給与計算・労務管理の基礎知識

労務管理とは?どの企業にも必要な対応

国が進める「働き方改革」により働き方の多様化が求められる一方で、長時間労働や残業代未払いの対策も必要とされています。また労働契約法の改正による有期雇用者の無期転換申し入れ、障害者雇用への対応など、法律の改正にあわせた対策も講じていかなければいけません。

今回の記事では、話題となっている「働き方」の仕組みを法律に照らしながら考え、マネジメントをする「労務管理」の重要性と、企業で必要な対応についてお話します。

目次

労務管理とは?

労務管理とは一言でいうと、労働に関する事務一般をいいます。

人材を有効活用し、「生産性を上げる」「利益を上げる」「事業を通して社会に還元する」等、企業としての目標を達成するために、社員がモチベーション高く働いてもらうよう、就労環境を整備することを目的としたマネジメントを意味します。

労務管理の業務領域

労務管理の具体的な領域として、以下の一連の流れを管理します。

  1. 社員の募集・採用
  2. 配置・異動
  3. 教育訓練
  4. 人事考課や昇進・昇給
  5. 賃金や労働時間の管理
  6. 入社から退職

中小企業では、総務部門が他の業務と併せて労務管理を行っているケースが多く、大企業では採用・労務・厚生など業務ごとに別れ、必要に応じてアウトソーシングを活用するなどします。

労務管理の具体的な業務

では労務管理の中身について細かくみていきましょう。

1)労働契約と労働条件の通知

社員を採用するにあたり、どんな労働条件で働いてもらうのか通知を行います。

労働契約も契約の一つですので口頭契約であっても有効となりますが、「言った、言わない」でトラブルになりがちですので、双方合意の上労働契約を取り交わします。

労働基準法では、労働条件を通知する場合に必ず明示をしなければならない事項が定められており、その一部は書面で交付するよう義務付けられています。
( 1~6 は書面での交付が義務付けられた事項)

  1. 労働契約の期間(正社員のように定めがなければ、定めなしとします)
  2. 有期労働契約を更新する場合の基準
  3. 就業の場所、従事すべき業務
  4. 始業と終業の時刻、所定労働時間を超える労働の有無、休憩時間、休日、休暇、交代制務
  5. 賃金の決定・計算・支払方法、賃金の締切り・支払時期、昇給
  6. 退職(解雇の事由を含む)
  7. 臨時に支払われる賃金、賞与および1か月を超える期間に対する精勤手当、奨励手当・能率手当、勤続手当、最低賃金額
  8. 労働者に負担させるべき食費、作業用品など
  9. 安全衛生
  10. 職業訓練
  11. 災害補償
  12. 表彰および制裁(懲戒)
  13. 休職

パートやアルバイトへの労働条件通知

またパート・アルバイトへの労働条件通知には、以下について講じた内容を書面で交付して明示する必要がありますので、通常の社員とは異なる書式を作成しておくと便利でしょう。

  • 昇給・退職手当
  • 賞与の有無
  • 賃金・教育訓練・福利厚生および正社員への転換措置

2)試用期間

社員を採用する際には、必ずといっていいほど試用期間を設けます。多くの会社は、3~6か月程度を従業員としての適格性を判断するための試用期間としています。

この試用期間中に特に問題がなければその後本採用としますが、従業員としての適格性を欠くときは本採用を拒否することもあります。新卒採用の場合は、即戦力ではなく、潜在的な可能性に期待して採用していますので、本採用拒否となるのは例外的です。

なお試用期間中であっても、労働契約は成立していますので、本採用拒否も内定取消と同様に解雇として扱われ、客観的に合理的な理由と社会通念上の相当性がなければ取り扱いが無効となります(労契法 16 条)

3)行政手続(入退社などを含む)

労務管理では、入社・退職・異動に伴う、社会保険や雇用保険の手続なども重要です。

入社時の行政手続(健康保険と厚生年金保険の加入)

従業員が入社したら、健康保険と厚生年金保険(以下、社会保険)の資格取得届出を行います。扶養親族がいる場合は、加入要件に合致する場合にのみ社会保険への加入ができます。

パートやアルバイトでも、1週間の所定労働時間及び1か月の所定労働日数が同じ事業所の一般従業員の4分の3以上である場合は加入の対象となります。また、所定労働時間及び所定労働日数が4分の3未満でも、下記の要件をすべて満たす場合、加入の対象となります。

