税理士からの紹介でfreeeを導入し、年150時間の作業削減に成功!〜子育てをしながら働きつづけられる環境づくりの方法とは〜

イーオクト株式会社 代表 髙橋百合子 氏、管理本部財務経理部 鴨下真由美 氏、北村幸子 氏/公認会計士・税理士 松田眞理 氏

課題
エクセル・紙管理からの脱却

「ひとりひとりの暮らしから、快適なサスティナブル社会をつくる」をミッションに掲げ、環境にやさしい家具や日用品の輸入やデザインの企画制作などの事業を展開するイーオクト株式会社。環境ビジネスのパイオニアである髙橋百合子氏が代表を務める同社は、スウェーデンのホームテキスタイルブランド KLIPPANなど、サスティナブルな暮らしにつながる日用品を卸・販売している会社としても知られています。


従業員数30名という規模のためバックオフィスも少数精鋭。そうした組織体制も相まって業務のほとんどが属人化していたことや、定型的な実務に時間が掛かり過ぎていたことが課題でした。


慢性的に抱えていた多重的な課題を解決し、バックオフィス業務の効率化を図るべく、2019年に会計freeeと人事労務freeeを導入することに。旧会計ソフトとExcelでの二重の情報管理からの脱却に成功。また、人事労務freeeで給与明細をオンライン化したことによって、月10時間分もの作業がなくなったそう。


今回は、代表の髙橋氏をはじめ同社がfreeeを導入するきっかけとなった公認会計士・税理士の松田眞理氏、管理本部財務経理部で実務を担当する鴨下真由美氏と北村幸子氏の4名にお集まりいただき、freee導入の背景や実感している変化について語っていただきました。

freeeでバックオフィスのここが変わった

  • 1. 会計ソフトとExcelの二重管理からの解放
  • 2. 月末支払にかかる時間が1/3まで削減、銀行振込データ作成時間は1/4に削減
  • 3. 給与計算、通勤交通費、税金の支払にまつわる約10時間分の作業をカット
  • 4. 年末調整のデータと給与計算ソフトの連携で手間が大幅ダウン

経営判断に役立つデータを示せるバックオフィスへ改革を進める

――最初に、freeeの導入を検討された理由からお伺いできますか。


“【写真】イーオクト株式会社


代表取締役 髙橋百合子氏(以下、高橋) 経理をはじめとしたバックオフィスの仕事は、どちらかというと後処理や事務作業のイメージを持たれがちですよね。


けれど、作業は目的を達成するための手段。この会社では、作業をするだけが仕事だと思ってほしくないという気持ちがありました。


そこで、バックオフィスのメンバーにもルーティンの作業にはできるだけ時間をかけず、会社が未来に向かっていくために必要な“クリエイティブな仕事”をしてもらいたいと考えていたんです。



――バックオフィスの“クリエイティブな仕事”とは、どのようなものだとお考えですか?

髙橋 例えば、経理の場合なら経営者が「記録から何が見えるのか、そのうえで何に投資するべきか」を判断できるデータを揃えることは、その一つです。


もちろん会計データは適正に処理する必要がありますが、私は記録をきちんと残したいというより、「会社がどこに向かっていくべきかを判断するための情報」がほしいわけです。


そのためには、データをただ入力するのではなく、会社の事業戦略や販売戦略に必要な情報を整理してもらうこと。それが私の考えるバックオフィスの“クリエイティブな仕事”です。


しかし、データ入力自体に多くの時間を取られると、その余裕がなくなりますよね。だからこそ定型業務にかかる時間をテクノロジーで減らし、経営の実態が見える“生きた数字”を示す業務にパワーを割いてもらいたいと思っています。その方法として、税理士の松田さんからfreee導入をご提案いただきました。

税理士から見た、freeeがイーオクトに向いている理由

ーー続いて、税理士の松田さんにお尋ねします。なぜ、freeeをイーオクト様にご紹介しようと思われたのでしょうか?


