人事労務の基礎知識

タイムカードとエクセルでの勤怠管理のメリット・デメリット

労務管理を適切に行うには自社の実態に合わせて就業規則を作成し、適正な方法で勤怠管理をすることが重要です。タイムカードとエクセルにで行なう勤怠管理について、業界ごとに起こりやすい問題と適正に運用するためのポイントをまとめました。

タイムカードとエクセルで行う勤怠管理とは

タイムカードは広くいうとICカードも含まれますが、ここでは紙のタイムカードで行なう勤怠管理方法をみていきましょう。

紙のタイムカードとエクセルを用いた勤怠管理は、タイムレコーダーの機能によって作業の内容も工数も異なります。打刻だけのシンプルな機種では、タイムカードに印字された出退勤データをエクセルに手作業で入力し、計算式(関数)を用いて労働時間を集計するのが一般的です。

しかし、タイムレコーダーだけで時間集計まで行えるもの、また、レコーダー内の勤怠情報をSDカードなどでデータをパソコンに取り込めるタイプもあります。特に、パソコンにデータを送信できるレコーダーはタイムカードのデータを手で入力するのに比べ、業務量や作業時間を大幅に削減でき、エラーの発生も抑えられるのがメリットです。

締め日の前後に必要となる作業

紙のタイムカードとエクセルを使った勤怠管理は、締め日前に新しいタイムカードを準備し、締め日後にはデータの確認や修正などが必要です。

主な準備としてはタイムカードの在庫を確認し、締め日前に名前や職種などの印刷、また、支社が遠隔地の場合はタイムカードを郵送するなどの作業を行います。そして、締め日になったらタイムカードを回収し、打刻もれや打刻ミスなどを一つひとつ確認し、必要に応じて本人に確認しながら修正しなければなりません。

勤怠データは給与計算の基になるとともに、長時間労働による健康障害を防ぐための取り組み、あるいは労働基準法などの法令を遵守する上でも基礎となる重要なデータです。そのため、エクセルに入力したデータや集計結果の確認は、ダブルチェックを履行するなど慎重に作業を進める必要があります。

タイムカードやエクセルで勤怠管理を行なうメリット

紙のタイムカードによる勤怠管理は古いやり方といわれることもありますが、以下のようなメリットがあるので現在も導入している企業は少なくありません。

エクセルなら手軽に始められる

マイクロソフトのOfficeを使用しているなら、ソフトを新たに購入する必要はありません。また、集計に必要なエクセルの計算式(関数)についても、無料のテンプレートなどを利用すれば、関数についてあまり詳しくない人でも手軽に始めることができます。

使い方が簡単なため教育コストも抑えられる

入力や集計などの作業は、使い慣れたエクセルの基本的な操作で行えます。また、タイムカードも、機械に通すだけで打刻完了です。

タイムレコーダーの機種によって「出」や「退」などのボタンを押して区別するタイプもありますが、操作はシンプルなので従業員は覚えやすいでしょう。そのため、新たな勤怠管理方法に関する社員教育に、多くの時間や手間をかける必要がありません。

タイムカードは「見てわかる」のが魅力

タイムカードの場合、タイムレコーダーを従業員の出入口付近に設置されていることが多いです。そのため、出社時、退社時にタイムカードやレコーダーが「目に入る」ので打刻を忘れずにできるという意見もあります。もちろん、打刻もれが起こる可能性はありますが、タイムカードなどの実物が目に入るという点ではリマインド効果が期待できる方法です。

また、ICカードをタッチする方法も打刻専用機を設置するので目に留まりますが、打刻時刻をその場で確認できません。さらに、カードの磁気が弱くなると、うまく読み取れないこともあるので正しく打刻できたかどうかを心配する社員もいます。その点、紙のタイムカードなら、時刻が正しく印字されたかをその場で確認できます。

国のガイドラインに則った勤怠管理ができる

厚生労働省は、平成29年1月20日、「労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン」 を策定し、労働時間の考え方や講ずべき措置を明らかにしました。ガイドラインでは使用者の現認によって確認する方法のほかに、タイムカードやICカードなどによる記録を基礎として労働時間を把握するよう求めています。

