freeeスマート受発注の活用で、コミュニケーションコストを大幅に削減

株式会社ヤマップ 経理 中川 沙耶花 様

課題
発注管理を効率化

福岡県で登山アプリ開発などを手がける株式会社ヤマップでは、発注業務フローに営業現場スタッフや事務スタッフ、経理担当が関わるために発注進捗の管理に抜け漏れが発生するなどの課題が発生していました。この課題を解決するために、同社はfreeeスマート受発注を導入。現発注者とのコミュニケーションコストの削減に成功しました。サービス導入を行った経理担当の中川様に、活用後の変化や社内外への利用促進のコツについて伺いました。

会社概要

リモートワーク対応の仕事環境改善を推進中

当社は「人と山をつなぐ 山の遊びを未来につなぐ」をビジョンに掲げて、山を楽しむサポートをするWEBサービスを展開しています。


主な事業内容は、登山アプリ「YAMAP」の開発と運営や、1日単位で入れる「YAMAP登山保険」、ECサイト「YAMAP STORE」の運営です。「YAMAP STORE」では最近、大手アウトドアメーカーの商品展開を始めたり、ニッチな商品の取り扱いを増やしたりしています。


私自身は、新卒で入った企業から一貫して経理業務に携わっています。ヤマップに入る直前は、都内の企業で経理や内部監査として5年ほど勤めていました。その後、夫の転勤が決まったのを機に今後の子育てを考えて福岡への移住を決め、縁あってヤマップに入社し、現在に至ります。


今のメイン業務は経理ですが、法務や総務といった他のバックオフィス業務も兼任しています。先日本社を移転したばかりなので、人事や労務の担当者とともに、リモートワーク対応を含めた仕事環境の改善に取り組んでいるところです。

freeeスマート受発注導入経緯

外注業務におけるコミュニケーションコストを減らしたい

私がヤマップに入社した頃は、現場の営業スタッフが上長に口頭もしくはSlackで承認を得たうえで発注していました。そのため、案件の進捗がすぐに把握することができず、外注業務に多くの工数がかかっていました。


また、発注(外注)案件については、請求書を外注先のフォーマットで受け取っていたので、請求日や源泉税の抜け漏れといった細かい入力ミスも見受けられました。個人の外注先の場合、そもそも請求書のフォーマットをどうすればよいのかと問い合わせを受けることもあり、コミュニケーションコストの課題があったのです。


こうした状況を抱えていたところで、CFOが課題解決に役立ちそうなツールとしてfreeeスマート受発注を紹介してくれました。サービス内容を確認するとfreeeのサービスの中で発注業務を完結できるようになることが分かり、他社のサービスと比較するまでもなく、freeeスマート受発注の導入を決めました。

導入効果、業務の変化

経理、営業事務、現場スタッフのバックオフィス業務効率化が促進

【写真】従来のフローとの比較



私自身の経理業務に関してだと、これまで紙でもらっていた請求書を手入力しなくて済むようになりました。月に1時間くらいの業務時間が削れた感覚があります。営業事務のスタッフが発注先から請求書を受領し、会計freeeへの取引登録する工数も含めると、バックオフィス部門全体で発注業務の工数は大幅に減っていると思います。


freeeスマート受発注は現在、社内で私のほかに営業事務のスタッフや現場の営業スタッフを含む6名ほどで使っています。営業事務担当は実際に使ってみて、「仕訳処理が楽になった」「会計freeeに請求書をアップロードするのが楽になった」と感じてくれたようです。現場スタッフへの利用促進も、以前からfreeeを使うと経理側の作業工数が削減できることは把握してくれていたので、非常にスムーズに行うことができました。


実際に外注先とのやりとりをする現場スタッフは、私からマニュアルを渡した後は個々で操作に慣れてもらっています。IPO準備などを前提に、freeeスマート受発注の利用でいかに業務がスムーズに進むかを説明したうえで、「経理業務の効率化に協力してほしい」と私とCFOが呼びかけると、快く協力してくれて助かりました。現場スタッフの協力もあり、発注先とのコミュニケーションコストだけではなく、社内のコミュニケーションコストも削減することができました。


今のところ、外注先の7割程度でfreeeスマート受発注に切り替えてくださっています。できることなら皆さんに使っていただきたいのですが、外注先の中には、先方仕様の請求書でのやりとりを希望される方もいらっしゃいます。そのため、切り替え可能な外注先から運用を始めているところです。利用した外注先からは「請求書の発行から、受発注で必要なやりとりをすべてサービス内で完結できるので便利」との声がありました。

要望、今後について

事業拡大をするうえで外注先の力はますます必要に

今後の事業拡大を見越すと、すべての業務を内製で対応するのは難しいでしょう。ですから、外注先に依頼する機会はこれからますます増えるはずです。できる限り、発注業務はfreeeスマート受発注で完結させて、バックオフィスにかける作業工数を少なくしていきたいです。


今回導入したfreeeスマート受発注のように、これまで紙や印鑑をベースに取り交わされていた業務のペーパーレス化を進めると、自ずとパソコンの中で業務を完結できるようになりますから、目的の情報を素早く検索できたりして便利です。


コロナ禍の対応も踏まえて考えると、社外でもできる業務のために出社しなくて済む働き方への変化は、業務のペーパーレス化促進のメリットだと思います。自治体対応や法務業務などではまだ紙ベースでやりとりをする必要がありますが、freeeスマート受発注のようなオンラインサービスが広く使われるようになって、今後さまざまな業務でペーパーレス化が進む社会になればと期待しています。




Company Profile
株式会社ヤマップ
福岡県福岡市博多区博多駅前3-23-20 博多AGビル6階
https://yamap.com/



事業概要
2013年7月設立。メイン事業は「YAMAP」をはじめとする登山・アウトドア向け WEB サービス・スマートフォンアプリの開発・運営。他にセレクトオンラインストア「YAMAP STORE」や「YAMAP登山保険」などのサービスも展開。