freee業務委託管理(旧pasture)で実現した「フリーライターへの発注、請求の一元管理」

株式会社LiB
佐武麻美様

課題: 分散しているツールを一元化

はじめに

『「生きる」をもっとポジティブに。』をビジョンに掲げ、日本最大級のキャリア女性向け転職サイトを運営する株式会社リブ様。
今回はリブ様の急成長を支える、キャリア女性向け総合メディアサイトLiBzLIFEを運営する佐武様に、弊社塩見がお話を伺いました。

「LiBzLIFE」サービスや業務内容について
キャリア女性のワーク・ライフを充実させるためのメディアを運営

塩見：まずは、御社のビジョンや提供されているサービスについて教えてください。

佐武様：弊社のビジョンは「生きるをもっとポジティブに」です。
「働く」が充実すると「生きる」がもっとポジティブになるという意味で、キャリア女性向けの事業を行っております。こうしたサービスを通じて、「働くっていいよね」という世界観を作っていきたいと考えております。また、「LiBzLIFE」を通じて毎日をさらに充実させていただきたいという想いのもと、運営しています。

塩見：佐武様は「LiBzLIFE」の運営の中で、主にどの様な役割を担っているのでしょうか。

佐武様：記事を書くだけでなく、メディアのグロースを行っています。さらに、メディアのグロースを通じて、働く女性の母集団を作るということをメインに行っております。また、働く女性の母集団を作るというマーケティングな要素と、メディア事業部自体を独り立ちさせていくメディアグロースの部分の新規事業的な側面も併せ持っているので、その二つをどの様に両方成功させて行くのかという戦略を考えています。コンテンツを作るという面では記事や動画が必要な一方、全てを自社で作るわけではなく、外部に依頼をしたり、ライターさんを確保したりという手法も行っており、現状その中でfreee業務委託管理(旧pasture)を活用しています。

塩見：今、ライターさんは何名ぐらいいらっしゃるんですか。

佐武様：継続的に依頼している方と単発の方がいらしゃいますが全部で100名ぐらいです。

塩見：ちなみに、外部のライターさんに積極的にお願いするのはなぜですか。

佐武様：実は当初は、社内で考えてライターを抱えるよりも、外部のライターさんに書いてもらってコミュニティとして支えていくというような方向性を目指したかったので、結果として外部のライターさんが増えていったという経緯です。

その後、メディアが成長してきて社内でもライターを抱えるようになったため、今は外部が4割、内部が6割くらいの構成となっています。内部だけだと切り口が偏ってしまったり、バラエティが少ないというということもあり、引き続き外部にもお願いしています。

塩見：記事のバリエーション、多様性などを求めて、外部依頼を行っているということでしょうか。

佐武様：そうですね。他には、例えば映画ライターさんへの依頼、料理研究家さんへのレシピ依頼など、内部にはない様な専門知識が必要な場合にとても重宝しています。働く女性のリアルな記事というのも、共感できるポイントでもあります。

freee業務委託管理(旧pasture)の導入背景
請求書管理フローを、もっと効率化できたら・・・

塩見：現状として、freee業務委託管理(旧pasture)はどの様な業務時に利用いただいているのでしょうか。

佐武様：以前はメールやFacebook等の SNSなどで属人化してしまっていたやり取りを、freee業務委託管理(旧pasture)で一元化しています。やり取りから納品、請求書管理まで対応しているので非常に活用しやすいです。

塩見： freee業務委託管理(旧pasture)導入前はどの様に業務を行われていたのですか。
導入前は、ライターさんとそれぞれメールやSNS を通じてバラバラにやり取りを行っていたのでしょうか。

佐武様：編集部自体も増えてきたので、メーリスで集約はしているものの、SNSで連絡が来てしまったりということも多くありました。「一つのツールで運用できる方法はないのか？」と考えていた時に、freee業務委託管理(旧pasture)を知り、導入してみようと思いました。

塩見：これまで、タスクの進捗管理はどのように行なっていましたか?