また、労働基準監督署の調査が入った場合にも、タイムカードなどの客観的な記録を求められるのが一般的です。もちろん、労働時間はタイムカードの記録を基礎とするのであり、タイムカードのデータだけで判断する訳ではありません。しかし、自己申告制で把握した場合より、タイムカードで客観的な記録を残していることは労基署対策としても一つの利点となるでしょう。

ただし、労基署対策としてではなく、使用者は従業員に対する安全配慮義務の点からも、賃金を適正に支払うためにも労働時間をあいまいにすることは許されません。就業規則の定めと勤怠管理方法が実態に合っているか、カードに記録された時刻と実際の出退勤の時刻に大きな乖離がないかなどの点に十分留意して運用してください。

*参考:厚生労働省 労働時間の適正な把握のために使用者が講ずべき措置に関するガイドライン(平成29年1月20日策定)

タイムカードやエクセルによる勤怠管理のデメリット

デメリットについては、まず一般的にいわれる問題点を確認し、その後、業界ごとの勤怠管理の特徴や問題点、対策などを説明します。

打刻修正や集計に手間がかかり負担が大きい

紙のタイムカードの場合、労務管理担当者がどんなに注意を促しても、残念ながら打刻もれや重複打刻(二重打ち)などのミスはゼロになりません。

そのため、タイムカード回収後の確認と修正は欠かせない作業となっています。たとえば、打刻もれについてその都度、従業員に問い合わせ、今後は打刻もれをしないように注意を促す必要もあるので担当者は大変です。

また、エクセルの入力や集計の作業も膨大な時間と手間がかかり、手作業が多いとエラーも起こります。間違いに気づかずにいると給与も間違ってしまい、後で精算しなければなりません。修正も、集計も負担の大きい作業ですが正確に行いましょう。

タイムカードの回収に手間取ることも多い

支店など複数の店舗がある場合、毎月締め日前にタイムカードを配布(送付)し、締め日を過ぎたら回収することになります。この回収作業を「時間も手間もかかって大変」と感じている担当者は少なくないようです。

また、回収が順調にいかないと集計作業に入れないので、給与支払い日が週末に当たるような場合には通常より短期間に処理しなければなりません。そのため、担当者の中にはカードが到着するのを「イライラしながら待っている」などエクセルの作業を始める前からエネルギーを遣ってしまいます。

紙のタイムカードは不正打刻が起こりやすい

紙タイプは、本人以外の人が打刻しても見分けがつかないため、同僚に頼んで打刻してもらうなど「不正打刻をしやすい」のが大きな問題です。不正の方法としては遅刻したときに故意に打刻せず、「打刻もれ」を装って遅刻をごまかそうとする人もいます。

このような不正行為は、他の従業員にも影響を与えるので注意が必要です。たとえば、不正打刻について周囲も薄々は気づいていることが多く、中には不正行為を自慢気に話す人もいるので「真面目に打刻するのがバカバカしい」といった気分になります。すると、軽い気持ちで不正をしてしまうなど、負の連鎖が起きることも否定できません。

また気をつけたいのは、不正行為をしている人に対し、人事労務担当者がどのような対応するのかを社員は注目しているということです。公平性が失われると従業員の労働意欲にも影響するため、不正行為については毅然とした態度で臨んでください。

保存期間は3年!タイムカードは保管費用も必要

タイムカードでの勤怠管理は導入時にタイムレコーダーやカードを入れるラックなどが必要ですが、消耗品としてタイムカードやインクカートリッジなど費用もかかります。

また、労働基準法では賃金や労働時間などの記録をした賃金台帳やタイムカードなどの資料を3年間保存するように使用者に課しています。そのため、タイムカードを保管するための保管庫の購入費、さらに保管するためのスペースも必要です。

エクセルの計算エラーで重大な問題に発展することも

エクセルの作業は正確にデータを入力するとともに、計算式(関数)を正しく設定し、必要に応じて計算式の追加や変更をしなければなりません。また、計算式を入力したのに、新しい計算式が正しく反映されていなかったなどの理由で重大な計算エラーを招くことがあります。

