事業拡大とともに増加する業務委託先の発注業務を一元管理

カルチュアルライフ株式会社 代表取締役 二階堂峻 様

課題
発注管理を効率化

映像翻訳や制作、映画配給を手がけるカルチュアルライフ株式会社です。当社は、創業当初からfreeeのサービスを活用してバックオフィス業務の効率化を進めています。業界内では紙や印鑑をベースとする発注業務が主流であるなか、同社ではデジタルツールを中心に据えた発注フローを構築していました。


しかし事業が拡大するにつれて発注先も増え、進捗管理が煩雑に。こうした状況の解決に向けて、代表の二階堂氏は受注者・発注者でツールを統一し、書類への転記作業や確認作業、合意プロセスを効率化することができるfreeeスマート受発注の導入を決断。サービスの活用によって、同社の業務はどのように効率化したのでしょうか。

会社概要

週末起業の映像翻訳事業の拡大から起業へ。

テレビニュース制作会社と翻訳会社での勤務を経て、2016年にフリーランスの翻訳者として週末起業をスタート。これがカルチュアルライフの原点です。社名には、「働く人たちが文化的な生活を送れるように」との思いを込めています。


2018年に、翻訳事業の拡大に伴って法人化。現在は、「字幕・吹替専門翻訳」「映像制作」「映画配給」の3本柱で事業を展開しています。


現在の従業員数は3名。私が映画配給事業の責任者とバックオフィス全般を担当していて、あとの2名がそれぞれ翻訳事業と映像制作事業の責任者を担っています。加えて、在宅の映像翻訳者やクローズドキャプション制作者、映像エディターといった約50人以上のフリーランスの方々に、各種案件の業務を依頼しています。

freeeスマート受発注導入経緯

業務委託先への連絡で複数のツールを使用。進捗管理が煩雑に

フリーランスの方々には、案件ベースで業務依頼をしています。そのため、フリーランスの人数が今よりまだ少なかった頃は、案件が発生するたびに電話やメール、Chatworkで打診していました。諸条件が合い次第、会計freeeで発注書を作成・送付。検収を確認したのち、PDF形式で請求書を送ってもらうようにしていました。私たち従業員は、送られてきた請求書の内容が正しいかを都度確認し、問題なければ会計freeeに請求情報を入力します。


しかし、事業の拡大に伴って案件をお願いするフリーランスの方々が50名ほどに増えてくると、この発注フローでの運用が難しくなってきました。コミュニケーションツールが複数あったので、個々のフリーランスに対する発注の進捗管理が煩雑になり、源泉徴収などの抜け漏れがないかの確認作業に丸1日時間を費やしていました。また、請求書のフォーマットは個々のフリーランスに任せていたので、提出内容の品質に差があることにも頭を悩ませていました。


そんな折に、freeeの担当者から「カルチュアルライフの業務フロー改善に合っているのでは?」と勧められたサービスが、freeeスマート受発注でした。既に使い慣れている会計freeeの延長でスムーズに始められそうでしたから、当社としては導入に迷いはありませんでした。

導入効果、業務の変化

請求書チェックの時間は半分以下。案件倍増にも十分対応できる体制を構築

freeeスマート受発注を導入してから、請求書の確認作業にかける時間は半分以下に減りました。これまでは丸1日かかっていた請求書の確認も、今は夕方過ぎから始めても当日中には終わります。


チェックの手間も減りました。以前は請求書が送られてくるたびに、請求内容が正しいかどうか、発注書と請求書を画面に表示して目視確認していました。そのため、確認の抜け漏れや会計freeeへの転記ミスもあったのです。freeeスマート受発注では、サービス内で請求書の変更点がハイライト表示されるので、私たちはそこを確認するだけです。また、請求合意後に依頼内容を会計freeeの取引として登録することができるので、会計freeeへの転記の手間やミスがなくなりました。


フリーランスへの連絡手段がfreeeスマート受発注内で完結できるので、発注ステータスを一元管理できるようになったことも助かっています。実はありがたいことに、昨年の今頃と比べると、案件の数は倍増しています。それに伴って業務をお願いするフリーランスの人数も増えていますので、従来のやり方のままでいたら、私たち従業員の発注業務は逼迫していたでしょう。案件やフリーランスの人数が増えてもミスなく十分に対応できる体制を作れて良かったです。


受発注者イメージ

要望、今後について

発注者と受注者、双方のバックオフィスにかけるコミュニケーションを効率的に

経営者の立場としては、事業の管理や運営に必要なツールはできるだけ少なくしたいと考えています。会計freeeはわざわざ取扱説明書を読まなくても直感的に使えるツールだったので、この便利さがfreeeスマート受発注にも反映されているのは良いと思いました。会計freeeをツールの軸に据えているおかげで、会計以外のバックオフィス業務も連携しやすいです。


当社のようにフリーランスの業務委託先を多く抱える企業にとって、発注者と受注者の双方のバックオフィス業務を効率化するうえで、freeeスマート受発注は有効だと思います。お互いのバックオフィスを楽にして、本業により集中できる状況を作れるといいですよね。


個人的には、freeeスマート受発注と会計freeeとの連携を今後より強化していただけると嬉しいです。まだまだ開発されて間もないサービスだとは思うので、今後より発注者、受注者共に効率化されるサービスに進化していくだろうと期待しています。




Company Profile
カルチュアルライフ株式会社
東京都板橋区泉町4-3 エフォートSビル3F
050-5433-7205
https://www.culturallife.jp/



事業概要
2018年5月設立。劇場や配信サイト、ゲーム、テレビCMなどの「字幕・吹替専門翻訳」「映像制作」ならびに「映画配給」の事業を展開。世界中で生み出される素晴らしい作品をAccessible(簡単に体験できる)世界を作るべく、誠実かつ丁寧に高品質のサービスを提供する。