会計の基礎知識

帳簿書類のデータ保存とスキャナ保存のやり方

帳簿書類のデータ保存とスキャナ保存のやり方

 電子帳簿保存法やe-文書法が施工されたことにより、これまで手書きが主であった帳簿書類の作成と保存が一気に効率化できるようになりました。ただし、国税関係書類をデータとして保存するためには、一定の要件が必要になります。
ここでは、電子帳簿法やe-文書法、保存方法にまつわるルール等についてご説明します。

目次

電子帳簿法とは

 電子帳簿法は、その正式名称を「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」と言い、平成10年7月に制定されました。
国税関係書類の電子保存にまつわるルールを示したものです。同法は平成17年の改正を受けて、スキャナで読み取った紙書類を保存する際のルールが追加され、電子データ化した総勘定元帳を原本として取り扱うことができるようになりました。電子保存については以下の要件を満たしている必要があります。

  • 事前に税務署に申請し承認を受けなければならない
  • 総勘定元帳を対象とする
  • 以下いずれかの条件を満たすデータベースを使用する
  • 入力後の修正ができないこと
  • 入力後、一定期間経過すると修正できないこと
  • 修正伝票形式であること

e-文書法とは

 e-文書法は正式名称を「民間事業者等が行う書面の保存等における情報通信の技術の利用に関する法律」と言い、電子帳簿保存法より後の平成17年に施行されました。これにより、重要文書をPDF形式等に変換して保存することが可能になりました。e-文書法を適用させるためには、以下の3点を満たしている必要があります。

  • 決算書類や領収証等を含めた法定文書を対象とする
  • 当該書類はPDF化する等して電子保存する
  • または紙媒体をスキャナで取り込んだものをPDF化する等して電子保存する

電子帳簿法やe-文書法が施行されたことにより、多くの企業では、月間数万枚に上る印刷用紙の費用を削減できたり帳簿に関する業務時間を短縮できたりする等、大幅な効率アップに繋がりました。

この2つの法律は似ていますが、電子帳簿保存法は書類を電子化して保存する際のルールを主として定めており、e-文書法は読み込んだ書類をどのような形式で保存管理するかを定めたものとなります。

スキャナ保存による5要件

 電子帳簿保存法では、以下の5要件を満たすことを条件に帳簿の電子化を認めています。

・真実性の確保
 書類入力は速やかに行い、タイムスタンプや入力者特定により時刻や担当者を明らかにすること。スキャナ装置は常に仕様を確認し、データ訂正や削除履歴は保存すること。

・見読可能性の確保
 ディスプレイでの閲覧やプリンター印刷による閲覧が可能であること。

・関連書類の備え付け
 内部統制が維持されるよう文書管理やスキャナ作業に関してルールを設けること。

・相互関連性の確保
 スキャナで保存した書類が帳簿と相互関連性があること。

・検索機能の確保
 日付や金額、取引先等のキーワードから複合検索できる機能を持つこと。

データによる保存方法

 国税関係帳簿類を電子データとして保存するには、パソコンを用いた以下の方法を使います。

  • DVDやCDへの書き込み保存
  • サーバー上での保存
  • マイクロフィルムによる保存

マイクロフィルム保存においては、保存から3年経過までの間は内容検索を可能にしておくことが求められます。

なお、以下に当てはまる書類については電子保存が認められていません。

  • 安全マニュアルなど緊急の状態になった際、すぐに確認しなければいけない書類
  • 免許証や資格証等の改編や修正の行われない原本
  • 法による制約を受けるもの

法人税法で規定される帳簿書類

 法人税法で規定されている「帳簿」には、総勘定元帳や現金出納帳、仕訳帳、売掛金元帳や買掛金元帳、売上帳や仕入帳等が該当し、また、「書類」には貸借対照表や損益計算書、契約書や領収書等が該当します。

これらの書類の保存期間は原則7年間ですが、青色申告を行っていて欠損金が発生している場合は保存期間が9年間になります。欠損金が繰り越される限り、保存期間の9年間は常に維持されることになりますが、欠損金が解消された場合の保存期間は7年間として認められます。

消費税法で規定される帳簿書類

 消費税法で規定される帳簿書類には、請求書や納品書等の他、仕入明細書や仕入計算書、輸入商品を扱っている場合は貨物を保税地域から引き取る際に税関長から受ける輸入許可書等が該当します。いずれも、取引年月日や取引内容、取引相手、金額等、必要項目が記入されていなければなりません。

まとめ

 電子帳簿法もe-文書法も、難解な言葉で詳細な適用条件が記載されているため、運用のしにくさを感じるかもしれませんが、紙媒体を電子化し保存できることによるメリットは非常に大きなものです。
毎月かかっていた用紙代の節約はもちろんのこと、書類保管のための倉庫代、管理のための時間や人件費等も大幅にカットできることになります。
適用条件をよく確認の上、企業の中核をなす経理業務への導入を検討する価値は大いにあります。用紙代や人件費などお金に関わることはもちろんですが、不必要に大量の紙を使わないという点で環境資源の節約にもなるため、価値のある保存方法と言えます。

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