“【写真】イーオクト株式会社


公認会計士・税理士 松田眞理氏(以下、松田) 私自身は、以前からfreeeをさまざまな企業に紹介していました。イーオクト様に紹介しようと思ったのは、髙橋代表とfreeeの考え方に通じるものを感じたからです。


また、女性社員が多いイーオクト様のような会社こそ、システムをクラウドに移行することで大きなメリットがあると感じました。


ある別の会社に、バリバリ働きたいタイプの女性社員が2名いらっしゃいました。お二方とも初めての妊娠したとき、仕事ができない自分の状況をネガティブに感じてしまっていたそうです。しかし、自宅でも使えるfreeeを導入したことで、出社できなくても安心感を持てるようになったとおっしゃっていました。


ただ、単純に作業効率が上がるだけではなく、女性のライフイベントと仕事とのバランスを取るうえでも、freeeの果たす役割は大きいと思います。


そして、髙橋代表がおっしゃる通り、データ入力だけではなく数字を読むことはこれからの経理担当者に求められるスキル。例えば、決算書は会計という言語でつづられた「物語」です。企業の経営活動が積み重なっているので、そこを紐解けないとこれからの会計業務がシステムに移行されることで、生き残りが厳しいはず。そうしたスキルを磨くためにも、freeeを活用しない手はないと考えています。

会計freee プロフェッショナルプランの導入で、請求書の対応時間が1/3に

――鴨下さんは、管理本部所属で経理まわりをメインの業務にされているそうですね。現場で感じていた課題について伺えますか。


“【写真】イーオクト株式会社


管理本部財務経理部・鴨下真由美氏(以下、鴨下) もともとは別のインストール型会計ソフトとExcelで請求書や売上の管理を行っていました。当時の課題は「多重入力」と「会計ソフトとExcelの二重管理」による負担の大きさです。


小売・輸入卸業の当社では毎月、多数の取引先との請求書のやり取りが発生します。当時、請求書の受付から支払いまでの業務は、「Excelの管理表に入力→会計ソフトに入力→支払時、ネットバンキングへ入力→支払後、会計ソフトに入力」と入力の手間が何度もかかっていました。


また、売上計上も全請求書のデータをExcelに入力するところからはじめ、「内容、費用、支払日」を手書きし、まったく同じ内容を会計ソフトへ手入力するという二重管理が必要だったんです。



――「会計freee」の導入後、負担は軽減されたでしょうか?

鴨下 はい、本格導入から1カ月で、すでに効率化を実感しました。請求書の受付から支払いの業務については、「会計ソフトへ入力→そのままデータが銀行へ反映される」というように、4つあった工数を2つまで減らすことができました。これにより、Excelの入力にかかっていた月30分ほどの作業時間はまるまるなくなり、月末支払にかかる時間が45分から15分まで短縮されました。


また以前は、Excelの現金出納帳で小口現金を月1回まとめて計上する作業がありましたが、会計freeeでは入出金入力が自動で仕訳され、さらに日々の隙間時間に分散して作業できるようになったので、とても楽になりました。


“【画像】会計freee
会計freee 自動仕訳機能のイメージ図




――ちなみに、鴨下さんが「便利だな」と思われる機能はありますか?

鴨下 AI(人工知能)を駆使した「自動仕訳機能」ですね。基本的に、会社では毎月同じような費用が発生しますよね。そのため、以前は前月のデータをコピーしてから仕訳していたのですが、会計freeeは過去に仕訳した内容を判別し、自動で仕訳してくれる。すごく便利です。


あとは、取引先の銀行振込データ作成がワンクリックで済むのも大変助かります。これまで入金漏れを防ぐため、支払い一覧表をExcelでつくってからネットバンキングに手入力していました。でも、いまでは支払管理レポートをインターネットバンキングに送信するだけで振込業務が完了。前の会計ソフトでは1時間弱かかっていた入力作業が、15分くらいで終わるなど、作業工数が大幅に減りました。



ーー導入はスムーズに進みましたか?

鴨下 正直、なかなか設定を進められなくなったり、戸惑ったりしたこともありました。会計freeeに移行するなら、全体的に効率化させなければ、という気持ちが先走ってしまったんです。


そんなときは、「こういうふうに効率化する予定でスタートしたよね」と導入当初の目的に立ち返り、一つずつステップを踏んでいきました。あと、「いま、導入の設定を頑張れば、未来の自分たちが楽になる」と確信していたからこそ、乗り切れたんだと思います。


ちなみに、私は育児中で、不測の事態でどうしても休まなくてはいけないときもあるんです。けれど、会計freeeの導入で自宅にいながらできる作業が増えました。そうした働き方ができると身をもって実感したことで、働き方に対する価値観や視野が広がったと感じています。



――生まれた余裕を使って、「こんなことにチャレンジしてみたい」といった展望はありますか?

鴨下 これまで私は、データ入力に従事するキーパンチャーだったなと自覚しています。ですが、これからは会計の数字をしっかり理解することを目標にしていきたいと思っています。


あとは、バックオフィスから“社員の働き方をつくる”ことにもチャレンジしたいです。イーオクトらしい働き方を創出していくことも管理本部の使命。社員全員がますます快適でサスティナブルに働ける環境を整えていきたいと思っています。

人事労務freeeで年末調整のストレスから解放された

ーー北村さんは、人事労務を担当されているそうですね。「人事労務freee」の導入により、どのような変化を感じていますか?