  • 週の所定労働時間が20時間以上あること
  • 雇用期間が1年以上見込まれること
  • 賃金の月額が8万8000円以上であること
  • 学生でないこと
  • 常時501人以上の企業に勤めていること

社会保険の加入手続きは、従業員を雇用してから5日以内に年金事務所または健康保険組合へ届出をします。

入社時の行政手続(雇用保険の加入)

また雇用保険も資格取得届出が必要です。パート・アルバイトの場合は、下記のどちらも満たす場合、加入する必要があります。

  • 31日以上の雇用が見込まれる(30日以下の雇用だったものが31日以上となった場合は、なった日より加入)
  • 所定労働時間が週20時間以上

雇用保険の加入手続きは、雇用した月の翌月10日までに行います。

退社時の行政手続(雇用保険の資格喪失)

従業員が退職したら、雇用保険と社会保険の資格喪失届出が必要です。 雇用保険は、退職日の翌日から10日以内に管轄のハローワークへ届出をします。離職票の交付を希望しない場合以外は、原則として離職票の発行が必要となります。

退社時の行政手続(健康保険と厚生年金保険の資格喪失)

社会保険は、退職日の翌日から5日以内に年金事務所または健康保険組合へ届出します。届出時には健康保険被保険者証を返却します。扶養親族も加入していた場合は、扶養親族の被保険者証も併せて返却となります。

退社時の行政手続(社会保険の任意継続)

社会保険では、退職日まで2ヶ月以上継続して被保険者期間がある場合には、2年間を限度に、退職時に加入していた社会保険の任意継続をすることも可能です。

ただし、任意継続をする場合には、事業所と従業員で折半となっていた保険料が全額従業員負担となります。健康保険の任意継続を希望する場合は「従業員本人」が、資格喪失日=退職日の翌日から20日以内に加入申請をします。

4)就業規則を含む社内制度・ルールの整備

従業員との間で就業ルールに関する契約を結ぶ際に必要となるのが、雇用契約書と就業規則です。

雇用契約書は労働条件通知書とほぼ同内容で、使用者と従業員の同意欄があるかが差となりますので、ここでは就業規則について詳しく説明します。

従業員数10名未満でも就業規則は作成するのがおすすめ

就業規則は、従業員10名以上の場合には作成・届出の義務があります。しかし、就業規則の作成届出義務がない従業員10名未満の会社では、雇用契約書のみで就業ルールに関し従業員との合意を得るケースもあります。

しかし就業規則がない場合は、就業規則に定めがある事で有効となる休職・復職の制度や、万が一の際に適正な懲戒処分ができないなど、さまざまな問題に発展することが考えられます。よって従業員数に関わらず、就業規則を含む社内制度を整備しておくことをおすすめします。

就業規則の適用対象

就業規則の作成届出義務があるかどうかにかかる従業員の対象は、社員のみならず契約社員やパート・アルバイトも含みます。ひとつの就業規則ですべての雇用形態をカバーする場合、ある雇用形態に適用したい条件としたくない条件があると分かりにくくなります。

必要に応じて契約社員やパート・アルバイトの雇用形態ごとに就業規則を用意するのがよいでしょう。

就業規則に記載する事項

就業規則は、会社が従業員に対し自社の就業ルールを示すものです。

必ず記載する事項は、次の内容にかかわる事項となります。

  • 始業時刻と終業時刻
  • 休憩時間・休日
  • 賃金
  • 退職

他にも、就業規則に定めておくことで有効となる事項についてもルール化しておきます。

  • 休職・復職の制度
  • 退職金制度など

就業規則は意見書とともに届け出が必要

就業規則は、作成したものを会社に保管しておくだけではダメで、従業員の過半数代表者もしくは労働者の過半数が加入する労働組合の意見書を添付したうえで、管轄の労働基準監督署に届け出をします。

届け出後は就業規則を周知

届出後も、就業規則を事業所内の見やすい位置への備えつけなどによって、従業員にその内容を周知することが必要です。なお、就業規則の作成は、会社ごとではなく、事業所単位だという点に注意しましょう。

就業規則以外の規程の整備

また就業ルールの整備という点では、以下のような必要な規程も併せて用意をすると、就業ルールが分かりやすくなります。

  • 出張旅費規程
  • 慶弔見舞金規程
  • 情報セキュリティ管理規程
  • マイナンバー取り扱い規程 など

5)給与計算

従業員を雇用していると必ず必要となるのが給与計算です。

給与計算とは

給与は、毎月同じ額の支給にみえるかもしれませんが、給与を構成する項目ごとに毎月変動があったり、項目ごとの計算方法が複雑であったりするため、その計算は意外と大変です。