もちろんエラー表示が出れば気づきますが、中には気づきにくいものもあるので注意が必要です。たとえば、計算式だけでなく、エクセルの「表示形式」を正しく設定しないと適切な時間数を求めることができません。

また、毎月行っている作業は次第に慣れが生じるため、うっかりミスが増えたり、思い込みによってエラーを見逃したりといったことが起こりがちです。計算エラーは労働時間数の誤りに留まらず、知らぬ間に未払い賃金を発生させ、引いては企業の信頼損失につながる可能性もあるので慎重に作業してください。

給与計算に必要なデータインポートも手間の一つ

最近のタイムレコーダーは機能が向上し、勤怠データをSDカードやネット回線を利用してパソコンに取り込み、給与計算ソフトと連携できるものもあります。しかし、シンプルな機能のタイムレコーダーの場合、タイムカードのデータを転記しなければなりません。

転記自体は単純な作業ですがヒューマンエラーが起こりやすいので、給与計算の過程では最も気を遣う作業といってもよいでしょう。そのため、タイムカードで勤怠管理をしている企業では締め日以降に作業が集中し、給与日までの数日間は「残業が当たり前」「毎月、憂うつ」という担当者は多いです。

タイムカードは残業時間管理の頻度が落ちる

残業時間の管理は割増賃金を適切に支給するために必要となるだけでなく、長時間労働による健康障害を予防する上でも重要です。

しかし、タイムカードとエクセルによる方法は、勤怠管理システムのように勤怠状況をリアルタイムで確認することができません。月次集計ではなく週次でまめに集計をした場合でも、残業時間を正確に算出するには時間がかかり、タイムラグが発生します。

また、残業時間をリアルタイムで把握できないことにより、36協定に定めた上限時間を超えてしまう可能性があり、 業務の適正な配分など必要な措置が遅れてしまいます。

トラブル防止のためにデータのバックアップは必須に

勤怠データは労務管理上重要な情報のため、「消えてしまった」と慌てることがないように慎重な対応が必要です。エクセルへのデータ入力や集計の作業中にうっかり消してしまう可能性もありますので、「バックアップをとる習慣」が必要となります。

また、労働時間に関する帳簿類は、使用者に3年間の保存義務が課せられています。保存期間中は火災や盗難などによる消失や紛失に留意し、データを破棄するまでしっかり管理しなければなりません。

頻繁に行われる法の改正・制定への対応が難しい

労働関係の法令は社会情勢に応じて頻繁に変わり、変更した事実や内容を正しくとらえるのが大変な面もあります。法令を遵守するためには、法の改正や制定に合わせて自社の就業規則を変更し、変更後の就業規則に合った方法で勤怠管理をする必要があります。

しかし、労務担当者が法改正を見逃していた、あるいは改正内容を誤って理解していたなどの理由で思わぬ未払い賃金が発生してしまうこともあるので注意してください。

業界ごとに起こりやすい勤怠管理の問題点とその対策

勤怠管理は、業界によって問題になりやすい点が異なります。ここでは、建設業や製造業などの業界を取り上げて説明しましょう。

建設業の勤怠管理のポイント

建設業は現場によってインフラ環境が違う、現場への直行直帰が多いなどの理由でタイムカードによる勤怠方法が難しく、日報を使っている企業は少なくありません。

悪天候による作業の中断などに対する対応
建設業の場合、天候に左右されて作業が中断して拘束時間が長くなったり、繁忙期と閑散期の差が激しかったり、いくつかの特徴があります。どのような場合に労働時間と認め、給与が支払われるのかを就業規則にきちんと定めておき、勤怠管理にも適切に反映することが重要です。

特に、大規模な建設現場では、建設途中の変更やトラブル発生などで工程に大幅な遅れが生じることがあります。しかし、竣工日はすでに決まっているので、やむを得ず残業や休日に働いて間に合わせることが多いようです。
労働者の安全と健康のために必要な勤怠管理
建設業は、36協定の「延長時間の限度基準」が適用されません。しかし、死亡災害の発生件数が多いことなどを考えると、疲労や集中力の低下を引き起重労働の防止は重要です。

