクラウド活用例を紹介します。
オンラインコミュニケーションサービスや、freeeが自社で提供しているfreee会計で経費申請や購買申請を行い、人事労務freeeで勤怠申請などを行なっています。
業務システムは、GSuiteでスプレッドシートの活用や、googleドキュメントで会議中も会議の参加者全員でリアルタイムの議事録をつけるなど、クラウド上で一元管理をしています。
具体的なフローを例として紹介します。
定期的な会議やミーティングに関しては、Googleハングアウトを使い、何が必要か相談を行なっています。その相談結果を元に、購買申請と支払依頼をfreee会計を使い、業務を行なっています。
クラウドで労働生産性を向上
また、クラウドを導入することにより労働生産性が30%向上し、テレワークを導入することにより労働生産性が60%も向上する事が、総務省のデータより明らかになっています。
まとめ
テレワークの活用は労働生産性の向上や、通勤時間短縮など、多くのメリットがあります。令和時代の変革として、テレワークの導入を考えてみてはいかがでしょうか？
また、現在多くの企業が新型肺炎の影響を受け経済的ダメージを負っています。freee株式会社では「スモールビジネスを世界の主役に。」をミッションとして掲げており、提供する製品自体も、テレワークを可能とすることに貢献する立場にあります。この状況下で新型肺炎感染拡大防止のためにも、テレワークやリモートワークへの一歩として、クラウド活用事例や、提供製品が多くの方の役にたてば幸いです。
経理を自動化し、日々の業務をもっとラクにする方法
経理業務には日々の入出金管理だけでなく、請求書や領収書の作成から保存まで多岐にわたります。
シェアNo.1のクラウド会計ソフト(*1)「freee会計」では、面倒な仕訳や入力作業を自動化、必要書類も簡単に作成でき、経理業務にかかる時間を半分以下(*2)に削減できます。
※1.シミラーウェブ、ローカルフォリオ(2019年10月)
※2.自社調べ。回答数1097法人。業務時間が1/2以上削減された法人数
また、関連書類はクラウド内で保存が可能です。管理にかかるコストも削減でき、書類の破損や紛失の心配もありません。
数あるソフトの中でも、freee会計を導入するメリットをご紹介します。
明細の自動取り込みで日々の帳簿作成が簡単・ラクに！
銀行口座やクレジットカードを同期することにより、利用明細を自動的に取り込むことができます。取り込んだ明細から勘定科目の登録はもちろん、売掛金や買掛金の消し込み、資金の移動などの記帳も可能です。
明細を手入力ではなく自動的に取り込むため、入力の手間や漏れなく正確な帳簿を作成できます。
経営層にもわかりやすいレポートを自動作成！
会社を経営するうえで重要なのはお金の流れです。freee会計では、お金の流れをリアルタイムで把握できるレポートを自動で作成できます。
たとえば「資金繰りレポート」を作成すると、今後のお金の出入りを踏まえた上で現金の残高推移を確認することができます。現金の動きを把握することで、資金ショートの防止につながります。
決算関連の書類作成にも対応！
freee会計では、中小企業の決算関連書類を自動的に作成できます。
＜freee会計で出力可能な書類の一例＞
- 貸借対照表・損益計算書
- 仕訳帳・総勘定元帳
- 現金出納帳 など
ほかにもfreee会計には、効率的な経理を実現するための機能が豊富に備わっています。
＜freee会計の機能例＞
- 見積書/請求書/納品書の発行
- 入金確認や消込、帳簿への反映
- 支払管理や振込ファイルの自動作成
- 証憑管理（電子帳簿保存対応）etc...
今すぐfreee会計を使ってみたい方は、freee会計アカウントの新規作成（無料）ページからお試しください。