支給額 - 控除額 = 従業員への支給額

支給額は役員報酬・基本給・残業手当・通勤手当などがあり、これを合算した額となります。

控除項目には社会保険料・雇用保険料・所得税・住民税といった保険料や税金があり、これらを差し引いた額を支払います。

つまり給与計算は正しい給与額を計算し、国に納める正しい税額・保険料額を計算する業務になります。

年末調整も給与計算関連業務の一つ

また年末になると年間の所得税を確定させる年末調整という作業があります。年末調整は、毎月の給与計算時に仮で計算されていた所得税額を確定し、差額を還付・徴収するものです。

計算するにあたり、最新の扶養親族の情報・生命保険料などの保険料支払い・住宅購入状況などの個人情報を収集し取り扱う事から、適正な管理を行い、社内外ともに情報漏えいを防止する必要があります。

給与計算は「正しさ」が命

給与計算は「正しく計算されて当たり前」のもの。残業代などが正しく計算されていない場合には、賃金の未払いにつながりかねません。

年末調整以外でも、随時従業員や親族の情報を取り扱いますので、社内外ともに情報漏えいのリスクが想定されます。万が一、情報漏えいをした場合は、法律に基づく刑事罰や従業員からの訴訟が生じるリスクも想定されます。

6)勤怠管理・労働時間管理

勤怠管理・労働時間管理は、前述の給与計算業務で必要なのはもちろん、日々の勤務実態を把握する意味で重要です。適正な労務管理のためには、まずは勤怠管理を正しく行うことが大前提といえます。

勤怠管理の方法

日々の勤怠管理では、始業時間と終業時間・休憩時間、休日・年次有給休暇を記録します。これにより、休日や時間外労働の有無、年次有給休暇の取得などを正確に把握します。

管理方法は、厚生労働省の「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関する基準」で認められている以下のいずれかの方法で行います。

  • 使用者自ら確認・記録する
  • タイムカード・ICカード・指紋認証などの機器を用いて客観的に確認・記録する
  • 従業員の自己申告制による方法

勤怠管理は 健康な職場づくりに必要

勤怠管理は使用者側の義務であると再認識をする事が、従業員に対し、法令を順守し健全な経営を行っているということをアピールできます。

また正しい勤怠管理は、働き方に問題のある従業員を早期に発見でき、訴訟などのトラブルや過重労働を未然に防ぐことにつながります。長時間労働が見つかった場合は早期に対策ができ、従業員の心身の健康維持や増進、生産性の向上につながります。

7)法定三帳簿などの整備

法定三帳簿は、労働者を雇用したすべての事業所で整え保存する義務のある書類で、労働基準法で具体的に定められています。

労働者名簿

「労働者名簿」は、あまり聞きなれない帳簿かもしれませんが、事業場ごと(企業単位ではありません)に日雇い労働者以外の全従業員について法律で決められた項目について作成し、整備しておくことが義務付けられています(労働基準法第107条)。

記載内容に変更があった場合は、遅滞なく訂正が必要とされています。帳簿は、給与計算システムや人事管理システムから必要に応じて出力できる形で構いません。

なお履歴書では代用できませんのでご注意ください。

賃金台帳

「賃金台帳」も事業場ごとに作成し、賃金支払いの都度、遅滞なく一定の事項を記入しておくとされています(労働基準法第108条、同法施行規則第54条)。

通常は、給与計算システムで出力できるようになっています。

出勤簿

「出勤簿」という名称については法律上の規定はありません。出勤簿は、前述の賃金台帳に記載義務がある労働時間数等を確認するための帳簿になります。

記載事項として、労働日数、労働時間数、時間外労働・休日労働・深夜労働 を行った時間数が定められています。

8)諸手続き

前述した従業員の入社・退職・異動に伴う労働社会保険の手続き以外にも、以下のような手続きは労務管理の一つといえます。

従業員の引っ越しや結婚に際する手続き

従業員の引っ越しや結婚に際する手続きは、移転費用に関する規程や慶弔見舞金規程などに具体的な扱いを定めておくケースが多く、これらのルールに基づいて対応します。

引っ越し費用の負担の有無、借り上げ社宅がある場合は契約の手続き、結婚であればお祝金の支給などがあり、また社会保険では住所変更手続きが必要になります。

産休・育児休業の手続き

産休・育児休業については、出産予定日より産前産後休業期間を確認します。

また出産に伴う諸手続(出産育児一時金、出産手当金、育児休業給付)に関し、本人に説明をし、それぞれ時期に応じて手続きを行います。育児休業は、保育園の確保等が難しい場合に最大で子の誕生日より1年6か月まで延長ができますので、休業期間中の状況把握が必要とされます。