佐武様：スプレッドシート上で、依頼中or依頼待ちなのかというフェーズ分けは行っておりますが、タスクの進捗管理は特に行っておりませんでした。タスク管理をきっちり行うというよりは、受領ベースで記録をしているというイメージです。

freee業務委託管理(旧pasture)の利用方法と導入効果について
フリーランスと企業間における、タスク・請求書管理の一元化が実現！

塩見： freee業務委託管理(旧pasture)の導入後の効果について教えてください。タスク管理面、請求面でそれぞれお願いします。

佐武様：リアルにタスクの進捗が見えるようになったので、日々進捗を見ながら、追加の発注などが必要な際の逆算が容易になりました。

塩見：請求書の運用は今までどの様にされていたのですか。

佐武様：全て私が担当しており、毎月月末締めのため翌月の月初1営業日に先月行ったタスク内容の確認を個別で行い、問題ない場合は3営業日以内に請求書発行という流れで対応していました。それでも連絡つかない人も多くいたので、プッシュのメールを送ったり、属人的な作業も発生していました。

塩見： freee業務委託管理(旧pasture)を導入されてから、今までとどの様に請求のフローが変わったか教えていただけますか。

佐武様： freee業務委託管理(旧pasture)の場合は、こちらで請求書を発行することができるので、フリーランスにしていただく作業は確認申請ボタンを押してもらうだけになります。アクションが減ったことにより、とてもスムーズになっています。一番助かっているのが請求書の部分ですね！

塩見：今までは、月初に先月分の発注履歴を振り返り、双方で確認をするという作業が必要だったと思いますが、その部分がお互いfreee業務委託管理(旧pasture)上で確認できて、その上請求書の発行も完結できるということですよね。

佐武様：多くのライターさんがママ業の傍らで副業としてライターをやっていたりするので、ずっとパソコンに張り付いていられるわけではないのです。その中で請求書を自分で作るということは大きなネックになると思うので、確認をお願いするだけで良いfreee業務委託管理(旧pasture)の仕組みはとてもありがたいですし、楽ですね。

塩見：ちなみに今までは請求書関連業務にどれくらいの時間がかかっていたのですか。

佐武様：請求書発行に、大体半日くらい費やしていました。一人一人に送っていたり、関係性構築のための雑談を交えていたりということもあり、より煩雑になっていました。

塩見：メール等で返事が帰ってくるまでの約1日以内くらいは、請求書関連業務に追われていたというイメージでしょうか。

佐武様： 1日だと全然終わらないですね。とりあえず月初に送って3営業日までに帰ってくるのが3割くらいなので、そこから再度プッシュをして、社内での最終デッドラインにぎりぎりのタイミングで提出ということも多くありました。

塩見：のべの期間で行くと、一週間ほどの間、ずっと請求書受領のタスクが頭にある状態ということでしょうか。

佐武様：そうですね。毎月ずっとそういうわけであるとは限らないのですが、あまり定量的に示せないのが難しいですね。

塩見： freee業務委託管理(旧pasture)導入時、今までの業務を上手く運用にのせていく中で大変だったこともあるかと思いますし、フリーランスの方を招待して登録していただく際に煩雑だったこともあるかと思いますが、実際はいかがでしたか？

佐武様：招待は今まで送付していたメールにURL をつけるだけで、後はフリーランスの方が自分で登録していただくという形なので、こちら側の手間は全くかかっていないです。フリーランスの方からは、細かい使用の部分での質問が来ましたが、「全然わからない、どういうツールなんですか？」という声は出なかったので、あまり煩雑という訳では無かったみたいです。また、全社的にfreee業務委託管理(旧pasture)を入れてもらっているので社内間でのメールによる請求書の転送などの手間もなくなり、楽になりました。すぐにステータスも見れるので、未到着の請求書に関して個別のコミュニケーションをとらずともボードで確認でき、効率化が進みました。