一方、建設業界で働く労働者は季節労働者や日雇労働者など雇用形態が多様なため、勤怠管理は複雑になるでしょう。労務担当者の負担は大きくなりますが、労働時間を迅速に、また、正しく把握して適切な健康管理措置につなげることが大切です。

製造業の勤怠管理のポイント

製造業の従業員は基本的に工場内で働いているため建設業とは違い、タイムカードに直接、打刻ができるのはメリットといえます。しかし、工場の規模が大きく、広い敷地に建物が分かれているような場合はそれぞれの建物にタイムレコーダーを設置することになるので初期費用がかかります。

動線に配慮して打刻をスムーズに
24時間フル稼働の製造業では、一つの拠点に千人を超えるような大勢の従業員が勤務しています。そのため、出退勤が重なるとタイムレコーダーのところで渋滞が発生し、並んでいる間に「遅刻」といった事態もあるようです。
もし、出入口が複数あるなら、タイムレコーダーの設置個所を増やし、効率よく流れるように動線にも配慮しましょう。
打刻もれや打刻ミスの削減が重要
交代制勤務で大勢の従業員が働いている職場では、たとえば打刻もれがあるとシフト表や休暇簿と出退勤データを照合し、修正することになるので労務担当者は大変です。そのような事態を回避するには正しく打刻するように従業員への指導を徹底するなどの方法があります。

飲食業や小売業の勤怠管理のポイント

飲食店や小売店にみられる特徴と勤怠管理上、起こりやすい問題を説明します。

休憩時間の管理が必要に
飲食店や小売店はパートやアルバイトなどの非正規社員の割合が多く、「卸売・小売業」ではおよそ半数、「飲食店・宿泊業」に至っては約7割が非正規社員です(*)。非正規社員は働く時間数や時間帯、時給などが人によって違うので、非正規社員が多い職場では勤怠管理も給与計算も煩雑になります。

また、小売店などの場合、休憩時間を一斉にとりにくく、繁忙状況によって休憩時間が短くなることもあるでしょう。休憩時間中の来客対応や電話当番は労働時間とみなされるため、休憩時間の管理が必要になります。

さらに、労働時間の長さによって法的に付与すべき休憩時間は異なりますが、就業規則で労働時間による休憩時間に差を設けている場合は出退勤だけでなく休憩時間の打刻も必要です。
ヘルプ勤務による勤怠管理への影響
飲食店や小売店のうち多店舗展開している企業では、他の店舗で急な欠員があったときには応援に行くことが多いです。ヘルプ勤務の場合、応援に行った先の店舗にもタイムカードを作ることが多いので、集計の際は複数のタイムカードを集めて名寄せの作業が必要になります。

このようなヘルプ勤務は、緊急時には非常に役立つ方法です。しかし、タイムカードで管理する場合、勤怠管理だけでなく店舗ごとの人件費など原価管理をするのも難しいといわれている点は留意しておきましょう。

*参考: 厚生労働省 派遣・有期労働対策部企画課:「非正規雇用の現状」p12

派遣業、建物管理業などの勤怠管理のポイント

派遣社員や警備員、ビルの管理や清掃、あるいは営業職の人は派遣先への直行直帰が多いです。タイムカードを使って勤怠管理をする場合、直接、打刻ができないため社員は出先から労務管理者に電話で連絡をするケースも見られます。

しかし、実際には社員がどこから電話しているのか、予定の時刻にきちんと到着したのかを的確に把握することができません。また、直行直帰の社員が多いと労務管理者への電話が重なってつながりにくくなったり、労務管理者の負担も大きくなったり、さまざまな問題が起きます。

さらに、システム開発などの業界を中心に在宅勤務などのリモートワークを導入している企業が増えましたが、この場合もタイムカードで出退勤の管理するのは難しいため、適切に勤怠管理を行なう方法を模索することが必要です。

まとめ

タイムカードとエクセルによる勤怠管理は手軽に始められますが、手作業のためミスが起こりやすく、また、柔軟な就業スタイルに合わせにくいなどのデメリットがあります。
勤怠管理は自社に起きている問題を整理し、使いやすく効率のよい方法を、検討しましょう。

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