“【写真】管理本部


管理本部 財務経理部 北村幸子氏(以下、北村) これまでは、Excelの出勤簿をはじめ、複数のデータを見ながら、給与計算ソフトにインポートするためのCSVデータを手入力で作成していました。また、源泉所得税も給与計算ソフトのデータを転記し、銀行の窓口にて支払っていました。


人事労務はとりわけ月末に業務が集中します。なので、やっと給料計算と振り込みが終わったと思ったら、給与明細を急いでプリントアウトしてミシン目を切って封筒に入れて、一人ひとりに手渡しをする……。私は労務未経験だったので、この一連の作業だけでも月末は本当に大変でした。


人事労務freee導入後は、まず給与明細はオンラインでの閲覧に変更しました。これにより、印刷と封入作業が不要に。夜な夜なピリピリしていた月末から解放されたのは、一番感動したポイントのひとつです。


そのほか、給与計算、通勤交通費、税金の支払で約10時間分の作業が削減されています。


また、年末調整は、1年の中でも残業必至の最大のイベントでした。以前は、年末調整のデータと給与計算ソフトがうまく連動できず、12月は給与計算を2回行っていました。しかし、人事労務freeeはきちんと連動するので、給与計算は一度で完了。来年からは書面ではなく、WEB上で年末調整の情報入力をする方法へ変更し、さらなる時短を実現する予定です。


※人事労務freeeを活用した年末調整の方法は、「従業員が紙の扶養控除等申告書に記入し、管理者が人事労務 freeeに入力する方法」と「従業員が人事労務freeeのスマホアプリを活用して必要な情報を入力し、管理者が人事労務freee上でチェックする方法」の2パターンがございます。


“【画像】人事労務freeeで行う年末調整のイメージ図”
人事労務freeeで行う年末調整のイメージ図




ーー導入にあたり構造の理解や業務フローの変更など難しさはありませんでしたか?

北村 正直なところ、はじめは概念の理解や業務フローの変更は大変でした。でも、使い慣れてくると、とてもシンプルな構造だと分かりますし、使い勝手の良さを感じています。


実は、導入するときの初期設定では分からないことがたくさんありました。けれど、freeeはサポート体制が万全で、簡単に質問ができ、とても助かりました。別のサービスでは、サポートセンターに電話してから待つ時間が長いことがほとんど。過去には、最長2時間くらい電話を持ちながら待ったこともありました。


freeeはいろいろな質問方法が用意されていて、電話サポートも事前に日時予約ができます。また、事前に何について質問したいのか書いて送っておけば、その機能について詳しい方が、分かるまでしっかり説明してくださる。また、「他に聞きたいことはないですか?」と聞いてくださりますし、専門外のことであれば別の方から折り返しをいただけます。そのお陰でストレスなく、導入を進められました。

事業の発展のためにはシステムへの投資が必要な時代

ーーでは最後に、髙橋代表から、導入を検討している企業向けたメッセージを頂けますでしょうか。


“【写真】イーオクト株式会社


髙橋 会社の成長のために、何に投資をしていくのかという判断は重要です。テクノロジーで代替できる仕事が増えてきた今、その投資先を人材にするのか、システムにするのかは一つの問いです。


しかし、「人間」はどうしてもミスをゼロにはできません。だったら、事業を拡大させていくうえで、確実かつスピーディーに作業をこなせるようなサポートができるシステムの重要性は明らかではないでしょうか。


もちろん導入に多額の予算を必要とする場合は別ですが、freeeをはじめ最近のクラウド型の業務効率化システムは低コストです。それにサポートもしっかりしているので導入を躊躇する理由はないですよね。


繰り返しになりますが、定型業務はシステムへ移行して、従業員には人間にしかできないクリエイティブな仕事をしてもらうこと。これが会社経営において、ますます求められる時代なのだと思います。


“【写真】イーオクトの直営サスティナブルショップ「エコンフォートハウス」には、さまざまなサスティナブルな商品が並ぶ”
イーオクトの直営サスティナブルショップ「エコンフォートハウス」には、さまざまなサスティナブルな商品が並ぶ


(執筆:末吉陽子 編集:鬼頭佳代/ノオト)

バックオフィスは経営を牽引する役割へ。「クラウドERP freee」

クラウド ERP

従業員300名時点で経理1.5名・労務1名体制を実現し、分析や仕組み設計など本質的な業務に時間を充てるには?