50名に上るフリーランスの発注管理を効率化。発注業務にかける時間を1/3に

株式会社グローバル・カルテット 代表/リサーチャー 兼 クオリティコントローラー 城 みのり 様

課題
発注管理を効率化

主にヘルスケア領域のリサーチ業務を担うグローバル・カルテット。専門分野が異なる複数のフリーランスでプロジェクトを組んでクライアントの事業を支援しています。
「以前はアシスタントに発注・請求管理を任せていた」という同社代表の城みのり様は、今後を見据えてアシスタント不在でも発注・請求業務ができる方法を模索した末に、freeeスマート受発注を選択。サービス導入後の変化と、フリーランスを擁する企業が今後取り組むべきことについて伺いました。

会社概要

海外在住者も含むフリーランスのリサーチャー集団

当社は、スタートアップから大手コンサルティングファームなど幅広い企業を対象に、「リサーチ」をコアとした様々な業務で事業成長を支援する、プロフェッショナル・フリーランスチームです。フリーランスのメンバーは現在50名ほど。世界のどこにいても働き続けられるよう、完全リモートワークで活躍しています。



私自身は、コンサルティングファームの業務支援、そしてメディカル・ヘルスケア専門マーケティングリサーチ企業のリサーチ職を務めたのちに独立し、はじめは私もいち個人事業主として「フリーランスだけのチームで1案件にコミット」する形式で、ご依頼いただいた案件を進めていました。



1年ほど経つと受注案件の規模は拡大。同時に、クライアントから「社内稟議を通しやすくしたいので、法人化してもらえないか」といったご要望をいただくようになったため、2018年に「株式会社グローバル・カルテット」を設立しました。



法人設立後も引き続き、私はプレーヤー 兼 世界各地のリサーチメンバーを牽引するクオリティコントローラーとして稼働していますが、現在はクオリティコントローラーを2名にも任せられる体制になりました。

freeeスマート受発注導入経緯

1人でも時間をかけずに発注管理できるようにしたい

数ヶ月前までは、経理事務のアシスタントに発注業務をお願いしていましたが、業務改善の必要性を考え始めた頃その方がチームを離れることに。私自身が発注業務を行うには、今までのやり方では負担が大きいと考え、業務負荷を減らすために、発注フローを見直すことにしました。



従来の発注業務は、業務委託契約書の内容に基づいて、案件が発生するたびにChatworkで依頼するという流れで進めていました。検収を確認したのちに、チャット内容を元にして発注先からアシスタントへ請求書を送付。そして、アシスタントは請求書の内容を確認して振込一覧表に入力していました。



この発注フローでは、私が直接請求金額を確認できていない状況であることが課題でした。今後新しくアシスタントを採用するかどうかに関わらず、自分が毎日使っているツールの中で発注と請求の進捗を一元管理できるようにする必要があると考えたのです。



最初は、他社のプロジェクト管理ツールをfreee会計と連携させて使うことを検討しましたが、実務で運用できるようになるまでにタイムコストが想定以上にかかってしまうので断念。他に方法がないか調べる中で、既に利用しているfreee会計と連携できるfreeeスマート受発注のことを知り、自分の理想を最も適えるサービスだと感じて導入を決めました。

導入効果、業務の変化

請求業務にかける時間は1/3に削減。隙間時間で処理を進められて業務が楽に

【写真】従来のフローとの比較



事務作業に時間を割くことに煩わしさを感じる私ですが、freee会計は操作がシンプルで使いやすく、全幅の信頼を置いていました。freeeスマート受発注もfreee会計と同様、直感的に使える点に大変満足しています。



請求処理にかける時間は、おそらく3分の1程度には削減できていると思います。以前は月末月初の2営業日程度で、合計10時間以上をかけて同じ業務をしていたのですが、freeeスマート受発注を使ってからは、請求書を受領したら画面内ですぐ確認できるので数時間程度に短縮。請求処理のためにまとめて時間を捻出する必要がなくなり、業務の合間で正確に処理できるようになったので、freeeスマート受発注には感謝しかありません。



フリーランス側からも、新しいサービスに変更したことについてこれといった反発はありませんでした。利用手順書を見ながら、それぞれ問題なく操作してもらっているようです。早い人だとこちらが請求書を送付してから数分後にレスポンスが来ることも。受発注側双方にとって使いやすいサービスということでしょう。



freeeスマート受発注を使い慣れてきたので、請求関連以外の機能も使い始めているところです。個人的に期待したいのは、発注状況をより細かく分析できる機能。発注先のフリーランスが得意な案件を一覧で確認できると、クライアントからフリーランスのスキルについて問い合わせを受けたときに迅速な回答がしやすくなると感じています。

要望、今後について

フリーランス同士の横連携もオープンにして、クライアントも安心するフォロー体制を

机に移動してハンコを押す時間も惜しい私にとっては、freeeスマート受発注で発注や請求に関する工数を削減できていることは大変ありがたいです。ただ、フリーランスを抱える企業としては、工数を削減したとしても人と人とのコミュニケーションを取れる手段を残しておくことが大事ではないでしょうか。



弊社のように、普段直接会うことができないフリーランスとよりよい関係を構築するうえで、コミュニケーションの積み重ねはとても大切だと考えています。freeeスマート受発注にはチャット機能があるので、発注と請求のやりとりの中に「ありがとう」などのコメントを送れる点も、優れているポイントだと思います。



これからの社内体制としては、フリーランス同士の横連携を、私を経由だけでなくもっとオープンにできるとよいかと考えています。同じプロジェクトに携わるフリーランスが互いにフォローしあえる環境を整えれば、クライアントにとっても安心感が高まるはずですから。



今後は新規事業を立ち上げに向けて、フリーランスの人数はさらに増やしていこうと計画しています。freeeスマート受発注を活用すれば、発注先のフリーランスを増やしても工数は抑えられるので、引き続き活用していきたいです。




Company Profile
株式会社グローバル・カルテット
東京都港区新橋2丁目20-15 新橋駅前ビル1号館6階 ビステーション新橋内
https://www.g-quartet.jp/



事業概要
2018年3月設立。リサーチのスペシャリスト集団として、事業成長には欠かせない「仮説の設定」「検証と結果の分析から施策の糸口を探る」「提言を含めた報告を行う」までの一連のリサーチ業務を担う。