会計の基礎知識

クラウド会計とは? クラウド会計ソフトのメリット・デメリットを解説

公開日:2019/12/26

クラウド会計とは? クラウド会計ソフトのメリット・デメリットを解説

日頃の経理業務の効率をもっと向上させたい、そんな場合はクラウド会計ソフトを導入することで実現できます。 クラウド会計ソフトは、従来までの会計ソフトとは違い、多くのメリットがあります。

そこで今回は、クラウド会計ソフトの導入を検討している方向けに、メリットとデメリットをわかりやすく解説します。

目次

クラウド会計ソフト freee

会計freee

クラウド会計ソフトfreeeなら会計帳簿作成はもちろん、日々の経理業務から経営状況の把握まで効率的に行なえます。ぜひお試しください!

クラウド会計によって変わる経理業務

そもそもクラウド会計の「クラウド」とはどういう意味か知っていますか?
クラウドとは簡単に言うと、個別のパソコンにソフトをインストールしなくても、インターネットを通じて一定のサービスや機能を利用できるシステムのことを言います。

例えば、私たちにとって身近なところで言うと、GmailやHotmailなどがあります。 これらのメールサービスは、パソコンにソフトをインストールすることなく、ブラウザを使ってインターネット経由で利用できる機能です。

あまりにも身近になりすぎていて気が付かないかもしれませんが、意外と身近にクラウドサービスは導入されているのです。

クラウド会計ソフトとは

従来までの会計ソフトは、ソフトウェアを購入してそれを会社のパソコンにインストールすることで利用ができました。

これに対しクラウド会計ソフトは、ソフトウェアそのものを購入するのではなく、サービス提供会社に対して使用料を支払うことで、インターネット経由で利用できる会計ソフトのことを言います。

インターネット環境と一定のスペックを備えたパソコンさえあれば、細かな設定をすることなく、サービス開始と同時に利用することができます。

今まで会社の備え付けのパソコンでしか経理作業できませんでしたが、クラウド会計を導入することで、自宅のパソコンはもちろん、通勤途中にスマホから操作することも可能になりました。

クラウド会計のスマホ利用

会計データについても、パソコン本体ではなく、クラウドサーバー上にバックアップされるため、万が一会社のパソコンが故障したり、ウイルスに感染したりしてもデータを失う心配はありません。

クラウド会計ソフトのメリット

クラウド会計ソフトは、従来までの会計ソフトには実現できなかった、様々なメリットがあります。

メリット1:つねに最新のソフトを利用できる

従来までの会計ソフトは、一度インストールしてもその後バージョンアップがされるとその都度ソフトを購入してインストールする必要があり、手間とコストが余分にかかっていました。

これに対し、クラウド会計ソフトの場合は、つねに最新の会計ソフトを利用でき、バージョンアップした場合についても、特に会社のパソコンにインストールする必要がありません。

つねに、クラウド上にある最新の会計ソフトを利用できるので、たとえ会社のパソコンを買い換えたとしてもインターネットにさえ繋げば問題なく利用することができます。

メリット2:銀行口座やクレジットカードとのデータ連携

銀行口座の入出金やクレジットカードの利用履歴などを、会計ソフトに入力する手間は、経理業務の中でもかなりの割合を占めているのではないでしょうか。

クラウド会計ソフトは、ネットバンキングやカード会社のデータと自動的に連携して明細を取得するよう設定が可能です。

クラウド会計のデータ連携

これにより、入出金や利用履歴は自動で会計ソフトに反映されるため、紙の明細を見ながらソフトに入力するという業務が丸ごと削減できます。

メリット3:法改正への対応が簡単

クラウド会計ソフトは、消費税の増税や法改正のたびにソフトを購入しなおしたり、更新差分をインストールしたりする必要がありません。使用する会計ソフトは、ソフトの更新作業をしなくても、サービス提供会社側で更新を行ってくれます。消費税なら軽減税率に対応するようになるなど、つねに最新の法令に沿った入力や出力が可能です。

メリット4:安心のバックアップ

クラウド会計ソフトに入力したデータは、会社のパソコンではなく、クラウドサーバーに保管されます。従来型の会計ソフトを使っている場合、万が一の時のために、データをUSBメモリなどの外部記憶媒体にいちいち移し変えなければならず、またそれを保管、管理する手間も発生します。
これらの手間が、クラウド会計ソフトを導入することですべて解消します。

