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会計freeeによって6時間が3秒に。焙煎の合間に負荷無く経理業務ができる

伊東屋珈琲合同会社
店舗運営責任者 古谷哲成氏

店舗運営責任者の古谷哲成様は、2014年の入社後に“クラウド会計ソフトfreee(以下、会計freee)”を導入し、会計士任せで感覚的な経営を行っていた経理業務のあり方を変えます。会計freee導入後は、毎月月末や月初に4〜6時間を費やしていた請求書整理業務がたったの3秒に短縮されました。また、焙煎作業の合間にも簡単に入力作業が行えるため、負荷無く経理業務に取り組めているそうです。古谷様に、会計freee導入前後の変化についてお話を伺いました。

伊東屋珈琲合同会社について

各店舗にバリスタがいる自家焙煎のスペシャルティコーヒー専門店

伊東屋珈琲は、群馬県の桐生市と高崎市で3店舗を展開している自家焙煎のスペシャルティコーヒー専門店です。オンラインショップでコーヒー豆やギフトボックスの販売も行っています。来店いただいたお客様に、最高の状態の珈琲をおいしく飲んでいただくために、各店舗には必ずマシンを扱えるバリスタがいます。


もともと、伊東屋珈琲の前身となるカフェベルラは、1999年に千葉県の流山市でオープンしました。当時、近くに住んでいる大学生だった私は、お店が気に入って常連客に。そのうち、趣味で伊東屋珈琲のHPを制作したり、事務仕事を手伝うようになりました。


その後、就職して企業で働いていたときに、伊東屋珈琲は群馬へ場所を移すことになり、働かないかと声を掛けてもらいました。そんな縁で、ここで働いています。


会計freee導入前の経理状況

経理業務は会計士に任せっきりで売上を把握していない状況だった

私が入社した当時は、経理業務は会計士さんに任せっきりの状況で、レジロールと伝票を渡して会計士さんに処理を頼んでいました。レジ締めの後にノートやExcelに集計することもせず、月間の売上も把握できていないような状態。毎月15日頃になったら、「売上はいくらだろう?」と気になるのでレジのジャーナルを足して売上を出すこともありました。社長も口座の残高を見て経営の判断をするような、いわゆるレガシーな経営方法だったのです。


会計freeeを導入したのは、私が入社して半年後の2014年の秋頃です。私が加わり人手が増えたこともあって、会計士さんから「レシートや領収書や伝票を一度まとめてから依頼していただくフローに変えてもらえないか」と頼まれたのがきっかけでした。記録をきっちり残して全体像を把握しやすくするためにも、会計freeeの導入を決めました。


 

もともと、HP制作が趣味だったこともあり、システムやITへの興味は強い方でした。私が入社する以前にも会計ソフトの営業を受けたことはあったようですが、導入メリットがわからず足踏みしていたと聞きました。そこで、代表には私から、導入して何が改善されるのかを噛み砕いて話し、理解してもらいました。


クラウドの会計ソフトを幾つか比較した中で、会計freeeに決めたのは、まず何よりサービスが使いやすそうだったから。そして、社員の方の活気がある企業だと感じたからです。会計freeeの佐々木社長のブログを読む中で、代表の方やスタッフの方の顔が見えて、みんな楽しそうに働いている様子が伝わってきたんです。その姿を見て、「この企業の製品を使ってみたい!」と思い、会計freeeに決めました。


会計freee導入後の効果

毎月4〜6時間を費やしていた請求書整理業務がたったの3秒に

特に請求書の発行面で会計freeeが活躍しています。注文があったお客様に対して、コーヒー豆を鮮度の良いまま届けるために、注文後すぐに豆を焼き、発送を行っています。そのため、請求書の発行作業があるのですが、以前は3枚つづりの紙の請求書に手書きで記載して送っていました。


会計freeeで請求書を作成するようになってからは、金額の間違いも無くなり、台紙を敷かずに記入してしまって書き直すこともなくなりました。また、豆の注文は基本的には2号店の電話で受け付けているのですが、昔からのお客様は本店に電話される方も多くいます。そのため、本店まで毎回請求書を回収に行っていました。


今は、本店でも会計freeeで請求書が作成できるため、回収の手間が無くなりました。会計freeeがあれば、場所を問わず仕事をスムーズに進められるので助かります。


また、毎月会計士さんに請求書のデータをまとめて渡す業務があります。以前は、月末や月初に、手書きの請求書を数百件データ入力しなければならず、4時間から6時間を費やしていました。今は会計freeeにある請求書のデータをプリントアウトするだけなので、たったの3秒で完了します。


会計freeeに日々のお金の状況を記録するようになって、決算時に会計士さんから「これは何のお金?」と聞かれても、会計freeeを見てすぐに思い出せるようになりました。メモ機能やタグ付け機能もあるので、細やかな情報が記録できて助かります。


また、PCだけでなく、タブレットやスマホでも操作できるので、焙煎の待ち時間など少しの空き時間に経理作業ができるのも嬉しいポイントです。今後は、税理士さんにも会計freeeを使っていただいて、リアルタイムで会計freeeの画面を共有できるような体制を作りたいと思っています。


今後の展望

目指すのは、コーヒーを通じて善い循環が生まれる社会

直近の目標は、業務の効率化をはかりながら売上を上げていくことです。今、コーヒー豆のオンライン販売は自社サイトとECモールで展開していますが、もう少し販売規模を大きくしていきたいです。そのためにも、注文が入ってから発送を行うまでの流れを効率化する必要があります。


ただ、お客様に発送する際には、「接客するように発送する」という姿勢を心掛けて、今も手書きのお手紙を添えたりしています。そうした手を掛けるべき部分は変えずに、他の部分の作業を効率化できればと思います。


経理業務に関しては、せっかく会計freeeを使っているので、まだ使ったことのない機能も積極的に試してみたいです。私ができることの幅が広がれば、会計士さんにはその分、数字を見てのコンサルにより力を貸していただけると思うからです。


大学生だった私は、コーヒーと出会い魅了されたことで、今こうしてコーヒーにまつわる仕事をしています。私もコーヒーが好きだからこそ、恩返しというと大げさに聞こえるかもしれませんが、コーヒーで繋がる輪を広げていければ、というのが願いです。


そのためにも、来店いただくお客様には最高の一杯を提供し、コーヒー豆を買ってくれるお客様には丁寧に焙煎した豆をお贈りすることを、より一層心を込めて、続けていければと思っています。

店舗情報

群馬県の桐生市と高崎市で3店舗を展開している自家焙煎のスペシャルティコーヒー専門店です。


住所:群馬県桐生市仲町3-15-20
TEL:0277-46-7878
営業時間:10:00 ~ 19:00

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