なお育児休業期間の延長は、2017年10月1日より最大で2歳までとなっています。

介護休業の手続き

介護休業は、要介護状態にある対象家族を介護する従業員が利用できる制度です。

利用するためには、労使協定で定める一定の要件に該当しない従業員で、休業の申し出時点で1年以上雇用されているか、有期雇用者であれば、介護休業取得予定日の93日から6か月以内に労働契約が満了しない場合は、介護休業を取得する事ができます。

休業の申出は対象家族1人に3回まで、実際の休業は1日単位ではなくまとまった期間で取得します。また休業対象家族について、介護休業の日数合計が93日に達している場合は、その対象家族について介護休業をすることはできません。

9)健康診断などの安全衛生

労務管理では、従業員の健康管理や安全衛生管理も必要になります。

健康診断

健康管理では、雇い入れ時健康診断、定期健康診断、深夜業や有害業務時の健康診断がありますが、この中でも定期健康診断の実施が主になります。

雇い入れ時健康診断
従業員を採用した際に行いますが、採用日以前3ヶ月以内に受診した健康診断結果を提出する事により省略する事ができます。
定期健康診断
1年以内ごとに1回実施が義務付けられています。
深夜業や有害物質取り扱い業務に従事する場合の健康診断
該当業務への配置替えの際と6か月以内ごとに1回実施が義務づけられています。

いずれも使用者側の安全配慮義務が求められるものですので、従業員が全員受診するよう促す必要があります。

衛生推進者や衛生管理者等の選任

健康診断以外では、業種と従業員数によって衛生推進者や産業医などの選任が必要になります。

選任の必要がある条件 選任の必要がある役割 法的根拠
従業員数10人以上50人未満の事業場 安全衛生推進者、または衛生推進者の専任 労働安全衛生法12条の2
従業員数50人以上の事業場 産業医の選任 労働安全衛生法13条
労働災害防止のための管理が必要な作業で政令で定めるものがある 作業主任者の選任(事業場内の危険有害な作業区分ごと) 労働安全衛生法14条

衛生委員会や安全委員会の設置

衛生推進者や産業医などの選任以外に、安全委員会・衛生委員会の設置を行なうのも労務管理の仕事の一つです。

設置の必要がある条件 設置の必要がある役割 法的根拠
従業員数50人以上の事業場 衛生委員会の設置(衛生に関する事項を調査・審議して、事業者に意見を述べる) 労働安全衛生法18条
一定の業種の 50人以上 または 100人以上の事業場(業種により異なる) 安全委員会の設置(安全に関する事項を調査・審議し、事業者に意見を述べる) 労働安全衛生法17条

なお安全委員会を設置しなければならない事業場では、衛生委員会も設置しなければならないため、各委員会の設置に代えて安全衛生委員会を設置することができます。(安衛法19条)。

安全衛生管理体制について、しっかり対応されている企業は多くありません。自社の規模に応じた整備を行いましょう。

10)メンタルヘルスケアとストレスチェック

厚生労働省の調査(H19年労働者健康状況調査)によると、過重労働や人間関係から強い不安やストレスを感じる労働者が6割に上るといわれています。現実にメンタルヘルス不全者が増加している事は否めません。

不全が顕在している従業員はもちろん、不全が潜在している従業員を早期に発見し、早め早めの対応をする事でメンタル不全を防ぐ事が労務管理の仕事に求められています。

「メンタルヘルス指針」に沿ったケアの実施

国は「労働者の心の健康保持増進のための指針(メンタルヘルス指針)」を定めて、積極的にメンタルヘルスケアを推進しています。

「メンタルヘルス指針」では、「セルフケア」「ラインによるケア」「事業場内産業保健スタッフ等によるケア」及び「事業場外資源によるケア」の4つのケアを、継続的かつ計画的に実施することが基本であるとしています。