このように、非常に多くのメリットがありますが、全くデメリットがないというわけではありません。
クラウド会計ソフトを導入する際には、次のようなデメリットがあることも頭に入れておきましょう。

クラウド会計ソフトのデメリット

デメリット1:維持費がかかる

クラウド会計ソフトは、ソフトを購入するのではなく、月額や年額使用料を支払いながら会計ソフトを使用するサービスなので、導入後も毎月一定の維持費、つまりランニングコストがかかります。

デメリット2:慣れが必要

従来型の会計ソフトに慣れていると、クラウド会計ソフトは非常に便利な反面、すべての機能を使いこなせるまでに時間がかかります。その場合は全ての機能を初めから使いこなそうとするのではなく、サービス提供会社のサポートを利用しながら、クラウド会計ソフトを理解していきましょう。

このように一部デメリットはありますが、事前に理解していればそこまでネックにはならないでしょう。

企業はクラウド会計ソフトをどう活用していくべきか

クラウド会計ソフトを導入することで、その企業の業務効率は格段に上がります。

会計以外の業務もクラウドソフトを利用している場合は、別の提供会社であってもデータ連携ができます。たとえばクラウド営業管理ソフトとクラウド会計ソフトを連携している場合、営業管理ソフトで請求書を作成すると、クラウド会計ソフトが自動で売掛金の仕訳を作成する、といったことが可能になります。

また、あらゆる会計データがクラウド上で連携できることで、転記による人為ミスも少なくなり、月次の売上や費用を把握できるスピードが早くなります。その結果、これまでよりもより正確でタイムリーな情報分析ができるようになります。

企業がクラウド会計ソフト、クラウド業務管理ソフトを積極的に活用することで、業務効率化はもちろん、経営面においても重要な情報を提供できるようになるでしょう。

クラウド会計ソフトの導入方法

これから経理を始める新設企業の場合

これから経理を始める新設企業の場合は簡単です。「クラウド会計ソフト」とインターネット上で検索すると、複数のソフトが候補に出てきます。

クラウド会計の場合は、これまでのインストール型の会計ソフトと違い、家電量販店などでパッケージを購入せず、インターネット上でメールアドレスとパスワードを設定するだけで使い始めることが可能です。

多くのクラウド会計ソフトは有料契約の前に、無料のお試しを用意していますので、まずは気になるものから無料のお試しを始めてみると良いでしょう。

新設企業の場合は経営者の方が経理も行うケースが多いです。そのため経理の専門知識がほとんどない方でも簡単にお試しできるよう、使い方サポートを提供しているので、無料のお試し時点でも積極的に活用することをお勧めします。

クラウド以外のソフトで経理を行っている場合

クラウド会計の登場により、携帯電話を乗り換えるように、既存のインストール型のソフトからクラウド会計ソフトに乗り換える企業や個人事業主も非常に増えてきました。

期の途中の場合、既に入力を進めてしまっているから乗り換えるのは今期が終わってからと期の切り替えのタイミングでクラウド会計ソフトを利用し始めるケースが多いようです。

しかしながら期の途中で既に入力を進めていても、クラウド会計ソフトの中ではインストール型のソフトからデータを簡単に移行できる機能を持っている場合も多いです。移行方法も詳細にヘルプページで紹介されているほか、サポートを利用することができるので、スムーズにデータ移行も実施できるでしょう。

【参考ヘルプページ】弥生会計からクラウド会計freeeに仕訳データを移行する手順

税理士に経理業務を任せている場合

税理士に記帳代行を一括で任せている、領収書や請求書など紙を渡したら全て書類を作成してくれる、そのような形で税理士に経理業務を全て任せているという方もいるでしょう。その場合は確かに楽ではあるものの、リアルタイムに経営数字を把握できなかったり、月々の契約料金が高くつくケースが多いです。

クラウド会計ソフトを利用すると、税理士に全て任せていた場合と比べてしまうともちろん作業は増えます。ただしその作業量は従来の会計ソフトよりも大幅に軽減されるようになります。税理士に依頼するのは決算申告の部分だけ、日々の記帳はソフトで自動化というイメージです。

