給与計算・労務管理の基礎知識

マイナンバーと必要な対応まとめ

マイナンバー(社会保障・税番号制度)とは、平成28年に始まった国民に番号を割り振って個人情報を管理する制度のことです。行政書類や税金、保険関係の書類にはマイナンバーの記載が必要になりました。ここではマイナンバーを収集する際や、管理の際に気をつけるポイントなどをまとめてご紹介します。

マイナンバーとは

マイナンバーとは、平成28年から始まった個人に管理ナンバーを割り振り、社会保障、税、災害対策の3分野で個人情報を処理する制度のことです。一般的には「国民総背番号制」とも呼ばれ、全国的に徐々にマイナンバーを利用する制度が始まってきています。

担当者にとって、マイナンバーを強く意識することになるのは年末調整のときでしょう。平成28年の年末調整からは、源泉徴収票の他にも、扶養控除申告書や給与支払報告書も、マイナンバーを記入する新しいタイプのフォーマットに生まれ変わりました。

マイナンバーがわからないときの対応

実際に年末調整の段階で、手元にマイナンバー通知カードやマイナンバーカードがなく、自分の番号がわからないということもあるでしょう。そんなときには、再発行をする必要があります。

マイナンバーカードの再発行は役所で

マイナンバーカードはマイナンバーが記載されている顔写真が入ったカードです。マイナンバーカードの再発行は、役所での申請で受け付けられます。マイナンバーカードは、初回は無料で手に入りますが、再発行には手数料がかかります。また受取時に運転免許証やパスポート、保険証などの本人確認書類を持参する必要があります。

再発行には1カ月程度かかる

役所でマイナンバーカードの申請をしても、その場で発行されるわけではありません。マイナンバーカードの再発行には、3週間から1カ月程度時間がかかります。また再発行したものは、自宅に郵送されるのではなく、役所に行って直接受け取る必要があります。

すぐにマイナンバーを知りたいなら住民票の写しを

マイナンバーカードの再発行をせずに、マイナンバーを知る方法があります。それは「マイナンバーが記載された住民票の写し」を役所で発行してもらう方法です。発行の際には、発行手数料300円と、運転免許証やパスポートなどの本人確認証が必要です。

申請をしてから数十分ほどで発行されます。マイナンバーだけをはやく知りたい場合には、「マイナンバーが記載された住民票の写し」を発行するのがよいでしょう。

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マイナンバーの収集方法

事業者側でマイナンバーが必要になった際には、従業員からマイナンバーの収集をします。しかしマイナンバーという個人情報が記載されているために、収集方法にも十分に気を遣う必要があります。

社会保険・税務関係の事務を目的とする場合のみ収集する

雇用契約の段階で、社会保険や税務関係の事務の必要性が生じるので、被雇用者からマイナンバーを収集できます。収集の際には、事前にマイナンバーを収集する必要性を記載した書類を従業員に配布し、理解を求めるようにしましょう。

また、企業側が取引先個人からマイナンバーを収集する場合で、どうしてもマイナンバーの開示が受けられなかった場合は、その履歴や理由などを細かく記録しておき、収集できなかった経緯を説明できるようにしておきます。

本人から受け取る際には本人確認書類も必要

マイナンバーを所有する本人から収集する場合は、本人確認書類と一緒に収集する必要があります。マイナンバーとの組み合わせは、以下の3種類のどれかが必要になります。

     
  1. マイナンバーカード(個人番号カード)
  2.  
  3. 通知カードと免許証、またはパスポートなど
  4.  
  5. 住民票の写しと免許証、またはパスポートなど

本人から収集する際には、必ず上記の書類を一緒に集めるようにしましょう。

マイナンバーの保管方法

マイナンバーを保管する際には、管理区域と取扱区域を明確にし、しっかりとマイナンバーを保管するように義務付けられています。

また取扱区域とは、マイナンバーが記載された書類を、作成し、印刷する場所のことを指します。こちらも厳重な管理体制のもと、部外者の不要な立ち入りを制限し、情報の漏洩を防ぐ工夫が求められています。

最近ではクラウド型のマイナンバー保管システムも人気です。マイナンバーカードなどをスマホで写真を撮れば、そのまま情報をペーパーレスで保管できます。給与計算とも連動し、年末調整の際には自動でマイナンバーを法定調書に印字もできます。厳重に守られたクラウドシステムなので、物理的なファイル保存よりも手間がかからず便利です。

マイナンバーの利用方法

マイナンバーを利用する場面は大きく2つに分けられます。

納税の際に利用する

サラリーマンは源泉徴収によって、納税をしています。多くは配偶者や扶養家族の分も揃えて、年末調整の段階でマイナンバーを利用します。

社会保障を受ける際にも利用する

毎月の納税と同じように、社会保険や厚生年金、雇用保険に加入する場合にもマイナンバーを利用します。また出産手当金や育児一時金や児童手当の申請時にも記載することがあります。

マイナンバーを利用する給与計算・労務関係の書類

事業者が作成する書類の中で、マイナンバーの記載が必要なものは多くあります。ここでは経理や人事が利用する代表的なものをご紹介します。

税金関係
  • 給与所得の源泉徴収票
  • 退職所得の源泉徴収票
  • 報酬、料金、契約及び賞金の支払調書など
地方税関係
  • 給与所得の給与支払報告書
  • 退職所得の特別徴収票
扶養控除関係
  • 給与所得者の扶養控除等(異動)申告書
雇用保険関係
  • 雇用保険被保険者資格取得届
  • 雇用保険被保険者資格喪失届など
健康保険・厚生年金関係
  • 健康保険、厚生年金保険被保険者資格取得届
  • 健康保険被扶養者届
  • 健康保険、厚生年金保険被保険者喪失届など

また、この他にも個人から不動産などを賃貸している場合や、購入した場合などで一定の場合にはその相手からマイナンバーを収集する必要があります。

まとめ

マイナンバーとは、日本国民全員一人ひとりに割り振られた番号のことです。平成28年からは各種書類にマイナンバーの記載を必要とするものが増え、今後はさらにマイナンバーの出番が増えることが予想されます。厳重な管理体制のもと、不備なくマイナンバーを利用できるようにしましょう。

人事労務freee

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