この指針を実施するための具体的な方策として、以下の内容の実施を推進しています。

  • メンタルヘルスケアを推進するための教育研修・情報提供
  • 職場環境等の把握と改善
  • メンタルヘルス不調への気付きと対応
  • 職場復帰への支援

ご自身の企業ではこれらのの内容がどのように行われているか、確認してみましょう。

ストレスチェック制度

ストレスチェック制度は、従業員50名以上の企業に対して、医師、保健師等によるストレスチェックを実施することが義務付けています。このストレスチェックの検査結果は、検査を実施した医師等から直接本人に通知され、本人の同意なく会社に提供されることは禁止されます。

チェックの結果、高ストレスなど一定の要件に該当する労働者から申出があった場合、医師による面接指導を実施することは会社の義務となります。また面接指導の結果によっては、医師の意見を聴き、必要に応じ就業上の措置を講ずる必要があります。

11)ハラスメント防止対策

ハラスメントの防止対策も、重要な課題といえます。

職場でのハラスメントとは

職場でのハラスメントとは、同じ職場で働く者に対して、職務上の地位や人間関係など職場内での関係性を背景に、業務の適正な範囲を超えて、精神的・身体的苦痛を与え職場環境を悪化させる行為をいいます。職場での「いじめ・嫌がらせ」「ハラスメント」は、労働者の尊厳や人格を侵害する許されない行為です。

具体的には、以下のような行為がハラスメントに当たります。

  • 暴行・傷害(身体的な攻撃)
  • 脅迫・名誉毀損・侮辱・ひどい暴言(精神的な攻撃)
  • 隔離・仲間外し・無視(人間関係からの切り離し)
  • 業務上明らかに不要なことや遂行不可能なことの強制
  • 仕事の妨害(過大な要求)
  • 業務上の合理性なく、能力や経験とかけ離れた程度の低い仕事を命じることや仕事を与えないこと(過小な要求)
  • 私的なことに過度に立ち入ること(個の侵害)

ハラスメント予防は企業の義務

またハラスメントは、被害者だけでなく、加害者、そして企業にとっても損失が大きいことを理解すべきでしょう。

使用者は、労働者に対する安全配慮義務(労契法5条)があり、職場のハラスメントを予防する義務を負っています。この義務を怠った場合には、債務不履行責任(民法415条)が問われることになります。

使用者は、職場でのハラスメント行為を許さないことを示し、ハラスメント防止の重要性を従業員に教育し、また、実態を把握し、問題があったときに迅速適正に解決できる仕組みを整備する必要があります。

12)マイナンバー管理

マイナンバー制度とは

マイナンバー制度とは、2016年1月から始まった社会保障・税番号制度です。すべての国民に個別の番号を割り当て、社会保険や雇用保険など従業員の手続きに利用し、行政の効率化を行うという制度です。

また税制面でも源泉徴収票や給与支払報告書などにマイナンバーを記載し、税制面での行政の効率化を図っています。

厳重な対応が必要なマイナンバー管理

マイナンバーは個人情報よりもさらにプライベートな「特定個人情報」です。これを全従業員分預かることになりますので、企業はしっかりとしたマイナンバー管理体制を整えることが求められます。具体的に次のような対応を含め、厳重な管理を行なうことが会社の義務となります。

  • マイナンバーを適正に扱うための社内規程づくり(基本方針や取扱規程の策定)
  • 特定個人情報の安全管理措置の検討(組織体制、担当者の監督、区域管理、漏えい防止、アクセス制御など)
  • マイナンバーに対応したシステム開発や改修(人事、給料、会計システム等への対応)
  • 社内研修・教育の実施(特に総務・経理部門などマイナンバーを取り扱う事務を行う従業員への周知徹底)

まとめ

「企業は人なり」とよく言われますが、経営者が優秀なだけでは企業は成り立たず、従業員の積極的な意欲と行動が企業の発展の為には必要不可欠です

企業は「ヒト」「モノ」「カネ」の3つの経営要素から成り立っています。最近では「情報」も重要な経営資源に加えられています。その中で、最も重要な「ヒト」を活かすための管理活動が「労務管理」です。

「働き方改革」が重要視される今、時代の転換期を迎えています。使用者・労働者という立場にかかわらず、各々が正しい労働法規の知識を基に、適正な対応・行動を行うこと、法令遵守(コンプライアンス)を重視し、企業の信頼を高める事を目的とした労務管理を行うことが求められています。

narisawa-sama

執筆: 成澤紀美(なりさわ きみ)特定社会保険労務士

社会保険労務士法人スマイング、代表の成澤です。 当社は「企業と人に元気と笑顔を!」をビジョンに掲げ、IT業界に特化した事務所として人事・労務のワンストップサービスを展開しています。

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