もし経営数字をもっとリアルタイムに把握できるようになりたい、クラウド会計に興味がある、という場合はまずは無料のお試しだけでも行ってみると良いでしょう。

サポートを受けながら自社でも運用できるイメージを持つことができた場合は、顧問税理士に「今のやり方を変えてみたい」と相談しましょう。税理士もクラウド会計を導入する事務所がどんどん増えています。顧問税理士から「クラウド会計」という話を聞いたことがない場合でも、聞いてみると「実は他の顧問先で使っている」というケースも非常に多いです。

【参考】クラウド会計freeeを利用して支援を行う会計事務所は全国に5800以上

全国に5,800を超えるfreeeに強い税理士

普段税理士と疎遠だからあまり相談しづらい、という場合はクラウド会計を導入することをきっかけに、税理士自体を変更するという選択肢も考えてみても良いでしょう。

導入シェアNo.1のクラウド会計ソフト-会計freeeとは

クラウド会計ソフト会計freeeは経理が初めての方でも、忙しくて手間をかけたくない方も、簡単に経理・決算ができるソフトです。クラウド会計ソフトの中でも、特に会計freeeが選ばれる理由は大きく2つ。

  • 簿記の知識がなくてもラクに会計処理ができる
  • 自動で記帳が完了する

それぞれ具体的に紹介していきます。

簿記の知識がなくてもラクに会計処理ができる

会計freeeでは、貸方・借方など複式簿記の会計用語はほとんど出てきません。事業主が行うことは、収入と支出を入力すること。あとはソフトの裏側で、しっかりと複式簿記の計算が行われ決算書の作成まで行なってくれます。

他のソフトではあらかじめ勘定科目を知らないと入力しにくいですが、会計freeeでは勘定科目がわからない場合も、よくある取引例がついた候補一覧から選択できるようになっています。

会計freee勘定科目

「パソコンなどもあまり得意でなかった妻でもカンタンにfreeeの使い方を覚えることができました。」 ー 株式会社 森守

自動で記帳が完了する

会計freeeは他のクラウド型と同様に銀行口座やクレジットカードの明細を自動で取得。取得した明細に、勘定科目を選んであげるだけで仕訳ができてしまいます。それだけでなく、定期的に入金や出金がある物は、勘定科目のルール設定さえしておけば、会計freeeが自動で記帳まで完了します。

会計freeeの明細取得機能

「明細を自動で取得し手入力なしで記帳できるため、経理の時間を約1/10に短縮することが出来ました。」 ー 有限会社 増田園

クラウド会計ソフト シェアNo.1

会計freee

100万事業所が利用するクラウド会計ソフトfreee。 日々の経理や決算もまとめて効率化! まずは無料でお試しください。

記帳以外の経理作業負担も軽減

「会計freee」には帳簿付け以外にも経費精算に便利なスマホアプリでの領主書の画像読み取りや、請求書発行、レポート作成など、経理担当者の作業を楽にする機能もたくさん搭載されています。

機能を誰でも使いこなせるよう、電話やチャットサポートなど導入前の設定から導入後の運用の課題まで、経験方なスタッフがスピーディに対応してくれます。サポート利用者のアンケートではサポート総合満足度94%を達成しています。

会計freeeのサポート

「当時は経理を全く知らずに勘定項目や請求書の消込みでつまづきfreeeのチャットで何回も聞いていました。素人相手にも根気強く教えていただいて、今では経理も朝飯前です。」ー 株式会社イン・ザ・コム

会計freeeの利用料金

月払いと年払いの2種類のお支払い方法があり、年払いの場合2か月分お得となっています。有料利用前に最大1ヶ月無料でお試し利用ができます。

個人事業主向け
  • 月額払い 1,180円(税抜き)〜
  • 年額払い 11,760円(税抜き)〜
法人向け
  • 月額払い 2,380円(税抜き)〜
  • 年額払い 23,760円(税抜き)〜

会計freeeが気になる方は、まずはお気軽に無料でお試しを始めて実際の使用感を確かめてみてはいかがでしょうか。

無料お試し時点でも、有料登録をしなければ自動で課金はされません。使い方がわからない場合はチャットでのサポートが利用できますし、法人向けには電話でのサポートもには用意されています。気になる方はまず無料でお試しされることをお勧めします。

まとめ

クラウド会計ソフトは、従来までの会計ソフトとは違い、クラウド上で情報を管理するからこそ実現できるメリットがたくさんあります。
まずはメリットとデメリットをよく理解した上で、導入に向けて検討してみてはいかがでしょうか。

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