会計の基礎知識

経理業務のクラウド化によって起こる変化とは?

パソコンが導入される前の経理業務は、すべての帳簿関係を手書きで作成して、電卓でその都度計算するという非常に煩雑なものでした。それが会計ソフトの登場によって、情報さえ入力すれば、後の計算については自動で行ってくれるようになりました。
そして、昨今のIT化によって、ついに会計ソフトはクラウド化を遂げ、さらに使いやすさを増しています。

では、このような変化は、企業の経理業務にどのような影響があるのでしょうか。

目次

経理業務はIT化にともないクラウド化も進む

今、企業の経理業務は会計ソフトをインストールして使う時代から、クラウドサーバー経由で会計ソフトを使う時代へと変わりつつあります。インターネット通信の技術革新などの後押しもあり、個別のパソコンにソフトをインストールすることなく、クラウド経由で最新の会計ソフトを使用できるようになりました。

このような流れによって、企業における経理業務はクラウド化が進み、効率面やコスト面において非常に大きなメリットを得られるようになりました。
また、クラウド化は経理業務だけにとどまらず、企業において管理しているあらゆる情報について、クラウドサーバーに保管するようになり、それらのデータを会社内で共有することで、新たな営業戦略や経営戦略を立てやすくなりました。

会計データの入力作業がIT化

経理業務のIT化によって大きく変わったのが「入力作業」です。
経理業務の大半は入力作業であると言っても過言ではないでしょう。
従来までは、精算書や請求書、領収書さらには通帳などのアナログデータを、一つ一つ手作業で会計ソフトに入力していく作業がどうしても発生していました。
よって、入力作業に多くの時間とコストが取られることが、企業経営における一つの問題点であり課題でもありました。

それが、昨今の経理業務のIT化にともない、クラウド会計ソフトの導入によって入力作業に大きな変化が起きました。
クラウド会計ソフトは、銀行口座の入手金データやクレジットカードの利用明細など関連するデータについても自動的に取り込むことができます。
そのため、その都度いちいちデータを確認しながら入力する必要がなくなりました。
これによって経理業務における「入力作業」という業務自体が大幅に削減されたのです。

納税、登記、手形などの電子化

IT化が進んでいるのは経理業務だけではありません。例えば以下のような分野においても、IT化や電子化が進みつつあります。

1:納税

税務申告については、経理業務とも密接な関係がありますが、これについても電子化が進みつつあります。以前は申告用紙に直接手書きで記載したり、パソコンで申告書を作成し、それを印刷して税務署に提出したりというのが当たり前でした。

それが行政手続オンライン化法の施行にともない、国税の電子申告(e-tax)のサービスが開始して大きく変化が起きました。

電子申告導入によって、インターネット経由で申告することが可能になりました。

2:登記

従来までの登記申請は、書面を郵送もしくは持参する必要がありました。
これが平成20年には、法務局の保有するデータのIT化が進み、多くの登記所においてオンラインによる登記申請が可能になりました。
これにより、登記申請書に電子署名をして送信することで、登記申請ができるようになりました。

3:手形

平成19年に制定された電子記録債権法によって、それまで紙媒体で取引していた手形について電子化されました。これにより、インターネット上で手形の決済が可能になり、手形の受け取りが扶養になりました。また紛失や盗難といったリスクも解消されました。

クラウド型会計ソフトの普及によるメリット・デメリット

企業経理業務においてクラウド型の会計ソフトの普及が進む中、具体的にどのようなメリットやデメリットが生じるのでしょうか。

メリット1:経理業務の自動化

従来までの経理業務というのは、ひたすら入力と計算を繰り返すというイメージが強くありました。そのため、企業の経理部門にはそれなりの人員が投入されていましたが、これがクラウド型会計ソフトの導入によって変わりました。

クラウド型会計ソフトは、銀行など金融機関のデータを自動で取り込むことができますので、その都度通帳を見ながら入力する必要がありません。さらに、取り込んだ後の経費科目別の仕分けについても自動で行ってくれます。

このように、あらゆる経理業務がクラウド型会計ソフトのおかげで「自動化」できます。

メリット2:書類作成も簡単に

経理業務の中で比較的時間を取られるのが、請求書や領収書の発行です。企業によってはこれらに加えて納品書や見積書などの発行も必要になってきます。
従来までは、これらの帳票がいつ、どのタイミングで必要になるのかがわかりにくく、営業担当から言われてその都度作成するというケースが多かったかと思います。

クラウド会計ソフトの導入によって、経理データとこれらの帳票類の作成データが連動するため、必要なタイミングで必要な書類を素早く出力することが可能です。

上記2つのメリットは、単に経理業務が便利になるということだけではありません。
業務効率が大幅にアップすることにより、人件費の削減や生産性の向上に大きく影響を与えてくれます。

一方で、デメリットもあります。

デメリット:ランニングコスト

クラウド会計ソフトは、ソフト本体が売り物ではなく、ソフトを使用したサービス全体が売り物になります。そのため、費用については導入時に一括ではなく、月額使用料が発生することになります。

従来型の会計ソフトに慣れている場合、会計ソフトにランニングコストがかかることに抵抗を感じる方も中にはいるようです。
ただ、常に最新のバージョンの会計ソフトを使用できるため、購入型の会計ソフトよりも長い目で見ればよりメリットがあると捉えることもできるでしょう。

まとめ

経理業務に使用する会計ソフトについては、ここ数年だけでも大きく進化しています。
IT化やクラウド化が企業にもたらすメリットは、経理業務という枠を超えて企業経営全体にも好影響をもたらしてくれるでしょう。

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