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フリーランスへの個別発注・請求書回収をfreeeスマート受発注で大幅効率化、請求書管理の時間が半分に

一般社団法人プロフェッショナル&パラレルキャリア・フリーランス協会
事務局長(理事)中山 綾子 様
鈴木 正美 様
大橋 光里 様

課題
発注管理を効率化

「誰もが自律的なキャリアを築ける世の中へ」をビジョンとして、フリーランスやパラレルワーカーが活躍するための支援を行っている、一般社団法人プロフェッショナル&パラレルキャリア・フリーランス協会(以下「フリーランス協会」)。2017年に発足し、年会費1万円で賠償責任補償や所得補償制度、各種優待が使えるベネフィットプラン(福利厚生制度)の提供のほか、実態調査や政策提言、企業や自治体向けの研修、フリーランス当事者向けの多彩なイベント運営等を行っています。


フリーランス協会が目指しているのは、フリーランスを増やすというより、一人ひとりが自分らしい働き方を柔軟に選択できる社会の実現です。現在は無料会員が5万人、有料会員が8千人を超え、業務も広がってきました。協会の運営も、多くの複業で活躍する事務局メンバーに支えられており、フリーランスへの発注が多くある状況です。


フリーランス協会では、以前よりfreee会計を導入していましたが、フリーランスへの発注の増加を受けて、freeeスマート受発注サービスも導入することとなりました。導入前後の状況や変化について、事務局長(理事)の中山綾子さん、個人会員のサポート業務を担当している鈴木正美さん、協会の経理業務を担当している大橋光里さんにお話ししていただきました。


協会の過渡期、毎月継続的な発注が発生するようになった

ーーフリーランス協会では、普段どういった業務を発注されているのでしょうか?

事務局長 中山さん(以下、中山)  協会の運営に関する多くの業務を、事務局メンバーに発注しています。フリーランス協会で雇用している従業員は3名ほどで、他に30~40名ほどいる事務局メンバーが、フリーランスとして協会の運営に携わっています。


昨年度まではプロボノ*がほとんどで、スポットでときおり業務委託でお願いしていましたが、今年度から運営を更に強化するため全員に業務委託で役割を担ってもらえるように体制を作っています。業務内容は調査マーケティング、システム開発、研修講師、企画立案、編集ライティングなど様々です。基本的に継続的な発注で、半期に一度見直しを行いながら、現在は毎月20~30件程度の発注があります。また、マーケティングや制作などの一部の業務は外部の協力会社にも発注しています。
*各分野の専門家が、社会貢献のために知識やスキルを無償提供するボランティア活動


ーー業務の発注に関して、協会内ではどのような体制を組まれていますか?

フリーランス協会様

中山  以前は、プロジェクトのマネージャーである代表理事や私が条件を決めて発注を行っていました。しかし、今期から事務局メンバーほぼ全員が業務委託となったため、HR業務担当の鈴木が多くの発注を担当しています。


協会内ではビジネスチャットツールでコミュニケーションをとり、プロジェクト情報を共有しながら業務の発生に応じて見積もりを取るようにしています。事務局メンバーからの請求は基本的に鈴木と大橋とで確認してもらい、必要に応じてプロジェクトのマネージャーが確認する体制になっています。



freeeスマート受発注導入前は、請求書回収・チェックが手間だった

ーーfreeeスマート受発注導入前はどのようなところが課題でしたか?

大橋さん(以下、大橋)  最初はメールでやり取りをしていたところで、他社の業務管理クラウドサービスを導入しました。請求書をアップロードする形で管理していたのですが、支払いをまとめる際、アップロードされた情報をエクセルに手入力で転記する必要があり、転記ミスが起きやすいことや、時間がかかることなどが課題でした。


鈴木さん(以下、鈴木)  従来の請求書管理では、請求書をメールで送ってもらうことが多く、受注者によってフォーマットに違いもあり、メールチェックや請求書のアップロード、内容の確認や修正などにも手間がかかっていました。


ーーfreeeスマート受発注以外のサービスを検討されたことはありますか?

大橋  昨年度までは業務の受発注の件数が少なかったため、受発注サービスを探すことまではしていませんでした。ただ、少ない件数ながら、受発注をメールでやり取りをしていると一元管理できないということは課題に感じていました。


中山  そんなとき、2020年12月に行われたfreeeスマート受発注の記者発表にフリーランス協会理事長の平田が登壇したつながりで、サービスを知りました。



取引先の準備に時間はかかったものの、3カ月ほどで導入完了

従来の受発注フローとfreeeスマート受発注のフロー

ーーfreeeスマート受発注導入の決め手になったメリットなどがあればお聞かせください。

大橋  まず、すでに導入していたfreee会計との連携が大きなメリットでした。freeeスマート受発注を試用してみて、取引をそのままfreee会計に転記できる点がとても効率的なことに驚きました。



ーー導入後、実運用までにハードルに感じたことなどあればお聞かせください。

鈴木  一番大変だったのは、「つながり申請」です。受発注双方が「つながり済」になることで、仕事募集中ステータスの表示を行えるのですが、このつながりの手順に手間取ることがありました


また、受注者側にアカウントを作成してもらいますが、メールでの請求書送付をfreeeスマート受発注に変えてもらう必要があり、人によってややネガティブな反応はありました。不定期でスポット発注があるフリーランスのライターさんなどからは「メールではダメですか?」といわれたこともあります。ただ、freeeスマート受発注を利用することで、チェックを入れるだけで源泉徴収の計算が自動化されるなどのメリットを説明することで、納得していただけました。



ーーfreeeスマート受発注導入後、協会内での運用を構築するためにどんなことをされましたか?

鈴木  協会内でfreeeスマート受発注を利用するメンバーは限定されているので、協会内の運用構築は特に問題がなかったのですが、取引先にfreeeスマート受発注を利用してもらうことに時間がかかりました。導入3カ月くらい前から告知を行い、導入後2カ月くらいはそれまで使っていた他社業務管理サービスとfreeeスマート受発注の二重運用を行いました。完全移行したのは導入後3カ月後くらいです。



受発注・請求書回収にかける時間が半分になり効率化が実現

ーー現在、freeeスマート受発注をどのように利用されていますか?

大橋  フリーランスの事務局メンバーについては、すべてfreeeスマート受発注で発注を行っています。ただ、事務局メンバー以外のフリーランスの方やスポットの発注、対企業の発注など、freeeスマート受発注を利用していないケースもあります。


そういった場合は、相手がfreeeスマート受発注を利用していなくても、こちらでfreeeスマート受発注にデータを登録して請求書をアップロードすることで受発注を一元管理できる、「セルフ利用」を活用しています。セルフ利用は月3~4件あります。


フリーランス協会様


ーー導入後、受発注業務にかける時間は削減できましたか?

鈴木  受発注にかかる時間が、以前の半分くらいになりました。受発注を一元管理して取引先のステータスがすぐに確認できるため、時間のかかっていた請求書回収も、従来1週間ほどかかっていた業務が3日くらいで終わるようになりました。


freeeサービスと連携して利用することで全体が効率化

ーー最後に、freeeスマート受発注導入を検討している方に向けてメッセージをお願いいたします。

中山  フリーランス協会では、プロボノから業務委託になったり雇用になったりと、多様な働き方があります。そのなかで、freeeの関連サービスを利用することで、業務委託ならfreeeスマート受注、雇用には人事労務freeeといったふうに、受発注や人事労務などの業務を一気通貫で管理できています。freeeスマート受発注をはじめとしたfreeeのサービスは、フリーランス協会が目指す柔軟な働き方に効率的に対応できるサービスだと感じています。