塩見：そもそもフリーランス側から請求書が送られていないのか、担当者でストップしてしまっているかというのを逐一確認するのは大変ですもんね。

佐武様：フリーランスからの承認状態が可視化されているので、未承認の場合はすぐにプッシュをするなどという対応がとれますね。

freee業務委託管理(旧pasture)の反響
企業側もフリーランス側も工数が激減！freee業務委託管理(旧pasture)導入による確かな効果を実感

塩見：チームやフリーランスの方からの想定外の効果や反響はありましたか？

佐武様：一元管理が出来る、かつ請求書管理も効率的にできると大きな反響を得ています。今までもスプレッドシート共有はできていましたが、メールや SNSの内容までは共有ができないので、どういったやり取りがあったのかということに関しては可視化できていませんでした。その部分を全員で共有できているので、質問の手間もなくなりましたし、新しいライターさんが入っても前例を汲んで誰でも同じように作業ができるので、ノウハウをためるツールとしても良いですね。

塩見：導入時に、一元管理という観点で他に検討されていたツールや方法はあったのですか。

佐武様：はい、ありました。ただ、以前検討していたチャットワークは、チームメンバーで同じやり取りを共有することはできますが、請求書との連携機能などは無かったので本検討までには至りませんでした。もともと大きな悩みが2つあって、1つ目は一元管理について、2つ目は請求書関連のやり取りを効率化したいということでした。この2つを一気に解消できるとは思っていなかったので、それぞれに対する最適化案を考えていました。

塩見：サポートの体制、freee業務委託管理(旧pasture)の運営チームに関して、実際に利用を開始してからの印象はいかがですか。

佐武様：サポートに関して、チャットもすぐに反応していただけるので全く不安に思うところがないです。

塩見：弊社のサポートや改善体制についてはいかがですか。

佐武様：日々、細かい機能要望をしているのですが、こまめに改善していただいています。例えば「請求書のソート機能が欲しい、月ごとの小計金額が知りたい」などという内容ですね。大きなカテゴリーだと、「タスクに紐づかない会話ができるようにしたい、ライターさんからのタスク発行ができる様にしてほしい」という内容をすぐに改善していただいてすごく助かりました。改善のスピードも早いと思います。加えて、こちらは要望になりますが、Google アナリティクスと連動した分析もfreee業務委託管理(旧pasture)でできるようになると本当に最強なツールになると思います。書いてもらった記事に対して、PV 数など数値化できるような指標が明確にあると良いと思います。

今後の「LiBzLIFE」の方向性について
働く女性の毎日を応援するコミュニティ作りに向けて、切磋琢磨の日々

塩見：今後の「LiBzLIFE」の方向性について教えてください。

佐武様：こちらに関しては、ちょうど今社内で検討している所なんです。現状としては、マーケティング的な側面と新規事業ていう二つの側面でメディアを作っていて、もうすぐ3年目に差し掛かるところですが、今後はさらにメディアの発信力をつけて、「働く女性のサイトといえばLiBzLIFE」と言われる程の圧倒的な認知度の向上を目指したいと思っています。また、会社的なビジョンとしては、働く女性の母集団を形成しているのが「LiBzCAREER」という女性向けの転職サイトですが、「LiBzCAREER」以外にも働く女性と定期的に接点を持つことのできる様なコミュニティ作りを行っていきたいですね。

塩見：メディアとして、どの様な方向性・テーマで読者の方に情報を届けて行きたいとお考えでしょうか。

佐武様：ワークとライフ(プライベート)の両方をイキイキと楽しむことができる様な、「働く」のあり方を実感してもらえる情報が詰まったメディアとして、発信を続けていきたいと思います。日常の延長線上にワークとライフがあると思っているので、働くことや転職することを難しくとらえすぎずに、まずは日常を楽しむという気持ちになっていただきたいですね。