青色申告の基礎知識

青色申告で経費になるものとならないものの違いは?

個人事業主が確定申告をする際に悩むこと。それは「これは経費になるのか?ならないのか?」ということではないでしょうか。
そこで、このページでは、青色申告で経費になるもの、ならないものの見分け方と、経費になる場合の勘定項目の選び方についてご紹介します。

天秤

楽に確定申告ができる会計freeeのサイトバナー

経費の大原則は「商売に関係のあるもの」

この支出は経費になるのか否か。
実はこの見分け方は極めてシンプルで、「その支払いが商売に関係あるなら経費、そうでないなら生活費」となります。具体的シーンを想定してその見分け方を考えてみましょう。

<例 ブランド物の焼酎を購入した>
ブランド物の焼酎の購入費は、経費とすることができるでしょうか。その答えは「その人の商売によって違う」というのが正解です。

例えば、製造業を営んでいる人の場合、普通に考えれば焼酎とその商売には直接の関係はありません。となると、焼酎の購入費を経費として数えられる可能性は高くないといえるでしょう。その一方で、飲食店を営んでいる人が自分の店で商品として提供するために焼酎を買ったのであれば、当然経費にすることができます。
ただし、製造業の場合、焼酎の購入費が絶対に経費にならないのかというと、そうとは限りません。例えばその焼酎をお得意先への贈答品として購入しているのであれば、それは接待交際費として経費性が認められることになります。

このように、大切なのは支出の内容そのものよりも、「その支出がどのようにして事業と関係しているのか?」という部分です。もし、品物を購入した際には、レシートや領収書の余白や裏面に「取引先に対する贈答用」など、用途のメモをしておくといいかもしれません。
そのほかの注意点としては、売上に対してあまりにも交際費が大きいなど、不自然な点があれば、経費として認められないこともあります。また、事業に関係する支出だとしても、交通反則金や罰則的な意味合いを持つ各種延滞税等などは経費として認められませんし、所得税や住民税も経費ではありません。

勘定項目の選び方

一口に「商売に関係ある支出」と言っても、例えば、プリンターのインク代やパソコンなどの事務用品、交通費、資料となる書籍の購入費など、さまざまな種類があり、すべてをそのまま記録していたのでは、「何にどれだけ使ったのか」という経費の全貌はわかりにくくなってしまいます。そこで、簿記ではさまざまな経費を「接待交際費」や「旅費交通費」「消耗品費」などとグループ分けして記帳します。この接待交際費や旅費交通費、消耗品費といったグループの名前を「勘定項目」といいます。

経費に関する悩みのひとつに、「どの勘定項目を使って記帳すればいいのか」という問題があります。例えば、「仕事の打ち合わせを兼ねて取引先と食事をした場合、それは会議費なのか交際費なのか?」。実は、どの勘定項目で処理するべきかは、「経費か否か」の判断さえ正しければ、ある程度自由裁量となっています。例えば、車に関する備品を購入したときに「消耗品」でも「車両費」でも、経費性が妥当であるならば、それほど大きな問題とはされないことが多いのです。

ただし、いくら勘定科目の選択は自由度が高いといっても、明らかに該当しない項目に分類するのは、課税上問題が生じてしまいます。特に保険料や租税公課、諸会費、賃借料などについては、消費税の申告において問題となることがありますので注意が必要です。

経費になるもの、ならないもの

基本的に、事業を営む上で必要な支出はすべて経費になりますが、中には判断が難しいものがあります。経費になるもの、ならないものを確認しておきましょう。

経費になるもの

次のようなものは経費になります。勘定項目の種類も含めてご紹介します。

  • 切手やはがき代、電話料金、インターネット回線使用料…「通信費」
  • 取引先への贈答品、社外の人への冠婚葬祭の祝儀や見舞金…「接待交際費」
  • チラシ、試供品、ネット広告…「広告宣伝費」
  • 収入印紙や固定資産税、事業税、自動車税、登録免許税…「租税公課」
  • 事務所の火災保険などの保険料…「損害保険料」
  • 従業員への見舞金や御祝金、慰安旅行の費用…「福利厚生費」
  • 借入金の利息…「利子割引料」
  • 回収できなかった売上金…「貸倒金」
  • 仕事を外に委託した費用…「外注工賃」

経費にならないもの

次のようなものは支出ではありますが、経費にはならなかったり、経費にするのに条件がついたりしますので、注意が必要です。

・借入金の元本返済
よくある勘違いなのですが、借入金の元本の返済は、借りていたお金を返しただけのことですので、経費にはなりません。一方、借入金に対する利息は経費に該当します。元本と利息を合わせて返済しているような場合には、それぞれを区分して経理処理をする必要があります。

