会計の基礎知識

会計業務でエクセルを使うメリット・デメリット

会計業務でエクセルを使うメリット・デメリット

 入出金の管理や売上・仕入の管理、売掛金の回収やそのための請求書発行等、経理は実に様々な業務を通して常に数字を扱っています。一般的には帳簿に管理内容を記録しておくものですが、昨今は会計ソフトが出回り、導入する会社も多くなってきました。
しかし、経理会計業務でのエクセルの存在はいまだ重要視されたままです。ここでは、経理会計業務でエクセルがどのような役割を果たしているかご説明します。

目次

データをとりあつかう経理という仕事

 経理業務は会社経営の現状を常に数字で記録することが主であり、各取引内容は帳簿に記録して売上や経費のバランスを確認します。常に会社が健全な状態であるよう注意を怠ることなく、期末の決算業務により1年を締めることになります。売上や仕入、金融資産の動き、社員の給与計算や保険料計算、税金の計算等、日々お金に直結する数字を扱う必要性から、経理には常に正確さとスピードが求められているのです。

「正確さとスピード」は、従来は個別の経理スタッフの能力と経験値に委ねられていたところがありますが、現在では会計ソフトやシステムの利用によって、直感的に数値を入力することができるようになり、一気に導入が広がっている状態です。しかし、お金の出入りのバランスを人の感覚できちんと把握し管理していく姿勢は、経理として忘れてはいけない基本であると言えます。

多くのソフト・システムが乱立し、エクセルがハブとなっている

 昨今では多種多様な会計ソフトやシステムがみられ、導入する会社も多くなってきました。しかし、判断の決め手に欠ける傾向があることや、以下のように導入後の保守管理が難しそうに感じるため、導入検討の際に非常に迷いやすいと言えます。

  • パソコンに直接設定するインストール型かオンラインで利用するクラウド型かを選択
  • バージョンアップの管理
  • データのバックアップ管理
  • インターネット環境の整備
  • どのようなデータを作成し取得できるか確認
  • 買い取り型か月額料金制か

実際のところ、会計ソフトやシステムから入手できるデータだけでは、細かな経営状態を日々把握することが難しいという一面があります。毎月の売上報告や不確定要素を含んだ各社員の見込み客情報、過去の売上傾向等、結局のところ様々なデータを整理して組み合わせるハブとしてエクセルが活躍し続けているのが現状です。

会計業務でエクセルを使うメリット

 エクセルを使う一番のメリットは、難しい初期設定が必要なく、パソコンを換えても同じデータを容易に引き継ぐことができる点にあります。特に、能力差がある経理スタッフ間で業務に一定の質を保つためには、会社として一つの決まったフォーマットを持っておき、全員が同じエクセルシートを使うと非常に効果的なのです。納税や保険料の仕訳や計算は複雑なところもあるため、エクセルを使った整理用のシートが大変役に立ちます。

取引内容をCSV形式として直接ダウンロードできる銀行もかなり多いので、エクセルにそのまま出力し、少々の手を加えれば会計帳簿化することもできます。何より、Officeソフトが同梱されている状態で販売されているパソコンが非常に多いため、会計ソフトやシステムのように多額の経費をかける必要がない点は、非常に魅力的です。

会計業務でエクセルを使うデメリット

 一方、エクセルは万人向けの計算ソフトであるため、業務用として使用する場合は少々手間をかける必要があります。決算書等のオリジナル書式を作成したり、関数を使って複雑な計算を効率化したりするためには、それなりの知識が必要になってくるからです。

例えば消費税計算をエクセルに組み込みたい場合、勘定科目ごとに個別の税率設定が必要になり、そのためには関数やマクロ等の複雑な処理を施さなければいけません。経理部門の中にエクセルを使いこなせる人材がいれば良いですが、そうではない場合、スタッフ総出でエクセルの知識と経験を積む必要性が出てきます。さらに、エクセルを使いこなせるスタッフが退職し、後継となる人物が育っていない場合、会社の経理部門は一時的に非効率になってしまいます。

このような事態を避けるためには、会社として経理部門全体にエクセルの講習を受けさせる等の教育体制を整え、業務としてエクセルを活用できるレベルの能力を育てる環境を作ることが大事です。

まとめ

 会計ソフトやシステムは、会社経理に必要な入力環境がかなり整備されているため、一度慣れると非常に便利です。しかし、それでもエクセルを併用しているケースが多いということは、会社ごとのオリジナルな情報整理に対しエクセルの汎用性が非常に活きるからだと言って良いでしょう。エクセルに関する深い知識が求められる作業にはなりますが、後継を育てながら社内で統一したシートを使用していくことができれば、会計ソフトやシステムを導入したとしても、それに依存しない心強い経理会計環境を作り上げることができるのです。

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