新型肺炎の影響をうけ、急速な拡大を見せるテレワーク。テレワークを導入することによって様々なメリットが存在します。導入方法や運用のコツがよくわからない企業も多いのではないでしょうか？
この記事では、テレワークの導入メリットから運用方法のコツまで簡単に解説します。

• テレワークとは？
• テレワークのメリット
• テレワークを導入時に見直す3つの業務内容
• クラウドとは？
• クラウドの活用例
• クラウドで労働生産性を向上
• まとめ
• 経理をもっとラクにするために、会計freeeを活用しましょう

テレワークとは情報通信技術を活用した、場所や時間にとらわれない柔軟な働き方のことです。国土交通省の定義では

「1週間に8時間以上、職場以外でICTを使って仕事をする人」

参考 国土交通省

となります。

また、別名でリモートワークとも呼ばれています。

テレワークのメリットは大きく分けて4つあります。

このように多くのメリットがありますが、導入方法がわからない企業も多くあります。

この記事はこちらの動画でもご覧いただけます。

テレワークを導入する時に、どの作業でどの手段を用いるか把握する事が重要になり、把握することで最適なテレワーク環境が作られます。

業務をおこなうにあたり必ず通る3つの作業フローがあります。

1つ目はコミュニケーションです。一般的にホウレンソウと呼ばれている、報告、連絡、相談などを指します。

2つ目は申請・承認です。会社の大切なお金をどのように使うかなど、何かしらの判断を下す際に申請し承認をもらうことを指します。

3つ目は業務システム処理です。エクセルや、会計ソフトへの入力など業務システム処理をおこなうことを指します。

より具体的な例を用いると、「メンバーに何が必要か相談をして、購買の申請を行い、購買の申請が承認されたら、発注処理を行う」といった一連の流れが、業務を遂行にあたり必ず行う3つの作業になります。

テレワークにおいて、3つの作業における現状の手段を整理する事が大切になります。

それでは具体的な整理するポイントについて解説していきます。

• コミュニケーション
  社内に向けておこなうのか、社外に向けておこなうのか
• 申請
  紙なのか、電子なのか。承認は、ハンコなのか、電子なのか
• 業務システム処理
  オフィスで行うのか、リモートで行うのか。共有できる端末なのか、独占している端末なのか

それでは現状を整理した上でどのような環境がテレワークが円滑に進む環境なのでしょうか。

• コミュニケーション
  TV会議、社内SNS、Slackなどのチャットツールを使っているかどうか
• 申請・承認
  電子申請を使っているか。
• 業務システム処理
  リモートで行なっているか、業務に必要な端末は、共有のものか。

このように、現状使っている、または今後新しく業務をIT化、クラウド化できるのであればテレワークを円滑に実施する事が可能です。

テレワークを円滑に行う上で欠かせないのがクラウドの活用です。クラウドとは、いつでもどこでもみんなで使えるものになり、テレワークへの活用が注目されています。

新型肺炎の拡大を受け、雇用形態に関わらず全従業員を当面の期間テレワークに移行すると発表をしたfreee株式会社ではどのように3つの作業を行なっているのか、具体的なクラウド活用例を紹介します。

オンラインコミュニケーションサービスや、freeeが自社で提供している会計freeeで経費申請や購買申請を行い、人事労務freeeで勤怠申請などを行なっています。

業務システムは、GSuiteでスプレッドシートの活用や、googleドキュメントで会議中も会議の参加者全員でリアルタイムの議事録をつけるなど、クラウド上で一元管理をしています。
具体的なフローを例として紹介します。

定期的な会議やミーティングに関しては、Googleハングアウトを使い、何が必要か相談を行なっています。その相談結果を元に、購買申請と支払依頼を会計freeeを使い、業務を行なっています。

また、クラウドを導入することにより労働生産性が30%向上し、テレワークを導入することにより労働生産性が60%も向上する事が、総務省のデータより明らかになっています。

参考 出典：総務省　平成28年度　通信利用動向調査　”ICTと労働生産性”

テレワークの活用は労働生産性の向上や、通勤時間短縮など、多くのメリットがあります。令和時代の変革として、テレワークの導入を考えてみてはいかがでしょうか？

また、現在多くの企業が新型肺炎の影響を受け経済的ダメージを負っています。freee株式会社では「スモールビジネスを世界の主役に。」をミッションとして掲げており、提供する製品自体も、テレワークを可能とすることに貢献する立場にあります。この状況下で新型肺炎感染拡大防止のためにも、テレワークやリモートワークへの一歩として、クラウド活用事例や、提供製品が多くの方の役にたてば幸いです。

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