・事業所を借りる際の礼金
礼金は金額が20万円未満の場合は一括して「地代家賃」で経費として処理します。20万円以上の場合は資産として処理し、賃貸する期間や5年間で「長期前払費用」で減価償却します。

・事業所を借りる際の敷金
敷金は「大家さんに対する預け金」とみなされ、退去をする際には戻ってきますので、支払った時点では経費になりません。退去時点で「修繕費」などに充当される部分があった場合、該当する金額を経費として処理します。

親族への人件費について

親族への人件費は、租税回避を防止するための観点から、原則的に経費として計上できないことになっています。ただし、青色申告の適用を受けている場合には、事前に届け出をすることにより、親族に対する給与の支払いが認められています。これを「青色事業専従者給与」と呼びます。なお、白色申告の場合は経費にはならず、代わりに家族従業員に支払った給与に応じて控除する「事業専従者控除」という制度を利用することになります。親族に給与を支払いたい場合には、青色申告を検討するのがおすすめです。

事業経費と家計費が混在している場合

個人事業主の場合、仕事とプライベートの線引きが難しい場合も多く、どうしても事業経費と家計費が混在してしまうことがあります。
例えば、自宅の一部を仕事用の事務所として使っているような場合、賃借料や水道光熱費などは、仕事用事務所に該当する部分だけ経費となります。仕事用事務所の部分が全体の何割にあたるかは、使用している部屋の面積など、客観的な根拠が必要です。そのほか、自家用車を事業に使用している、個人所有の携帯電話を事業でも使っているというときも同様に処理します。

確定申告(青色申告)を簡単に終わらせる方法

大きな節税メリットがある青色申告。お得であることは分かっていても、「確定申告書の作成は難しいのでは?」という意見も少なくありません。
そこでお勧めしたいのは、確定申告ソフトfreeeの活用です。

ステップに沿って入力するだけ

ステップに沿って入力するだけで、簡単に確定申告が完了します。

STEP1: 基本情報の入力

まずは基本情報の入力です。あなたの事業、事業主であるあなた自身の情報について入力後、青色申告・白色申告のいずれかを選択。提出方法も選択しましょう。

基本情報の入力

事業の基本情報を入力!

STEP2: 申告書作成に必要な情報の入力

次に、確定申告書を作成する際に必要な情報を入力していきます。年度の取引の最終確認を行った後、◯✕形式で22個質問に答えていきます。

まるばつ形式で回答

有料のスタータープラン(月額980円)、スタンダードプラン(月額1980円)は
チャットで確定申告についての質問が可能。
さらに、オプションサービスに申し込むと電話で質問も可能です。

STEP3: 完成!

STEP2で入力した内容を元に確定申告書が完成!


有料のスタータープラン(月額980円)とスタンダードプラン(月額1980円)では作成した書類の確認や出力が可能です。
マイナンバーカードとカードリーダをご用意いただけば、ご自宅からでもすぐに提出が完了するので、税務署に行く手間がかかりません!

※無料プランでは、申告書作成まで可能です。

会計freeeを使うとどれくらいお得?

確定申告ソフトのfreeeは、会計初心者の方からも「本当に簡単に終わった!」との声も多く寄せられています。

また、税理士さんなどに経理を依頼した場合、経理の月額費用は最低でも1万円、確定申告書類の作成は最低でも5万円〜10万円ほど必要です。

いかがでしょう?
確定申告ソフトのfreeeは、ステップに沿って質問に答えるだけで簡単に確定申告を完了することができます。
会計に関する知識がゼロの初心者の方から「本当に簡単に終わった!」との声も多数寄せられています。
確定申告を行うためには、日頃から帳簿をつけたり、必要書類をそろえたりしておく必要があります。しかし、確定申告ソフトを活用すれば、「青色申告をしたかったのに、書類不備で手続きできなかった!」「何度も書き直しで大変だった」という思いをすることは少ないでしょう。
余裕を持って確定申告を迎えるためにも、ぜひ確定申告ソフトの活用をご検討ください。

まとめ

経費の処理は一見難しく見えますが、「商売に関係のあるものが経費」という大原則を忘れなければ、それほど難しいものではありません。この記事を参考に、間違いのない処理を行ってください。また、勘定科目の管理が難しいと感じた方におすすめしたいのが、会計freeeです。勘定科目を用途に沿ってプルダウンで選ぶことができます。日々の経理作業を効率化したい方は、導入を検討してみてはいかがでしょう。

青色申告ソフト freee


青色申告ソフト freee なら、青色申告対応の決算書が自動で作成できます。是非お試しを!

バックオフィス基礎知識