顧問先ごとの工数を見える化を狙う

STARUP会計事務所

課題
プロジェクトごとの収支を可視化したい

webサイトのプランニングから制作・開発・運用までこなす中で、大小様々な案件が混じり、案件別の収支管理に課題を感じていました。過去には解決策として別のプロジェクト管理ソフトを導入したがうまくいかず、断念。改めてプロジェクト管理freeeで案件管理に臨む、その経緯、現在について詳しく伺ってみました。



--事務所の今の状況を伺えますか?

弊事務所は2019年に開業して、数十社の企業の税務顧問・給与/年末調整の代行などを担っています。開業以後、順調に顧問先数は増えてきていますが、現在1人で全ての対応を行なっているため今後事務所拡大に向けた体制の整備を検討しています。



--会計事務所でなぜプロジェクト管理に興味を持ったのでしょうか?

徐々に顧問先も増えてきたので、適切な顧問料・給与代行などの料金設定を見直していこうと思ったのがきっかけです。創業直後の顧問先などは初期にあまり事業の負担にならないよう比較的安価な顧問料で設定するようにしていますが、事業が急激に拡大し毎月の決算チェックや労務周りのサポートが当初の想定より必要になるケースも出てきました。


今は数十社の顧問先を1人で担当していますが、毎月月末が近くなると業務が集中し目の前のタスクをこなすのに精一杯で案件ごとの工数を管理はしっかりできていない状況になっています。



【写真】STARUP会計事務所様



今後、こうした状況を解決してためにも何を基準に顧問先と顧問料を擦り合わせようかと悩んでいた時、毎月のかかった工数を可視化できればクライアントと目線を合わせやすいのではと思いプロジェクト管理に興味を持ちました。



--検討の末、プロジェクト管理freeeの導入を決められた経緯を伺えますか?

会計事務所によっては、会計ソフトに入力工数を記録しレポートにしてくれる機能がついているものあれば、専用の顧問先管理ソフトを販売されているところもありますが、どれも初期導入・ランニングコストで非常に高価なため導入は厳しいとみていました。


また一方でプロジェクト管理freeeの場合は、初期費用はなくID単位の従量課金のため1名からでも使いやすく、カレンダーから予定を取り込んで入力ができるため入力がしやすく、使い勝手もいいのではと感じました。


まだ最適なタスクの分類は模索中なのですが、まずは入力業務・顧問先との打ち合わせやサポートなどのコミュニケーション、といった形で分類し顧問先別の工数を可視化していこうと思います。



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