会計の基礎知識

クラウド会計ソフトとは? メリット・デメリットを解説

日頃の経理業務の効率をもっと向上させたい、そんな場合はクラウド会計ソフトを導入することで実現できます。 クラウド会計ソフトは、従来までの会計ソフトとは違い、多くのメリットがあります。

そこで今回は、クラウド会計ソフトの導入を検討している方向けに、メリットとデメリットをわかりやすく解説します。

目次

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クラウド化で変わる会計ソフト

そもそもクラウド会計ソフトの「クラウド」とはどういう意味か知っていますか?
クラウドとは簡単に言うと、個別のパソコンにソフトをインストールしなくても、インターネットを通じて一定のサービスや機能を利用できるシステムのことを言います。

例えば、私たちにとって身近なところで言うと、GmailやHotmailなどがあります。 これらのメールサービスは、パソコンにソフトをインストールすることなく、ブラウザを使ってインターネット経由で利用できる機能です。

あまりにも身近になりすぎていて気が付かないかもしれませんが、意外と身近にクラウドサービスは導入されているのです。

クラウド会計ソフトとは

従来までの会計ソフトは、ソフトウェアを購入してそれを会社のパソコンにインストールすることで利用ができました。

これに対しクラウド会計ソフトは、ソフトウェアそのものを購入するのではなく、サービス提供会社に対して使用料を支払うことで、インターネット経由で利用できる会計ソフトのことを言います。

インターネット環境と一定のスペックを備えたパソコンさえあれば、細かな設定をすることなく、サービス開始と同時に利用することができます。
会計データについても、パソコン本体ではなく、クラウドサーバー上にバックアップされるため、万が一会社のパソコンが故障したり、ウイルスに感染したりしてもデータを失う心配はありません。

クラウド会計ソフトのメリット

クラウド会計ソフトは、従来までの会計ソフトには実現できなかった、様々なメリットがあります。

メリット1:つねに最新のソフトを利用できる

従来までの会計ソフトは、一度インストールしてもその後バージョンアップがされるとその都度ソフトを購入してインストールする必要があり、手間とコストが余分にかかっていました。

これに対し、クラウド会計ソフトの場合は、つねに最新の会計ソフトを利用でき、バージョンアップした場合についても、特に会社のパソコンにインストールする必要がありません。

つねに、クラウド上にある最新の会計ソフトを利用できるので、たとえ会社のパソコンを買い換えたとしてもインターネットにさえ繋げば問題なく利用することができます。

メリット2:銀行口座やクレジットカードとのデータ連携

銀行口座の入出金やクレジットカードの利用履歴などを、会計ソフトに入力する手間は、経理業務の中でもかなりの割合を占めていることと思います。

クラウド会計ソフトは、ネットバンキングやカード会社のデータと自動的に連携できるよう設定が可能です。よって、入出金や利用履歴については自動で会計ソフトに反映されるため、入力するという業務が丸ごと削減できます。

メリット3:法改正への対応が簡単

クラウド会計ソフトは、法改正のたびにソフトを購入しなおしたり、更新差分をインストールしたりする必要がありません。使用する会計ソフトは、ソフトの更新作業をしなくても、つねに最新のバージョンです。

メリット4:安心のバックアップ

クラウド会計ソフトに入力したデータは、会社のパソコンではなく、クラウドサーバーに保管されます。従来型の会計ソフトを使っている場合、万が一の時のために、データをUSBメモリなどの外部記憶媒体にいちいち移し変えなければならず、またそれを保管、管理する手間も発生します。
これらの手間が、クラウド会計ソフトを導入することですべて解消します。

このように、非常に多くのメリットがありますが、全くデメリットがないというわけではありません。
クラウド会計ソフトを導入する際には、次のようなデメリットがあることも頭に入れておきましょう。

クラウド会計ソフトのデメリット

デメリット1:維持費がかかる

クラウド会計ソフトは、ソフトを購入するのではなく、月額や年額使用料を支払いながら会計ソフトを使用するサービスなので、導入後も毎月一定の維持費、つまりランニングコストがかかります。

デメリット2:慣れが必要

従来型の会計ソフトに慣れていると、クラウド会計ソフトは非常に便利な反面、すべての機能を使いこなせるまでに時間がかかります。
また特殊な業種や複雑な会計処理には対応していない場合があります。

このように一部デメリットはありますが、事前に理解していればそこまでネックにはならないでしょう。

企業はクラウド会計ソフトをどう活用していくべきか

クラウド会計ソフトを導入することで、その企業の業務効率は格段に上がります。また、あらゆる会計データがクラウド上で連携できるので、これまでよりもより正確でタイムリーな情報分析ができるようになります。

企業がクラウド会計ソフトを活用することで、業務効率化だけでなく、経営面においても重要な情報を提供できるようになるでしょう。

まとめ

クラウド会計ソフトは、従来までの会計ソフトとは違い、クラウド上で情報を管理するからこそ実現できるメリットがたくさんあります。
まずはメリットとデメリットをよく理解した上で、導入に向けて検討してみてはいかがでしょうか。

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