請求書の基礎知識

請求書の内容証明について

ビジネスを行う上で欠かせない請求書。取引内容を証明する上で請求書の管理は不可欠です。では具体的に取引先とのやり取りと証明するにはどのようにすればよいのでしょうか。今回は請求書の内容証明について解説します。

請求書の基礎知識

取引相手とのやり取りを進める上で切っても切り離せない請求書。言うまでもなく代金を取引相手に請求するための書類です。請求書の作成を会計業務の一環として何気なく行っている方もいらっしゃるかもしれませんが、入金されなければ意味がありません。入金をしっかりとしてもらえるよう取引相手に配慮した請求書の作成が不可欠です。

なぜ請求書の内容証明が必要なのか

請求書を取引先に送っても支払いがなく、督促を行っても入金されない場合は内容証明書を送付する場合があります。形式の決まった書留郵便で公文書として届けることになります。

入金されないリスクのある取引先に対して内容証明書を利用して解決を図るのは常套手段です。売り掛け債権の有効期限が請求日から2年間となり、期限内に内容証明書を送付しておくと6ヶ月間期限が延長します。

内容証明書を利用すれば、回収できていない取引を把握し、取引先に入金してもらうための対応を考えることができます。

内容証明書とは?

内容証明書は、いつ、誰が、どんな内容の取引を行ったか、取引相手がいつ請求書を受け取ったかを郵便局長が証明する文書です。内容証明書は証拠としての価値があり、取引相手へ入金を強く要求するなど警告をする場合には非常に意味があります。

未払いの請求には毅然とした姿勢での応対が重要です。取引相手に内容証明書を送付することで心理的な圧迫を与えることは確かです。内容証明書を送るべき取引先がどうかを見極めながら内容証明書を活用しビジネスを進めていきましょう。

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